Comment calculer un salaire au prorata

Comme le dit l’expression, « tout est dans le moment choisi » − et c’est particulièrement vrai durant les périodes d’intégration à l’emploi. Le début (et la fin!) de la période d’emploi d’un employé ne coïncide parfois pas avec la période de paie de l’organisation.

Dans un monde parfait, l’intégration d’un nouvel employé devrait commencer au début de la période de paie de l’entreprise, et le départ des employés qui quittent leur emploi devrait avoir lieu à la fin d’une période de paie définie. Néanmoins, pour une multitude de raisons, notamment le besoin de pourvoir un nouveau poste rapidement ou le départ imprévu d’un employé, il y a de bonnes chances que les dates de début et de fin d’un employé ne cadrent pas avec le calendrier de paie de l’entreprise tel qu’il est géré dans le logiciel de traitement de la paie.

Afin de payer les employés correctement et dans le respect des obligations juridiques, il est important pour les administrateurs de la paie de savoir comment calculer de façon appropriée et avec justesse le salaire au prorata et de comprendre ce que signifie « prorata ».

Qu’est-ce qu’un salaire calculé au prorata?

Dans la plupart des circonstances, les employés salariés ont le droit de recevoir leur plein salaire normal tant qu’ils travaillent une certaine partie d’une semaine de travail, peu importe le nombre total de jours ou d’heures. Toutefois, dans certains cas, selon différents facteurs comme une politique de l’entreprise, des dispositions contractuelles ou le motif du départ, les employeurs peuvent être tenus de verser un salaire calculé au prorata aux employés qui donnent leur préavis.

Raisons de fournir un chèque de paie établi au prorata

Pour l’employeur, la mise en place de paiements salariaux calculés au prorata peut améliorer la rentabilité. Pour les employés, un salaire calculé au prorata est généralement offert pour les raisons suivantes :

• Ils quittent l’entreprise ou ont rejoint l’entreprise au milieu d’un cycle de paie.
• Ils ont touché une augmentation entrant en vigueur au milieu d’un cycle de paie.
• Ils ont reçu une prime annuelle avant d’achever une année complète de travail.
• Ils ont été suspendus sans salaire pendant une ou plusieurs journées complètes en raison d’une mauvaise conduite.
• Ils ont été mis à pied au milieu d’une période de paie.
• Ils sont en congé forcé ou ont des heures réduites – congé involontaire dans le cadre duquel les employeurs réduisent temporairement les salaires ou les heures des employés. Les employés conservent leurs emplois, mais si la paie ou les heures sont réduites, un salaire est calculé au prorata aux fins de leur paie.

Comment calculer un salaire au prorata : un exemple

Aux fins de cet exemple, il est entendu que l’employé touche un salaire annuel de 60 000 $ pour 40 heures de travail par semaine, versé sur une base hebdomadaire. Si l’employé ne travaille que trois jours durant la première semaine d’emploi, comment calculez-vous le salaire au prorata? Cette formule permet de trouver la réponse :

• Salaire annuel de 60 000 $ payé en fonction de 2 080 heures de travail par année. Ce calcul est effectué en multipliant 40 heures par semaine par 52 semaines par année, ce qui équivaut à un taux salarial de 28,85 $ de l’heure.
• Il faut ensuite multiplier 28,85 $ par 24 heures (soit trois jours de travail, à raison de 8 heures par jour), ce qui équivaut à 692,40 $ de salaire calculé au prorata.
  
  En se basant sur le même scénario, voici la formule permettant de calculer le salaire mensuel au prorata :
• un salaire annuel de 60 000 $ divisé par 12 mois correspond à 5 000 $ de salaire mensuel calculé au prorata

Comment calculer un salaire au prorata dans le cas d’une augmentation de salaire

Lorsqu’une augmentation de salaire est justifiée, attendue et finalement appliquée, la méthode la plus efficace et la plus simple pour la verser correctement à l’employé consiste à faire en sorte que l’augmentation entre en vigueur au début d’une nouvelle période de paie. Ainsi, il n’est plus nécessaire de calculer la paie au prorata et la tâche est simplifiée pour les administrateurs de la paie.

Toutefois, si ce n’est pas possible pour une quelconque raison, les employeurs doivent calculer le salaire au prorata de l’employé selon deux taux. Un taux correspondant au salaire initial (avant l’augmentation) pour les heures travaillées avant l’entrée en vigueur de l’augmentation et un autre taux pour le salaire après l’augmentation.

Dans ce cas, non seulement le bon logiciel de traitement de la paie simplifie le travail de l’administrateur de la paie et diminue le risque d’erreur, mais il indique clairement à l’employé quels montants il reçoit chaque période de paie (avant et après l’entrée en vigueur de son augmentation) sur ses relevés.

Foire aux questions

Pourquoi est-il important de savoir comment calculer un salaire au prorata?

Dans toute entreprise, le contrôle des coûts, à l’interne ou à l’externe, est important pour le bénéfice net ou le gagne-pain qui assure la rentabilité de l’entreprise. À l’interne, pour les administrateurs de la paie, savoir comment calculer un salaire au prorata est un aspect très important du contrôle des coûts salariaux. En conséquence, il est essentiel que le personnel du service de paie ait la formation et l’expérience nécessaires, et qu’il fasse preuve de précision lors du calcul d’un salaire au prorata. Si les employeurs ne savent pas comment effectuer correctement les calculs au prorata, ils pourraient se retrouver à sous-payer les employés salariés pour leurs heures travaillées ou à leur verser un trop-payé pour des heures non travaillées. Ils devront en conséquence recouvrer le trop-payé auprès de l’employé, et devront lui fournir une lettre confirmant les renseignements suivants, conformément aux exigences de l’Agence du revenu du Canada :

• Motif du trop-payé
• Date à laquelle le trop-payé est inclus dans le revenu de l’employé
• Date et montant du remboursement

Par l’intermédiaire de l’administrateur de la paie, l’employeur doit également inclure le trop-payé et les retenues correspondantes sur le feuillet T4 de l’employé. Si ce n’est pas fait ou si on juge que cela n’en vaut pas la peine, l’entreprise devra absorber la perte attribuable au trop-payé, ce qui risque de ne pas bien paraître pour l’administrateur de la paie ayant laissé passer cette erreur.

Que dois-je faire si un salaire calculé au prorata est incorrect?

Dans la plupart des cas, le salaire calculé au prorata est inférieur au montant que gagne habituellement un employé au cours d’une période de paie normale. Dans l’éventualité où le paiement est incorrect, c’est-à-dire que l’employé n’a pas reçu le montant complet auquel il a droit, l’employeur, par l’intermédiaire de l’administrateur de la paie, doit émettre un arriéré de salaire correspondant au montant payable à l’ancien employé, ou dans certains cas, recouvrer tout trop-payé d’impôt, ou rajuster les retenues d’impôt au fil du temps. Ce montant peut comprendre également ce qui suit :

• Salaire pour les heures travaillées, y compris les heures supplémentaires
• Indemnité de vacances 
• Indemnité de jour férié
• Indemnité de départ
• Indemnité compensatrice de préavis de cessation d’emploi

En fait, il s’agit-là d’un des pires scénarios, qui pourrait faire en sorte que l’employé à qui l’on doit un salaire au prorata se sente contraint de se tourner vers la multitude de ressources du gouvernement du Canada pour obtenir de l’aide afin de recouvrer sa paie. Il est probable que cette situation cause de la confusion et exige beaucoup de temps. Le fait de disposer du bon logiciel de traitement de la paie est une solution simple et facile pour résoudre le problème.

Comment le calcul du salaire au prorata fonctionne-t-il dans le cas d’une embauche ou d’une cessation d’emploi?

Lorsqu’un employeur embauche ou met à pied un employé au milieu d’une période de paie, il applique généralement un salaire calculé au prorata. Le montant qu’il verse au nouvel employé correspond au nombre de jours travaillés durant la période de paie. Le prochain chèque de paie comprend son plein salaire convenu. Si un employé quitte son emploi ou est mis à pied au milieu d’une période de paie, l’employeur applique la même règle, et ne le paie que pour les jours travaillés.

Comment négocier un salaire calculé au prorata?

Un salaire est calculé au prorata selon un pourcentage du salaire total, c’est pourquoi le facteur le plus important dans la négociation d’un salaire au prorata est le montant du salaire complet. Lors de l’embauche, les nouveaux employés peuvent négocier leur salaire de départ et les montants des augmentations sur des périodes prédéterminées et, dans certains cas, demander de meilleures conditions en ce qui concerne la période d’essai, par exemple :

• Si l’employeur exige une période d’essai pour les nouveaux employés avant qu’ils puissent avoir droit à des congés payés, l’employé peut négocier une période d’essai plus courte moyennant que l’employeur verse une paie calculée au prorata dans certaines circonstances convenues.
• Si un employeur calcule les primes annuelles au prorata, l’employé peut plutôt négocier une prime complète.
• Si un employeur calcule une augmentation de salaire au prorata, l’employé peut négocier afin de recevoir le salaire majoré complet pour l’intégralité de la période de paie.

En savoir plus

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Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse de la méthode de calcul des salaires au prorata et ne constitue pas une ressource complète des exigences qui y sont liées. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.