Il est essentiel pour la survie de toute petite entreprise de savoir comment effectuer le traitement de la paie, même pour celles qui ne comptent que quelques employés. Cette tâche peut être effectuée de nombreuses façons, mais plusieurs facteurs permettent de déterminer celle qui vous convient. Vous devez pondérer avec attention la taille de votre organisation, votre budget et le temps dont vous disposez. Une bonne compréhension de ce qui sous-tend le traitement de la paie est également nécessaire pour prendre une décision stratégique. Ce guide traite des sujets suivants :

Même s’il y a de nombreuses étapes à suivre lorsque vous effectuez le traitement de la paie vous-même, elles ne sont pas représentatives du processus engagé lorsque vous travaillez avec ADP. Nous utilisons de nombreux outils pour simplifier les tâches manuelles afin de libérer votre temps.

Comment fonctionne le traitement de la paie?

Le traitement de la paie nécessite de nombreux calculs. Vous devez tenir compte des salaires, des heures, des avantages sociaux, des retenues d’impôt et des saisies, en plus de vous conformer aux réglementations fédérales, provinciales et territoriales à chaque étape. La clé de la réussite consiste à établir un processus dès le départ, qui aide à traiter les questions de conformité. Autrement, vous pourriez faire face à des pénalités dans l’éventualité d’un dépôt de charges sociales incorrect ou du non-respect d’une échéance. Ce qu’il faut retenir : la paie ne se limite pas à faire un chèque à quelques semaines d’intervalle.

How to do payroll

Comment configurer le traitement de la paie

Peu importe de quelle façon vous choisissez de traiter la paie, la configuration est essentiellement la même. Pour commencer, vous devez fournir aux autorités fédérales, provinciales ou territoriales les renseignements sur votre entreprise et vos employés. La création d’un calendrier de paie et le choix des avantages sociaux à offrir sont également importants, tout comme l’inscription à l’assurance contre les accidents du travail et l’ouverture d’un compte bancaire destiné à la paie.

Étape 1 − Présenter une demande pour obtenir un compte de programme de retenues sur la paie

Aux yeux du gouvernement, les gens sont identifiés au moyen de leur numéro d’assurance sociale (NAS). Il en va de même pour les entreprises, mais on l’appelle plutôt le compte de programme de retenues sur la paie. Votre organisation devra disposer d’un tel compte pour déclarer les charges sociales. Vous pouvez obtenir gratuitement et facilement un numéro de compte de programme de retenues sur la paie, par téléphone (1 800 959-5525) ou en ligne sur le site Ouvrir un compte de programme de retenues sur la paie.

Étape 2 − Obtenir un numéro d’entreprise auprès de Revenu Québec (si vous menez des activités au Québec)

Si vous ne menez pas d’activités au Québec, passez à l’étape 3. L’impôt sur le revenu provincial ou territorial est prélevé sur votre compte de paie. La seule province qui exige un enregistrement distinct est le Québec. Si vous êtes établi de façon permanente dans cette province, vous devez demander un numéro d’entreprise. Vous pouvez vous enregistrer en ligne, par téléphone (1 800 567-4692) ou par courrier (LM-1, Demande d’inscription).

Étape 3 − Recueillir les documents des employés

Une fois que vous avez réglé les détails relatifs à votre entreprise, vos employés doivent remplir certains documents pour les organismes gouvernementaux. La plupart de ces documents sont généralement remplis lors du premier jour de travail d’un nouvel employé :

  • Numéro d’assurance sociale (NAS)
    En tant qu’employeur, vous devez demander à vos employés leur numéro d’assurance sociale dans les trois jours suivant le début de leur emploi, et vous devez enregistrer ce numéro. L’employeur a des mesures à prendre si un employé ne fournit pas de NAS dans les trois jours ouvrables. Il est possible de trouver des détails supplémentaires sur le site Obtenir les renseignements d’un nouvel employé : Numéro d’assurance sociale (NAS)
  • Remplir le formulaire TD1, Déclaration des crédits d’impôt personnels
    Pour déterminer le montant d’impôt sur le revenu fédéral ou provincial à retenir sur le salaire des employés, chacun d’entre eux doit remplir un formulaire TD1. Il comprend plusieurs étapes pour la saisie de renseignements personnels et pour indiquer la situation de famille, les multiples emplois ou les renseignements sur le conjoint qui travaille, les personnes à charge incluses dans la déclaration et d’autres modifications, au besoin. Chaque employé est tenu de fournir un formulaire fédéral et provincial. Une meilleure pratique consiste à demander aux employés de remplir ces formulaires tous les ans, puisqu’ils changent chaque exercice.

Étape 4 − Choisir des périodes de paie

Lorsque vient le temps de choisir un calendrier de paie, quatre options courantes s’offrent à vous − hebdomadaire, à la quinzaine, bimensuel et mensuel. Toutefois, le choix ne relève pas entièrement de vous, puisque les provinces et les territoires prévoient des fréquences de paie précises pour différents types d’employés, d’employeurs ou de situations. Ces règlements prévoient aussi généralement des exigences indiquant dans quel délai les employés doivent être payés après la fin de la période de paie. Par exemple, dans la province de la Saskatchewan, les employés salariés doivent être payés au moins une fois par mois. Cependant, les employés rémunérés à l’heure doivent être payés au moins deux fois par mois ou tous les 14 jours.

Alors que vous limitez vos options, gardez à l’esprit que plus vous traitez la paie souvent, plus vous engagez de frais de comptabilité et de traitement. Tentez de trouver un équilibre entre le rapport coût-efficacité et la commodité, tout en vous conformant aux exigences de votre territoire de compétence.

Paie hebdomadaire

Courante dans les industries de la fabrication, de la construction et de la restauration, la paie hebdomadaire convient aux emplois manuels à salaire peu élevé. Ces types de travailleurs doivent être payés plus fréquemment afin de subvenir à leurs conditions de vie.

Paie à la quinzaine

Ce mode de rémunération est préférable pour les travailleurs horaires, car les heures supplémentaires sont généralement imputées en fonction de chaque semaine de travail. Les employés du commerce de détail sont parfois payés de cette façon.

Paie bimensuelle

Les travailleurs salariés préfèrent souvent une paie bimensuelle en raison de sa régularité et de la prévisibilité des flux de fonds. De nombreuses industries, y compris celles des services financiers et des soins de santé, utilisent ce modèle de rémunération.

Paie mensuelle

Puisqu’elle est traitée moins fréquemment, la paie mensuelle est l’option de traitement de la paie la moins dispendieuse et est généralement réservée aux cadres touchant des salaires élevés.

Étape 5 − S’inscrire à l’assurance contre les accidents du travail

L’indemnité pour accident du travail est un programme régi à l’échelle provinciale ou territoriale qui paie pour les soins médicaux, la réhabilitation et une portion des pertes de revenu des employés qui deviennent malades ou blessés au travail. De plus, les personnes à charge peuvent avoir droit à des prestations si un employé décède d’une blessure liée au travail.

Dans certaines régions du Canada, vous êtes tenus de vous inscrire à l’assurance contre les accidents du travail même si vous ne comptez qu’un seul employé.

L’indemnisation des accidents du travail est payée par l’employeur et n’est pas prélevée sur la paie de vos employés. La fréquence des paiements et des déclarations dépend de la province ou du territoire où vous êtes inscrit.

Étape 6 − Offrir des avantages sociaux facultatifs aux employés

Les avantages sociaux, comme les régimes d’assurance maladie, de soins dentaires, d’assurance vie et de retraite, peuvent faire de votre entreprise un lieu de travail attrayant. Les employés paient généralement une portion des coûts, qui est prélevée sur leur chèque de paie. Le montant dépend des types de régimes que vous offrez et du niveau de protection choisi par l’employé. Certains avantages sociaux, comme les régimes enregistrés d’épargne-retraite (REER), peuvent être offerts et prélevés sur la paie avant impôts. La plupart des autres avantages sociaux sont prélevés sur la paie après impôts.

Étape 7 − Ouvrir un compte bancaire pour la paie

De nombreuses entreprises choisissent d’ouvrir un compte bancaire distinct du compte de leur entreprise utilisé exclusivement pour la paie. Si vous ouvrez un tel compte, utilisez-le seulement pour rémunérer les employés et remplir vos obligations fiscales. Vous pouvez ainsi tenir des dossiers plus précis de vos transactions de paie.

Comment effectuer vous-même le calcul et le traitement de la paie

De nombreuses petites entreprises commencent par effectuer le traitement de la paie elles-mêmes, et si vous ne comptez que quelques employés ou si vous devez traiter la paie pour un employé, il peut s’agir d’une option rentable. Votre capacité à le faire correctement, toutefois, dépendra de vos compétences et de votre expérience personnelles. Tout mauvais calcul peut entraîner des pénalités coûteuses pouvant avoir une incidence sur votre résultat net. Pour éviter une telle situation, vous devrez tenir à jour rigoureusement tous vos dossiers de paie, revérifier vos saisies de données et respecter toutes les échéances liées aux déclarations d’impôt.

Étape 1 − Calculer les heures travaillées et la paie brute

La première étape du traitement manuel de la paie consiste à calculer le nombre total d’heures travaillé par chaque employé durant une période de paie donnée. Les fiches de présence papier, les feuilles de calcul et les horodateurs sont tous des méthodes permettant d’effectuer le suivi de ces renseignements. Le total des heures travaillées est ensuite multiplié par le taux de paie de chaque employé, ou par le taux de salaire minimum applicable, afin de déterminer la paie brute.

Veuillez également noter que chaque province et chaque territoire ont des exigences différentes quant à l’échéance du paiement des heures supplémentaires, comme le nombre d’heures excédentaires dans une semaine ou une journée. Cela devrait être vérifié et pris en compte lors du calcul de la paie brute de l’employé.

Étape 2 − Traiter les retenues sur la paie

Une fois la paie brute calculée, commencez par traiter les retenues sur la paie en fonction des renseignements de l’employé que vous avez recueillis précédemment.

Pour commencer, effectuez vos retenues avant impôts. Si vous offrez à vos employés admissibles un régime enregistré d’épargne-retraite (REER), c’est à ce moment que vous devez prélever ces cotisations.

Ensuite, calculez les retenues obligatoires, y compris l’impôt sur le revenu fédéral et provincial, les cotisations au régime de pensions du Canada (RPC) et à l’assurance-emploi (AE). Une partie du chèque de paie de chaque employé est versée au RPC (jusqu’à l’atteinte du plafond de cotisation), que vous devez égaler en tant qu’employeur. Vous êtes également tenu de payer 1,4 fois la part de l’assurance-emploi de l’employé. Par exemple, si la retenue au titre de l’AE de votre employé s’élève à 10 $, votre part en tant qu’employeur est de 14 $. Veuillez noter que certaines provinces peuvent imposer de l’impôt supplémentaire de la part des employeurs, comme l’impôt-santé des employeurs (ISE) de l’Ontario.

Si vous menez des activités au Québec, d’autres éléments diffèrent, comme le taux de retenue obligatoire. De plus, vous devez calculer les cotisations au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP), que l’employeur doit aussi égaler.

Enfin, soustrayez les retenues après impôts. Les employés ayant des saisies du salaire ordonnées par le tribunal, des avantages sociaux et des cotisations syndicales sont assujettis à ces retenues.

Étape 3 − Calculer la paie nette et payer les employés

Lorsque toutes les retenues avant et après impôts sont soustraites de la paie brute d’un employé, vous obtenez la paie nette ou le salaire net. Vous disposez de plusieurs options pour transmettre la paie nette, mais vous devez respecter les diverses lois fédérales, provinciales ou territoriales régissant les versements de salaires.

Si vous utilisez la livraison électronique, vous devriez connaître les exigences précises de chaque territoire de compétence dans lesquels vous comptez des employés. La plupart des provinces et des territoires exigent également que les employeurs incluent un relevé de paie avec chaque paiement de salaire. Les lois provinciales et territoriales varient en ce qui a trait à la façon dont le relevé de paie est livré aux employés.

En plus de la conformité, la flexibilité et les coûts sont une priorité à l’heure actuelle. De nombreux employeurs cessent d’utiliser les chèques traditionnels, car le papier, le matériel et l’affranchissement augmentent les frais de traitement de la paie. D’autres options, comme le dépôt direct, sont moins coûteuses et plus pratiques et peuvent aider à attirer les talents potentiels dans votre entreprise.

Étape 4 − Déposer les déclarations d’impôt

La retenue des impôts sur la paie de vos employés ne représente que la moitié de la bataille. Vous devez également les déclarer auprès de différentes agences, y compris les gouvernements fédéral, provinciaux ou territoriaux.

Il y a plusieurs façons d’effectuer des paiements à l’Agence du revenu du Canada (ARC), notamment par courrier, au moyen d’une transaction bancaire ou par l’intermédiaire de « Mon dossier d’entreprise ». Pour obtenir de plus amples renseignements sur le versement d’un paiement, visitez le site Effectuer un paiement.

Si vous menez des activités au Québec, des rapports et paiements distincts sont requis. Paiement des retenues et des cotisations de l’employeur

Gardez à l’esprit qu’il peut être nécessaire d’effectuer d’autres déclarations relatives aux impôts à payer par les employeurs, selon la province dans laquelle vous menez vos activités. Cela pourrait comprendre la déclaration de l’impôt-santé des employeurs de l’Ontario, etc., ainsi que de toute indemnité pour accident du travail obligatoire, selon la fréquence de déclaration qui vous est imposée par cette province.

Étape 5 − Documenter et enregistrer les dossiers relatifs à la paie

En plus d’effectuer des calculs de la paie exacts, la meilleure façon d’éviter les maux de tête est de prendre au sérieux la tenue de dossiers. Si vous prélevez de l’impôt sur le revenu, des cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) ou des cotisations d’assurance-emploi (AE) sur la rémunération ou d’autres montants que vous versez, vos dossiers doivent inclure les renseignements suivants :

  • heures travaillées par chaque employé
  • montants que vous retenez pour :
    • les cotisations au RPC
    • les cotisations d’AE
    • les impôts

Vous devez conserver les documents suivants :

  • Formulaire TD1, Déclaration des crédits d’impôt personnels, qui doit obligatoirement être rempli par les employés
  • Formulaire TP1015.3, Déclaration pour la retenue d’impôt, à remplir par tous les employés qui travaillent dans la province de Québec (ce formulaire est disponible auprès de Revenu Québec)
  • toute lettre d’autorisation de l’Agence du revenu du Canada (ARC) qui vous permet de réduire les retenues d’impôt pour certains employés pour une année précise
  • tous les feuillets d’information émis, et toutes les déclarations produites
  • les renseignements sur les régimes de retraite enregistrés

Vos dossiers doivent être transmis à l’ARC sur demande.

Les documents exigés aux fins de l’impôt doivent être conservés dans les dossiers pendant au moins six ans à partir de la fin de la dernière année fiscale auxquels ils sont liés. Tous les autres documents doivent être sauvegardés conformément aux exigences fédérales ou du territoire de compétence, selon la plus longue des périodes. En cas de doute, vérifiez auprès de l’agence fédérale, provinciale ou territoriale appropriée afin de vous assurer que vous conservez les bons documents pendant la bonne période.

De plus, de nombreuses provinces et de nombreux territoires ont des lois précises concernant ce qui peut être prélevé ou non de la paie d’un employé. Certaines lois exigent que vous fournissiez à vos employés des renseignements précis à l’écrit au sujet de leur paie et d’autres avantages sociaux. Ils doivent généralement être fournis à la date d’embauche et chaque fois qu’il y a des changements. Vous devez conserver ces avis pendant la période précisée par la province ou le territoire.

Comment traiter la paie en ayant recours à des services professionnels

À mesure que votre entreprise grandit et que vous embauchez plus d’employés, effectuer le traitement de la paie vous-même peut devenir trop difficile et exiger beaucoup de temps. Vous pouvez aussi décider qu’il serait préférable de consacrer vos efforts à améliorer vos produits et services, plutôt qu’à effectuer des tâches administratives. À ce stade, il est judicieux d’impartir le traitement de la paie.

Étape 1 − Fournir les renseignements relatifs à l’impôt et la documentation

Lorsque vous choisissez un fournisseur de services de traitement de la paie, vous devez lui fournir tous vos documents de paie. Ils peuvent comprendre les suivants :

  • Renseignements personnels des employés
    C’est le bon moment pour demander à vos employés de vérifier l’exactitude de tous leurs renseignements. Un fournisseur qui offre des fonctions libre-service rendra les éventuelles mises à jour plus simples. De plus, n’oubliez pas de fournir les renseignements sur les employés ayant quitté l’organisation durant la dernière année, afin qu’ils puissent recevoir un feuillet T4.
  • Renseignements sur l’emploi
    Vous aurez besoin, entre autres, des données sur la rémunération, de la date d’embauche, des détails sur le formulaire TD1, des ordonnances de saisie et des soldes cumulatifs annuels de chaque employé.
  • Renseignements sur l’entreprise
    Vos numéros de compte pour la paie et les totaux cumulatifs annuels des revenus et des retenues seront nécessaires pour que votre fournisseur puisse déclarer les impôts sur le revenu et déposer les feuillets d’impôt annuels en votre nom.
  • Réglementation applicable
    Avisez votre nouveau fournisseur de toute la réglementation gouvernementale qui s’applique à votre entreprise.

Étape 2 − Signaler l’autorisation d’un représentant

L’ARC exige que vous l’avisiez si vous choisissez de travailler avec un fournisseur de services de traitement de la paie. Vous pouvez le faire par l’intermédiaire de Mon dossier d’entreprise sur le site de l’ARC. Ainsi, votre fournisseur est autorisé à verser les retenues obligatoires et à transmettre les feuillets d’impôt annuels en votre nom.

Une autorisation distincte est requise de la part de Revenu Québec, si cela s’applique à votre entreprise. Il est possible de fournir une telle autorisation par l’intermédiaire de ses services en ligne ou au moyen du formulaire MR-69, AUTORISATION RELATIVE À LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS OU PROCURATION.

Étape 3 − Traiter votre paie

Grâce à l’automatisation, les logiciels de traitement de la paie rendent le traitement de votre paie beaucoup moins exigeant sur le plan de la main-d’œuvre. Dans la plupart des cas, tout ce que vous devez faire est d’entrer les données relatives à vos employés et à l’entreprise dans le système une fois et de les mettre à jour seulement lorsque nécessaire. Le logiciel s’occupe ensuite des calculs, des paiements des employés et des déclarations d’impôt en votre nom.

Pour tirer le maximum de votre achat, envisagez d’intégrer la paie à d’autres fonctions liées aux RH. De nombreux fournisseurs peuvent synchroniser leur logiciel de paie avec des horodateurs et leurs grands livres généraux.

De telles intégrations peuvent améliorer l’efficience et rendre les tâches plus faciles pour vous et vos employés.

Erreurs de traitement de la paie courantes

L’automatisation de la paie est la meilleure façon d’aider à éliminer les erreurs liées à la paie. De plus, vous pouvez épargner de l’argent et des maux de tête en évitant ces erreurs de traitement de la paie courantes :

  • Mauvaise classification du statut de travailleurs
    Le fait de classer à tort les travailleurs en tant qu’entrepreneurs indépendants lorsqu’ils sont des employés peut entraîner des pénalités.
  • Documents de paie inexactss
    Il y a des directives fédérales, provinciales et territoriales indiquant la durée pendant laquelle vous devez conserver les documents liés à la paie. Sachez ce qu’on attend de votre entreprise avant de détruire la documentation.
  • Versements d’impôt en retards
    Si vous utilisez un calendrier de paie, effectuez le suivi de vos dates de paiement et créez des rappels d’échéances relatives à l’impôt pour éviter les versements en retard.
  • Saisies traitées incorrectements
    Vous pourriez recevoir une amende si vous ne déduisez pas les saisies ou si vous les prélevez incorrectement.
  • Rémunération imposable sous-déclarée
    Si vous offrez des options d’achat d’actions ou des rabais aux employés, ils doivent être déclarés au gouvernement.
  • Fraude relative à la paie
    Des mises à jour aux comptes bancaires de l’employé et aux formulaires TD1 doivent être effectuées en personne, et non par courriel, pour prévenir les fraudes par hameçonnage relatives à la paie.

Foire aux questions relative à la paie

Même si les avancées technologiques ont facilité le traitement de la paie, une main-d’œuvre qui évolue et la réglementation sur la conformité continuent de rendre les choses complexes. Notre foire aux questions peut vous aider à comprendre les principes fondamentaux du traitement de la paie.

Qu’est-ce que le traitement de la paie?

Le terme « traitement de la paie » peut signifier différentes choses pour différentes personnes. Un employé peut le percevoir comme la fréquence à laquelle il est payé et le montant qu’il reçoit. Et vous, en tant qu’employeur, pouvez voir le portrait global du processus − les calculs, les classifications de travailleurs et les retenues d’impôt − qui permet de créer un chèque de paie. En réalité, le traitement de la paie englobe toutes ces choses.

Que dois-je faire pour commencer et comment puis-je effectuer le traitement de la paie?

Pour commencer le traitement de la paie, vous devez recueillir les renseignements sur chacun de vos employés et sur votre entreprise. Cela comprend les classifications de travailleurs, les détails relatifs aux retenues d’impôt, les numéros d’assurance sociale, les numéros d’identification aux fins de l’impôt de l’entreprise et plus encore. Vous devez également déterminer la fréquence de votre paie et le type d’avantages sociaux que vous souhaitez offrir aux employés, puisqu’ils sont généralement retenus sur leur salaire. Si vous passez d’un processus de traitement de la paie manuel à un fournisseur de services de traitement de la paie, vous pourriez avoir besoin de formation afin de maîtriser le produit.

Quels sont les avantages d’un système de traitement de la paie?

Un des principaux avantages de collaborer avec un fournisseur de services de traitement de la paie est que vous disposez de plus de temps pour vous concentrer sur les activités de votre petite entreprise au lieu de le consacrer à de lourdes tâches administratives. Cette collaboration peut également vous permettre d’épargner de l’argent, car il est moins probable que vous effectuiez de mauvais calculs ou que vous ratiez des échéances de déclaration d’impôt, ce qui peut entraîner des pénalités coûteuses. Tout cela est possible grâce à l’automatisation. Le logiciel de traitement de la paie verse la paie aux employés et effectue les déclarations d’impôt en votre nom et peut vous aider à suivre l’évolution de la réglementation en matière de conformité.

Comment seront calculés les impôts sur la paie?

Les impôts sur la paie sont généralement calculés en déduisant les éléments suivants de la paie brute de l’employé :

  • Impôt fédéral sur le revenu, fondé sur les détails figurant dans le formulaire TD1
  • Régime de pensions du Canada (5,45 % des salaires) / Régime de rentes du Québec (5,90 % des salaires des employés du Québec)
  • Assurance-emploi (1,58 % des salaires) / Assurance-emploi du Québec (1,18 % des salaires)
  • Primes d’assurance parentale du Québec (0,494 % des salaires pour les employés du Québec)
  • Impôt provincial ou territorial, fondé sur les détails figurant dans le formulaire TD1

En tant qu’employeur, vous êtes tenu d’égaler les cotisations au Régime de pensions du Canada / Régime de rentes du Québec et de fournir une cotisation de contrepartie équivalant à 1,4 fois celle de l’employé au titre de l’assurance-emploi. Si vous menez des activités au Québec, il y a une cotisation de 0,692 % de l’employeur au RQAP.

Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse des obligations relatives à la paie d’un employeur et ne constitue pas une source complète des exigences. Il fournit de l’information pratique sur le sujet couvert et est fourni étant entendu qu’il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal ou un autre service professionnel d’ADP.