Impartition de la paie

Qu’elles soient petites ou grandes, toutes les entreprises qui emploient du personnel ont une caractéristique commune : elles doivent toutes gérer la paie d’une façon quelconque. Étant donné la complexité et l’importance de la tâche, de nombreux employeurs décident de travailler avec un fournisseur de services de paie pour les aider à s’assurer que tout est fait correctement. L’impartition de la paie fait référence au processus dans le cadre duquel un fournisseur tiers administre l’ensemble de la paie pour le compte de l’entreprise.

Pourquoi gérer la paie?

Les employeurs doivent gérer la paie pour que leurs employés soient payés correctement et à temps, et pour que leur entreprise respecte tous les règlements relatifs à l’impôt et à l’emploi. La sélection d’un fournisseur de services de paie à cette fin comporte plusieurs avantages dont les suivants :

• Précision accrue
  Un logiciel de traitement de la paie permet d’automatiser de nombreux processus manuels afin de réduire le risque d’erreurs de calcul, de défauts de paiement ou d’autres fautes imputables à l’erreur humaine.
  
  
• Rapports robustes
  En cas de demande de renseignements d’une agence fiscale, les employeurs peuvent généralement exécuter des rapports couvrant tous les aspects de leur paie – les salaires versés, les impôts retenus, les impôts payés, etc. – afin de répondre à la demande.
  
  
• Économies de temps
  Le fait de ne pas avoir à gérer eux-mêmes la paie permet aux employeurs de se concentrer davantage sur leurs objectifs stratégiques orientés sur la croissance.

Comment gérer la paie?

Peu importe la façon dont un employeur choisit de gérer la paie, plusieurs étapes de base s’appliquent à la plupart des méthodes :

1. Recueillir et mettre à jour les données des employés
   Le numéro d’assurance sociale, les retenues liées aux avantages sociaux et les formulaires TD1 fédéral et provincial constituent certains des renseignements nécessaires pour chaque employé.
   
   
2. Calculer la paie brute
   Pour calculer la paie brute des employés non exemptés ou horaires, les employeurs doivent effectuer un suivi du total des heures travaillées par les employés et le multiplier par leur taux horaire. Le processus est un peu plus simple pour les employés salariés exemptés. Il suffit de diviser le salaire annuel par le nombre de périodes de paie.
   
   
3. Calculer la paie nette
   La paie nette ou le salaire net est calculé en prélevant d’abord de la paie brute les cotisations avant impôts aux régimes d’avantages sociaux ou de retraite. Il faut par la suite prélever l’impôt sur le revenu fédéral, les cotisations au Régime de pensions du Canada, les cotisations à l’assurance-emploi et tout autre impôt provincial ou local, ainsi que les retenues qui s’appliquent. Finalement, il faut effectuer, au besoin, les retenues après impôts pour certains types d’avantages sociaux, de régimes de retraite et de saisies du salaire.
   
   
4. Déterminer les cotisations sociales de l’employeur
   Les employeurs sont responsables de payer la contrepartie du Régime de pensions du Canada et 1,4 fois les montants de cotisation à l’assurance-emploi des employés. Il peut exister d’autres impôts provinciaux et locaux sur les salaires, selon la province ou la ville.
   
   
5. Maintenir des dossiers de paie précis
   Dans la plupart des situations, l’Agence du revenu du Canada exige que vous conserviez tous les dossiers relatifs à la paie pendant six années suivant la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent.
   
   
6. Payer les employés
   Les entreprises ont généralement le choix de payer les employés par chèque ou par dépôt direct.
   
   
7. Payer les organismes gouvernementaux et les fournisseurs d’avantages sociaux
   Les impôts, les avantages sociaux et les saisies prélevés des salaires des employés, ainsi que les cotisations sociales de l’employeur et les primes d’assurance, doivent être envoyés aux organismes et aux compagnies d’assurance appropriés, et ce, dans les délais.
   
   
8. Soumettre les déclarations d’impôt
   Les entreprises sont tenues de déclarer les impôts retenus et versés aux gouvernements fédéral et provincial. Cette étape est généralement effectuée annuellement.

Changement de fournisseur de traitement de la paie simplifié
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Éléments à prendre en considération lors de l’impartition de la paie

Avant de décider d’impartir la paie à un fournisseur de services, les employeurs pourraient vouloir évaluer leurs priorités et se poser les questions suivantes :

• Lorsqu’il est question de traiter la paie, quelles sont vos ressources les plus limitées?
  Le peu de temps et le manque de personnel sont des raisons fréquentes pour lesquelles les employeurs souhaitent obtenir de l’aide en ce qui concerne la paie.
  
  
• Lorsqu’il est question de gérer la paie, quelles sont vos plus grandes difficultés?
  Certains employeurs ont de la difficulté à calculer la paie correctement, tandis que d’autres se débattent avec la législation sur l’emploi et la conformité fiscale et relative à la paie.
  
  
• Quelle est la méthode d’accès aux renseignements relatifs à la paie et aux avantages sociaux privilégiée pour les employés?
  Un propriétaire d’entreprise ou un gestionnaire des ressources humaines peut répondre à ces types de demandes, mais de nos jours, la plupart des employés préfèrent le libre-service, caractéristique commune des logiciels de traitement de la paie.
  
  
• En plus de la paie, l’entreprise aura-t-elle besoin d’aide pour d’autres services?
  À mesure que les entreprises prennent de l’expansion, elles ont besoin de fonctions supplémentaires comme la gestion des heures et des présences ou des services de ressources humaines. Plusieurs fournisseurs sont en mesure d’intégrer ces fonctions à la paie.
  
  
• Votre administrateur de la paie actuel est-il vraiment à l’aise en matière de recherche, de calcul et de production de déclarations de revenus?
  Certains fournisseurs de services complets de paie produisent les déclarations de revenus pour le compte de leur client et les aident à gérer la conformité aux règlements.

Conseils relatifs à la gestion de la paie pour les petites entreprises

La gestion de la paie est une compétence que de nombreux propriétaires de petite entreprise acquièrent souvent trop tard. Toutefois, en suivant les conseils ci-dessous, ils pourront peut-être améliorer leur processus et effectuer le traitement de la paie comme le font de plus grandes organisations :

• Créer un calendrier de paie
  Les calendriers de paie aident les employeurs à effectuer un suivi des dates d’échéance importantes afin qu’ils puissent payer leur personnel et leurs impôts à temps.
  
  
• Rendre les politiques sur la paie accessibles
  L’engagement des employés peut s’améliorer si vous permettez à l’ensemble du personnel de connaître les politiques sur la paie de l’entreprise, comme la façon de calculer les salaires et de corriger les erreurs.
  
  
• Consigner les procédures liées aux meilleures pratiques
  La création d’un manuel contenant toutes les étapes privilégiées en matière de gestion de la paie peut aider les administrateurs à mieux comprendre leurs responsabilités et à mieux s’en acquitter.
  
  
• Intégrer la paie à la gestion des heures Un logiciel de gestion des heures et des présences permet d’établir le nombre d’heures travaillées des employés afin que les employeurs sachent quand appliquer les taux d’heures supplémentaires et puissent calculer le salaire horaire avec exactitude.  
  
  
• Rester au courant des règlements les plus récents
  L’ignorance d’une nouvelle législation fiscale ou de la mise à jour d’un règlement existant présente un risque de non-conformité pour les entreprises.
  
  
• Embaucher un administrateur de la paie chevronné
  L’embauche au sein de votre personnel d’un administrateur de la paie soucieux des détails, organisé et habile pour analyser les chiffres peut aider à diminuer les erreurs et pénalités coûteuses.
  
  
• Effectuer des vérifications de la paie
  Lorsqu’elles sont effectuées au moins une fois par année, les vérifications de la paie peuvent aider à repérer les erreurs et à déterminer les éléments du processus à améliorer.

Foire aux questions sur la gestion de la paie

Qu’est-ce qu’un système de gestion de la paie?

Un système de gestion de la paie est une technologie logicielle conçue pour faciliter le traitement de la paie pour les entreprises. Il permet d’automatiser bon nombre de processus lourds comme les calculs, retenues et paiements, et dans certains cas, il comprend des services de production de déclarations de revenus et du soutien en matière de conformité. De nos jours, de nombreux fournisseurs offrent la gestion de la paie en tant que produit indépendant ou dans le cadre d’une gamme élargie de fonctionnalités de ressources humaines intégrées.

Qu’est-ce qu’on entend par gestion de la paie?

La gestion de la paie désigne généralement le processus au moyen duquel les entreprises paient leurs employés et déclarent leurs cotisations sociales aux organismes gouvernementaux. Le terme est également utilisé occasionnellement pour désigner les services d’impartition de la paie.

Quelles sont certaines des meilleures pratiques en matière de paie?

L’un des meilleurs moyens pour les employeurs d’améliorer leurs processus de paie est de collaborer avec un fournisseur de services. Sinon, les trois meilleures pratiques suivantes, bien qu’élémentaires, peuvent éviter bien des soucis aux nouveaux venus dans le domaine de la gestion de la paie ou à ceux qui utilisent toujours des méthodes développées à l’interne :

• Mettre à jour les dossiers de paie régulièrement pour intégrer les plus récents détails relatifs à chaque employé
  
  
• Revérifier toute tâche nécessitant la saisie de données pour éviter les doublons ou les erreurs
  
  
• Créer un système de rappels pour éviter de manquer une échéance relative à l’impôt

Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse des obligations relatives à la paie d’un employeur et ne constitue pas une source complète des exigences. Il fournit de l’information pratique sur le sujet couvert et est fourni étant entendu qu’il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal ou un autre service professionnel d’ADP.