Le traitement de la paie est un processus complexe assujetti à une vaste réglementation en constante évolution. Lorsque les entreprises optent pour le traitement manuel de la paie, les erreurs sont inévitables. Vous trouverez ci-dessous les 5 erreurs les plus courantes liées au traitement manuel de la paie.

Versements obligatoires manquants ou calculés incorrectement – employé ou employeur

Les règles qui précisent les sommes assujetties à certains versements obligatoires sont complexes et varient selon les compétences provinciales et fédérales. Un employeur doit déterminer si les versements qui s’appliquent au paiement sont calculés en fonction des calculs pour la période de paie, des calculs annualisés de l’impôt des primes ou des calculs de l’impôt sur le paiement forfaitaire. Aussi, les revenus et/ou avantages imposables assujettis à certains versements obligatoires peuvent varier d’une province à l’autre.

Les employeurs qui traitent la paie à la semaine ou à la quinzaine doivent correctement déterminer quand aura lieu une période de paie supplémentaire durant une année civile; les tables d’impôt sont différentes pour le traitement de la paie hebdomadaire (52 par rapport à 53 périodes de paie) ou à la quinzaine (26 par rapport à 27 périodes de paie).

Dépassement des dates d’échéance pour le dépôt des versements fédéraux et provinciaux

Vous devez déposer vos versements auprès des gouvernements provincial et fédéral à des dates précises. Celles-ci sont déterminées par une combinaison de l’estimation de votre masse salariale brute annuelle et du total de vos impôts versés l’année précédente à l’ARC ou aux administrations fiscales provinciales applicables. Un retard de dépôt peut entraîner des pénalités élevées, qui augmentent à chaque retard.

Omission de déclarer tous les types de rémunérations imposables

La plupart des avantages imposables, comme les cotisations de l’employeur aux régimes d’avantages sociaux, les options d’achat d’actions et les rabais d’employés, sont assujettis à l’impôt provincial et fédéral sur le revenu, au Régime de pensions du Canada / Régime de rentes du Québec et, dans certains cas, à l’assurance-emploi et au Régime québécois d’assurance parentale; l’impôt-santé des employeurs de l’Ontario peut aussi s’appliquer. Ces types de rémunérations doivent être déclarés à l’ARC (ainsi qu’à RQ pour les employés du Québec) sur les bons feuillets d’impôt et dans les bonnes cases de ces feuillets. Si ce n’est pas le cas, vous pourriez devoir payer des pénalités considérables en plus de devoir produire des feuillets d’impôt modifiés qui indiquent les bons montants à déclarer des employés pour cette année. De plus, si cette erreur est également survenue lors des années précédentes (jusqu’à un maximum de 7 années), des feuillets d’impôt modifiés devront également être produits pour ces années passées; les employés pour qui des feuillets d’impôt modifiés ont été émis devront produire de nouveau leur déclaration de revenus pour chaque année touchée par cette omission.

Saisies traitées incorrectement

Différentes règles régissent différents types de saisies de salaire des employés (ordonnances de soutien financier de la famille, impôts impayés, ordonnances de saisie-arrêt, etc.). Le défaut de se conformer à ces règles pourrait entraîner des amendes et/ou faire en sorte que l’employeur soit tenu responsable des montants non prélevés. Les employés pourraient éprouver des difficultés à récupérer les versements qui ont été traités par erreur.

Enregistrements incomplets ou bâclés

L’ARC exige que les employeurs conservent les enregistrements de paie pendant sept années, y compris les heures travaillées, les taux de paiement et la date de chaque paie. Les provinces imposent aux employeurs leurs propres exigences de conservation des enregistrements de paie, qui s’étendent généralement elles aussi sur sept années. Des enregistrements manquants peuvent représenter un gros casse-tête au bout du compte.