Par traitement de la paie, on entend la rémunération des employés pour le travail effectué. Il comprend le calcul des salaires totaux, le prélèvement des retenues, la déclaration de l’impôt sur la paie et le versement des paiements. Ces étapes peuvent être effectuées manuellement, mais un processus automatisé est généralement plus précis et plus efficace, et il peut vous aider à respecter les nombreux règlements en matière de paie.
Comment effectuez-vous le traitement manuel de la paie?
Si vous formez une petite entreprise composée de quelques employés et que vous choisissez de traiter manuellement la paie, vous devrez conserver des enregistrements précis, notamment des heures travaillées, des salaires versés et des types de travailleurs. Vous devez également vous assurer que vos calculs sont exacts et ne pas oublier de faire parvenir tous les documents et toutes les déclarations fiscales nécessaires aux instances gouvernementales dans les délais prescrits. À mesure que vous ajoutez des employés, le traitement de la paie devient plus complexe et toute erreur de votre part peut engendrer des pénalités fiscales coûteuses.
L’incidence de la paie sur le flux de trésorerie
Même si vous ne payez personne pour effectuer le traitement de la paie à votre place, celui-ci est néanmoins considéré comme étant une dépense d’entreprise. Cela s’explique par le fait que les salaires des employés et votre part de cotisations sociales diminuent votre marge bénéficiaire. Si les affaires de votre entreprise ralentissent, vous pourriez devoir prendre des décisions difficiles comme retarder des paiements ou transférer de l’argent d’autres ressources.
Un des moyens de limiter l’incidence de la paie sur le flux de trésorerie est de payer votre personnel au moyen du dépôt direct au lieu de chèques papier. Puisque vous ne savez pas quand un chèque sera encaissé, il devient difficile de vous assurer de toujours avoir suffisamment de fonds dans votre compte bancaire. Grâce au dépôt direct, vous n’avez qu’à couvrir les coûts de la paie lors de certains jours du mois. Vous pouvez ainsi mieux gérer vos finances. De plus, le virage numérique élimine les dépenses liées à l’impression sur papier.
Règlements en matière de paie
Certains aspects du traitement de la paie sont régis par l’Agence du revenu du Canada (ARC), Revenu Québec (RQ), Emploi et Développement social Canada (EDSC) et les normes du travail définies par chaque province, ou les normes fédérales du travail pour les secteurs d’activité régis par le gouvernement fédéral. Vous devez notamment respecter les lois suivantes :
Lois fédérales et provinciales sur les normes du travail
Certains secteurs d’activités sont gouvernés par les normes du travail fédérales canadiennes, tandis que la plupart des employeurs sont assujettis aux normes du travail provinciales propres à la province dans laquelle ils exercent leurs activités. Ces normes du travail fédérales et provinciales déterminent notamment les taux de salaire minimum par heure, les taux d’heures supplémentaires et les heures travaillées qui sont assujetties aux taux d’heures supplémentaires, aux taux de salaire pour jour férié et à l’admissibilité à l’indemnité de jour férié. Cela signifie que vous avez besoin de moyens efficaces pour faire le suivi des heures et présences afin que vous puissiez appliquer les taux d’heures supplémentaires conformément aux lois en vigueur dans le territoire de compétence canadien où vous exercez vos activités.
Ces normes du travail fédérales et provinciales précisent également quels enregistrements un employeur doit conserver et pendant combien de temps, le nombre de semaines de vacances accordées, les éléments qui doivent apparaître sur les relevés de paie des employés, les règles concernant les congés non payés, les congés de deuil, les congés de maladie, etc. Les enregistrements de paie, par exemple, comprennent habituellement les heures travaillées chaque jour, le total des heures travaillées durant la semaine de travail, la base sur laquelle sont fondés les salaires des employés, le taux de paie horaire normale, le total des heures supplémentaires pour la semaine de travail, la date du paiement et la période couverte par celui-ci, ainsi que le total des salaires payés durant chaque période.
Assurance-emploi fédérale (AE)
L’AE exige qu’une portion du salaire assujetti à l’AE de chaque employé (qui comprend la plupart des types de revenus et certains avantages imposables) contribue à payer les prestations d’assurance-emploi. Pour chaque période de paie, vous devez prélever l’AE sur les salaires des employés assujettis à l’AE à un taux de 1,58 % pour 2021 pour les employés à l’extérieur du Québec ou à un taux de 1,18 % (1,20 % pour 2022) pour les employés du Québec jusqu’à ce que la déduction maximale annuelle soit atteinte, soit 889,54 $ pour 2021 (952,74 $ pour 2022) pour les employés à l’extérieur du Québec et 664,34 $ (732,60 $ pour 2022) pour les employés du Québec. Vous devez également verser une cotisation d’assurance-emploi de l’employeur basée sur les retenues d’AE des employés. Le taux de l’employeur correspond à 140 % des retenues des employés, mais si vos employés sont couverts par un régime d’assurance invalidité (invalidité de courte et de longue durée), vous pourriez être admissible à un taux de l’employeur réduit.
Régime de pensions du Canada (RPC) et Régime des rentes du Québec (RRQ)
Les retenues au titre du RPC (employés situés à l’extérieur du Québec) ou du RRQ (pour les employés du Québec) sont prélevées sur la paie des employés à la date de la première paie du mois suivant leur 18e anniversaire. Le salaire assujetti maximal pour 2021 s’élève à 61 600 $ (64 900 $ pour 2022) pour tout le Canada, et un montant d’exemption annuel de 3 500 $ est converti à son équivalent par paie lors du calcul du RPC/RRQ pour une paie donnée. Les salaires assujettis comprennent la plupart des types de revenus et des avantages imposables; certains avantages imposables que Québec assujettit au RRQ ne sont toutefois pas considérés comme assujettis au RPC au fédéral. Les retenues pour le RPC sont prélevées sur les salaires assujettis à un taux de 5,45 % pour 2021 (5,7 % pour 2022) tandis que les retenues pour le RRQ sont prélevées à un taux de 5,90 % pour 2021 (6,15 % pour 2022). La législation actuelle prévoit que les taux de cotisation au RPC augmenteront chaque année pour atteindre un taux estimé de 5,95 % en 2023 et que le taux de cotisation au RRQ passera à un taux estimé de 6,40 %. En 2024, une modification sera apportée aux cotisations, soit le maximum supplémentaire des gains annuels ouvrant droit à pension (MSGAP) pour la première portion du salaire de l’employé qui dépasse le plafond des gains ouvrant droit à pension, avec un taux de cotisation projeté de 4 %.
L’année durant laquelle un employé atteint 18 ans, le montant de la cotisation annuelle maximale au RPC/RRQ est calculé au prorata en fonction du nombre de mois dans l’année, en commençant par le mois suivant le 18e anniversaire de l’employé, divisé par 12 puis multiplié par le taux de cotisation annuelle maximale.
Les cotisations au RRQ se poursuivent pour les employés du Québec jusqu’à ce qu’ils prennent leur retraite. Pour les employés situés à l’extérieur du Québec, les cotisations au RPC se poursuivent jusqu’à la première paie du mois suivant leur 70e anniversaire (cette année-là, la cotisation maximale au RPC est calculée au prorata en fonction du nombre de mois dans l’année allant inclusivement jusqu’au mois du 70e anniversaire de l’employé, divisé par 12 puis multiplié par le taux de cotisation maximale) ou jusqu’au mois suivant le 65e anniversaire de l’employé si celui-ci a choisi de recevoir des prestations du RPC avant son 70e anniversaire et s’il a rempli et soumis un formulaire CPT30. Les employeurs peuvent également cotiser au RPC et au RRQ un montant équivalent à celui des cotisations de leurs employés.
Règlements relatifs au traitement de la paie dans chaque province
En plus des règlements fédéraux, vous devez vous soumettre aux lois provinciales qui encadrent le traitement de la paie. Chaque province a adopté ses propres lois, dont certaines sont plus strictes que d’autres, qui régissent le salaire minimum, les règles relatives aux heures supplémentaires, les remises supplémentaires à verser à la province, les calendriers de paie et la conservation des enregistrements. Si vous menez des activités au sein de plusieurs provinces, la conformité en matière de paie se complexifie davantage.
Une bonne façon de rester conforme est de confier à un cadre ou à un membre de votre service des affaires juridiques la tâche de dresser une liste des lois relatives au travail qui s’appliquent à votre organisation. Demandez-lui de faire le suivi des changements apportés aux lois existantes et de documenter toute nouvelle loi proposée. Passez en revue ces résultats au moins une fois par mois afin de pouvoir adapter adéquatement vos activités et d’éviter les pénalités.
Voir les ressources relatives à la paie et à l’impôt à l’emploi
Voir les lois sur l’équité salariale
Demander un numéro d’entreprise fédéral
Le numéro d’identification de l’employeur, aussi appelé « numéro d’entreprise fédéral », est un numéro à 15 chiffres (format : 000000000RP0000) que l’Agence du revenu du Canada (ARC) utilise pour faire le suivi de votre organisation aux fins de l’impôt. C’est en quelque sorte un numéro d’assurance sociale pour votre entreprise. Vous pouvez demander sans frais un numéro d’entreprise par l’intermédiaire de Ouvrir un compte de programme de retenues sur la paie – Canada.ca, qui vous permet de présenter une demande en ligne ou par téléphone. Une fois votre demande approuvée, le numéro ne sera généralement pas annulé ni remplacé et restera associé à votre organisation aussi longtemps que vous demeurez en affaires. Certains gouvernements provinciaux (Québec, Ontario, Manitoba, Terre-Neuve, Territoires du Nord-Ouest et Nunavut) peuvent également exiger que vous ayez un numéro d’identification aux fins de l’impôt distinct pour chaque province dans laquelle vous exercez des activités. Vous devrez également vous inscrire auprès de l’organisme d’indemnité pour accident du travail applicable pour chaque province dans laquelle vous exercez des activités; l’appellation de ces organismes varie dans chaque province.
Documents requis pour le traitement de la paie
Avant de commencer à traiter de la paie, vous devez habituellement rassembler les documents suivants. Certains d’entre eux pourraient être exigés par les organismes gouvernementaux :
Formulaires de demande d’exemption et feuilles de calcul TD-1, TD1X, TD1 provincial, TP-1015.3
Lors de leur première journée de travail, les nouveaux employés remplissent habituellement le formulaire fédéral TD1 (la plupart des employés) ou TD1X (employés à commission) et des feuilles de calcul comme la TD1-WS au fédéral, ainsi que les formulaires de réclamations et les feuilles de calcul provinciaux, comme le formulaire TP-1015.3 au Québec et le formulaire TD1ON en Ontario, que vous utiliserez pour prélever le bon montant d’impôt fédéral sur le revenu sur leur paie. Bien que cela ne soit pas exigé, vos employés devraient remplir un nouveau formulaire chaque année s’ils ont demandé une exemption autre que l’exemption simple de base l’année précédente ou s’ils demandent une exemption autre que l’exemption de base pendant l’année courante.
Vérification de l’admissibilité à l’emploi
Au Canada, les employeurs doivent vérifier si les employés sont admissibles à travailler au Canada. Cette vérification est effectuée par la personne qui soumet le numéro d’assurance sociale (NAS). Si le numéro commence par un 9, cela signifie que l’employé détient un permis de travail temporaire au Canada. Le NAS comprend également la date d’expiration de ce NAS.
Numéros d’identification aux fins de l’impôt pour les entrepreneurs
Si vous embauchez des entrepreneurs indépendants, vous devez leur demander de fournir leur nom, leur adresse et soit leur numéro d’entreprise de l’ARC ou leur numéro d’assurance sociale. À la fin de l’année, vous inclurez les renseignements sur le feuillet T4A qui indique le montant versé à l’entrepreneur indépendant.
Demande d’emploi
Bien que les candidats fournissent souvent un curriculum vitæ, les demandes d’emploi vous permettent d’obtenir des renseignements relatifs aux nouveaux employés potentiels. La plupart des demandes d’emploi doivent être signées et leurs renseignements vérifiés. Vous pourrez les utiliser afin de préparer un dossier de paie pour toute personne que vous décidez d’embaucher.
Renseignements bancaires
Si vous prévoyez offrir un service de dépôt direct, vous devrez demander à vos nouveaux employés le nom de leur institution bancaire ainsi que leur numéro de compte et de transit. Ils peuvent également vous fournir un chèque annulé.
Formulaires d’adhésion aux avantages sociaux
Bien que vous ayez les meilleures intentions et que vous vous souciiez réellement de la santé et du bien-être de vos employés, vous ne pouvez pas prélever de primes pour des éléments tels les régimes d’assurance dentaire ou de soins médicaux, les régimes d’invalidité et les assurances vie temporaires de groupe sur leur paie sans obtenir au préalable une autorisation écrite.
Documents liés au régime de retraite
À l’instar des avantages sociaux liés à la santé, les régimes de retraite donnent lieu à des retenues sur la paie facultatives. Vous devez obtenir la signature de l’employé avant de prélever les cotisations à un régime de retraite agréé (RPA) ou à un régime enregistré d’épargne-retraite (REER).
Comment classer les travailleurs
Pour respecter les lois fédérales et provinciales relatives à l’impôt sur la paie, vous devez classer adéquatement vos travailleurs selon qu’ils sont des employés, des personnes sans lien de dépendance ou des entrepreneurs indépendants. Les étapes générales pour classer les travailleurs sont les suivantes :
- Évaluer la nature du travail effectué.
L’ARC fournit un guide qui aide à déterminer si un travailleur est un entrepreneur indépendant ou un employé (RC4110 Employé ou travailleur indépendant? - Canada.ca). - Déterminer si les retenues salariales s’appliquent.
Vous prélevez l’impôt sur le revenu, les cotisations au Régime de pensions du Canada ou au Régime de rentes du Québec, à l’assurance-emploi et au Régime québécois d’assurance parentale uniquement sur les salaires versés aux employés, et non sur ceux des entrepreneurs indépendants. Ces types de travailleurs doivent s’acquitter des versements applicables à leur revenu. - Transmettez les feuillets T4 et/ou T4A et les sommaires d’impôt associés à ces formulaires à l’ARC pour les employés et les entrepreneurs. Pour tout employé du Québec, il est également nécessaire de transmettre le Relevé 1 et/ou le Relevé 2 (pour tous les employés à l’exception des entrepreneurs indépendants) ainsi que les sommaires associés à ces formulaires à Revenu Québec (RQ).
Vous devez inclure tous les types de rémunérations payées aux employés, y compris les salaires et les avantages imposables, ainsi que les retenues d’impôt.
Veuillez porter une attention particulière aux détails lorsque vous déterminez le statut d’un travailleur. Une mauvaise classification d’un travailleur peut entraîner des pénalités et vous pourriez être tenu responsable des salaires non versés, y compris les heures supplémentaires. Si vous avez besoin d’aide pour déterminer le statut d’un travailleur, vous pouvez soumettre le formulaire CPT1 à l’ARC pour demander une décision relativement au statut d’une personne.
Définition d’un cycle de paie habituel
Au Canada, la période de paie ou le cycle de paie le plus courant est aux deux semaines. Voyez comment il se compare aux autres fréquences de paie :
| Cycle de paie | Chèques de paie par année |
|---|---|
| Aux deux semaines | 26 (27 paies une fois tous les 11 ans) |
| Hebdomadaire | 52 (53 paies une fois tous les 7 ans) |
| Bimensuel | 24 |
| Mensuel | 12 |
Éléments à prendre en considération relativement au calendrier de paie
Les calendriers de paie sont une question de préférence, mais des normes minimales peuvent s’appliquer. Dans certaines provinces, des paiements bimensuels, au minimum, sont exigés pour tous les employés, tandis que des fréquences de paiement précises s’appliquent pour les différents types de travailleurs dans d’autres provinces. Si vous n’êtes pas lié par des exigences relatives aux jours de paie prévues par la loi, vous pouvez choisir la période de paie qui vous convient le mieux, à vous et à vos travailleurs. Les employés, spécialement ceux qui occupent des postes peu rémunérés, préfèrent habituellement être payés plus souvent. Or, plus votre fréquence de paie augmente, plus vos frais de traitement de la paie s’accroissent. Vous devrez évaluer avec précision les attentes de votre main-d’œuvre et votre budget, en plus de respecter toutes les lois relatives au travail.
Créer une politique relative à la paie
Afin d’assurer un traitement précis de la paie, en temps opportun et conformément aux règlements, vous devrez établir des lignes directrices avec vos employés et votre service de la paie. Une politique relative à la paie englobe généralement les éléments suivants :
Définitions d’une semaine de travail
Des semaines de travail clairement définies sont nécessaires pour respecter les normes du travail provinciales ou fédérales relatives aux heures supplémentaires applicables, ainsi que les exigences provinciales liées au versement des salaires. Vous pouvez choisir la date de début et de fin de votre semaine de travail, mais de façon générale, elle doit comprendre sept périodes consécutives de 24 heures.
Heures et présences
Un traitement de la paie exact commence par une gestion des heures précise. Vos employés doivent savoir comment enregistrer leurs heures (horodateur, fiches de présence papier, etc.) et connaître le processus d’approbation et les mesures disciplinaires qui s’appliquent lors de la soumission de faux enregistrements.
Périodes de pause
Les périodes requises de pause ou de repas sont définies par lois fédérales et provinciales sur les normes du travail. Si vous offrez des périodes de repos, définissez-en clairement la durée et faites savoir aux employés si la période de repos est payée ou non et s’ils doivent pointer cette période.
Heures supplémentaires
Expliquez qui est admissible au paiement d’heures supplémentaires et comment le taux est calculé en fonction des normes du travail qui s’appliquent pour chaque employé. Vous devez d’abord déterminer si votre entreprise est assujettie aux normes du travail fédérales ou provinciales en vigueur dans la province où un employé travaille. Les lois fédérales canadiennes sur les normes du travail et les normes du travail de chaque province définissent les taux horaires minimaux de rémunération ainsi que les heures qui seront traitées comme des heures supplémentaires et pour lesquelles le taux régulier de l’employé est multiplié par un et demi. L’admissibilité aux heures supplémentaires est définie par chaque territoire de compétence et selon les heures travaillées dans une semaine, les heures travaillées pour un jour donné ou la combinaison des deux.
Périodes de paie
Documentez la fréquence à laquelle vous payez vos employés. Les paiements hebdomadaires, aux deux semaines ou bimensuels sont les plus courants. Notez également quel jour précis de la semaine (ou la ou les dates du mois pour les paies bimensuelles ou mensuelles) sera votre jour de paie.
Retenues salariales obligatoires
Indiquez tous les impôts fédéral et provincial qui seront déduits des chèques de paie de vos employés. Incluez des renseignements qui expliquent le fonctionnement des saisies de salaire sur les formulaires que les employés doivent remplir pour assurer l’exactitude des montants des retenues.
Retenues salariales facultatives
Si vous offrez une assurance maladie ou des régimes de retraite à vos employés, expliquez les coûts liés à ceux-ci et comment ils peuvent y participer. Veuillez également fournir des renseignements sur le paiement des avantages sociaux avec des retenues effectuées avant ou après impôts.
Structure salariale
Soyez transparent au sujet des différentes façons de rémunérer les employés dans votre entreprise, que ce soit le taux horaire, le salaire, les primes, les commissions ou les options d’achat d’actions. De plus, accordez une attention particulière aux lois provinciales qui s’appliquent au paiement des salaires finaux à ceux qui quittent votre organisation.
Tenue des dossiers de paie
Les autorités fiscales fédérales et provinciales exigent que les dossiers de paie soient conservés pendant certaines périodes (7 ans dans le cas de l’ARC). Consignez les lois relatives à la tenue des dossiers qui s’appliquent à vous ainsi que la façon dont vous préserverez la confidentialité des dossiers.
Désigner un gestionnaire de la paie
Chaque entreprise a besoin d’une personne pour gérer la paie. Vous pouvez embaucher un employé spécialement à cette fin, mais dans la plupart des cas, le rôle est rempli par un gestionnaire de bureau, un directeur des ressources humaines ou parfois même le propriétaire. Par conséquent, plusieurs administrateurs de la paie ont des responsabilités qui dépassent le simple traitement de la paie. Ils doivent souvent offrir du soutien à la clientèle et répondre aux questions des employés, analyser le système de paie, être au courant des questions de réglementation, collaborer avec les vérificateurs et régler les erreurs techniques.
Ceux qui se distinguent en tant que gestionnaire de la paie détiennent un ensemble de compétences précises. Ils sont minutieux et organisés. Ils possèdent des aptitudes en analyse et sont à l’aise avec la technologie. Leur succès dépend toutefois du travail d’équipe des employés, des gestionnaires et du service des ressources humaines. Par exemple, les employés doivent soumettre des renseignements exacts et les gestionnaires doivent approuver rapidement les fiches de présence afin que la paie soit traitée correctement et rapidement.
Suivi des heures et présences des employés
La façon dont votre administrateur de la paie gère les heures et présences – à l’aide d’un horodateur, d’une application mobile ou d’un papier et d’un crayon – vous revient entièrement. Gardez toutefois en tête que le traitement manuel de la paie ouvre la porte aux erreurs humaines. Vous pouvez éliminer bon nombre de ces erreurs, accélérer les flux de travaux et faciliter la tâche au gestionnaire de la paie en utilisant une solution automatisée de gestion des heures et présences qui s’intègre à la paie.
Calculer les impôts
En tant qu’employeur, vous êtes responsable du calcul de l’impôt fédéral et provincial et de son prélèvement sur le chèque de paie de chaque employé. Le montant que vous prélevez est calculé en fonction des formulaires TD-1 et W-4 soumis par vos employés et des taux d’imposition en vigueur. De plus, le gouvernement canadien exige que vous effectuiez des retenues au titre de l’assurance-emploi (AE), de l’impôt fédéral sur le revenu et (pour les employés situés à l’extérieur du Québec) du Régime de pensions du Canada (RPC); tandis que pour vos employés du Québec, RQ exige que vous reteniez l’impôt sur le revenu du Québec et les cotisations au Régime de rentes du Québec (RRQ) et au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP). Si vous avez des employés qui sont situés dans les Territoires du Nord-Ouest ou au Nunavut, vous devrez retenir l’impôt sur la paie de 2 % et verser ces montants. En tant qu’employeur, vous devez également cotiser au RPC, à l’AE et au RRQ en fonction des cotisations de vos employés; et pour vos employés du Québec, vous devez cotiser au RQAP en fonction du taux de l’employeur actuel, au Fonds des services de santé (FSS) et à la CNESST. Si vous avez des employés en Ontario, vous pourriez être assujetti à l’impôt-santé des employeurs de l’Ontario (ISE), alors que si vous avez des employés au Manitoba et/ou à Terre-Neuve, vous pourriez devoir verser des cotisations à l’HAPSET (impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire) dans chacune de ces provinces. De plus, vous devez verser des primes d’indemnité pour accident du travail dans chaque province où vos employés travaillent.
Retenues salariales supplémentaires
Les employés peuvent vous demander de retenir de l’argent sur leur chèque de paie pour financer un régime de retraite et des primes d’assurance. Dans les deux cas, un formulaire de consentement distinct est requis. Parfois, vous devez effectuer des retenues supplémentaires au titre des saisies du salaire ordonnées par le tribunal, comme les pensions alimentaires pour des enfants ou un ancien conjoint.
Conformité en matière de relevés de paie
La plupart des provinces exigent que vous fournissiez un relevé de paie en format papier ou électronique au moment du paiement des salaires. Certaines lois permettent aux employés d’adhérer aux relevés électroniques ou de les refuser. Vous devrez peut-être vous assurer qu’ils peuvent facilement visualiser ou imprimer leurs renseignements sur la paie.
L’objectif de ces règlements est la transparence. Le taux horaire, les heures travaillées, les avantages imposables, la paie brute, la paie nette et les retenues constituent des renseignements généralement requis. Évitez les infractions en communiquant avec les organismes provinciaux régissant les normes du travail pour obtenir les lignes directrices relatives aux relevés de paie.
Comment émettre des chèques de paie
Vous pouvez acheter des feuilles de chèques auprès de la banque responsable de votre compte pour la paie ou auprès d’un magasin de fournitures de bureau. Au moment de la commande, assurez-vous que les feuilles de chèques sont conçues pour éviter la fraude, qu’elles sont imprimées avec de l’encre magnétique qui peut être reconnue par un éditeur lecteur de chèques et qu’elles comprennent tous les renseignements requis. La plupart des feuilles de chèques indiquent le nom de votre entreprise, le nom et l’adresse de l’employé, le numéro de chèque et la date, ainsi que le nom et l’adresse de la banque. Une fois les chèques imprimés, placez-les dans des enveloppes scellées à deux fenêtres de sorte que les adresses de destination et de retour soient visibles, affranchissez-les suffisamment et postez-les. Ce processus peut être simplifié à l’aide d’un service de paie qui comprend, dans certains cas, la création des feuilles de chèques, l’impression des relevés de paie, la mise de ceux-ci dans des enveloppes scellées et leur livraison.
Le dépôt direct par rapport au chèque de paie
Les chèques de paie imprimés ont longtemps constitué la méthode éprouvée de rémunération, mais grâce à la technologie, le paiement par dépôt direct est devenu la méthode privilégiée par les employeurs canadiens pour payer leurs employés.
Le dépôt direct transfère des fonds par voie électronique de votre compte bancaire pour la paie au compte bancaire personnel de vos employés. Les transactions sont rapides et sans frais dans la plupart des banques. Pour ces raisons, le dépôt direct a nettement surpassé l’usage des chèques imprimés comme mode de paiement privilégié. Toutefois, les employés doivent posséder un compte bancaire valide qui peut recevoir les dépôts directs.
Peu importe le mode de versement des salaires que vous choisissez d’offrir à vos employés, assurez-vous de passer en revue toutes les exigences propres à une province. La plupart des provinces autorisent le paiement électronique, mais il ne peut généralement constituer la seule option.
Comment puis-je améliorer mon processus de traitement de la paie?
Les longues heures consacrées au travail administratif et à répondre aux lettres de l’ARC, de RQ ou d’autres administrations fiscales provinciales, ou aux ordonnances de tribunal pour les saisies de salaire ou des pensions alimentaires sont des indices révélateurs qui portent à croire que votre processus de paie gagnerait à être amélioré. Voici quelques conseils pour rationaliser vos activités :
- Unifiez vos périodes de paie
Verser des salaires à différents types de travailleurs selon des horaires différents (par exemple, verser une paie hebdomadaire à des employés horaires et verser une paie bimensuelle à des employés salariés) complexifie le traitement de la paie. Trouvez une période de paie qui respecte les lois provinciales et qui convient bien à l’ensemble de votre main-d’œuvre. - Investissez dans un logiciel de traitement de la paie
Les fonctions automatisées offertes dans un logiciel de traitement de la paie éliminent les tâches répétitives comme la saisie de données manuelle. Cela réduit les erreurs, vous fait gagner du temps et améliore la conformité. - Intégrez d’autres processus à votre traitement de la paie
Plusieurs types de logiciels de traitement de la paie s’intègrent sans problème aux horodateurs et aux grands livres. Lorsque ces opérations sont synchronisées, il est possible que les calculs de la paie soient plus précis. - Utilisez des solutions numériques de gestion des heures
Les fiches de présence papier génèrent souvent des erreurs. Le logiciel de suivi des heures utilise la vérification biométrique afin d’éviter toute fraude et il calcule automatiquement les heures travaillées. - Tenez-vous au courant des exigences réglementaires
Les lois qui régissent le traitement de la paie et l’emploi changent constamment. Demeurer informé au sujet de la plus récente législation vous aidera à rester conforme et à éviter des pénalités coûteuses. - Travaillez avec un fournisseur de services de paie
Souvent, la façon la plus sûre d’améliorer votre processus de traitement de la paie est de faire appel à un fournisseur en mesure de gérer tous les aspects de la paie pour vous. Ayez l’esprit tranquille en sachant que vos employés sont payés à temps et que vos impôts sont préparés avec exactitude.
Foire aux questions relative au traitement de la paie
Voyez ce que les employeurs veulent savoir au sujet du traitement de la paie :
Combien de temps faut-il pour traiter la paie?
Le temps nécessaire au traitement de la paie varie en fonction de la méthode choisie. Les calculs manuels peuvent prendre des heures voire des jours, selon le nombre d’employés que vous avez et les lois auxquelles vous devez vous conformer. Si vous formez une grande entreprise qui exerce ses activités dans différentes provinces, le traitement manuel de la paie est généralement non viable. Une approche plus efficace consiste à utiliser un logiciel de traitement de la paie qui peut traiter la paie en quelques minutes grâce à l’automatisation.
Qu’est-ce que le traitement du cycle complet de la paie?
Le temps entre chaque jour de paie est connu sous le nom de cycle de paie. Il peut être aussi court qu’une semaine ou aussi long qu’un mois. Durant cette période, de nombreuses étapes se répètent :
- Les employés travaillent et font le suivi de leurs heures.
- La paie brute est calculée en fonction du salaire de la période de paie, ou du salaire horaire, multiplié par le nombre d’heures.
- Les impôts et autres retenues sont prélevés sur les salaires et les avantages imposables applicables sont inclus lors du calcul des impôts.
- Le versement de la paie nette aux employés est effectué par dépôt direct ou par chèque de paie.
Qu’est-ce que le traitement de la paie de bout en bout?
Le traitement de la paie de bout en bout intègre le traitement de la paie à d’autres aspects de la gestion de la main-d’œuvre comme l’évaluation du rendement, la formation, la planification d’horaires, les avantages sociaux et la rémunération. En établissant ce lien stratégique, vous pouvez améliorer la communication, la tenue de dossiers, l’analyse et l’efficacité tout au long du cycle de vie de l’employé.
Pourquoi le traitement de la paie est-il important?
Le traitement de la paie est important, car le paiement des employés en retard ou la production de déclarations d’impôt erronées peut entraîner des pénalités et des intérêts sur les impôts impayés. Un traitement de la paie non fiable peut également affecter le moral des employés et ternir la réputation de votre entreprise. Lorsque vous prenez en compte ces ramifications, il est souvent préférable de dédier les ressources nécessaires, qu’elles soient monétaires ou temporelles, afin d’assurer un traitement précis de la paie.
Que faut-il pour traiter la paie?
Un processus de traitement de la paie doit être en place avant l’embauche de votre premier employé. Vous devrez généralement :
- demander un numéro d’entreprise fédéral;
- obtenir les numéros d’identification aux fins de l’impôt provincial et les numéros d’identification des organismes provinciaux d’indemnisation des travailleurs, le cas échéant;
- rassembler les documents fiscaux des employés (formulaire TD-1, formulaire TD-1WS, TD-1X (pour les employés à commission), formulaire TD-1 provincial ou TD-1WS et (pour les employés du Québec) le formulaire TP-1015.3;
- ouvrir un compte de banque dédié au paiement des employés et de l’impôt;
- embaucher ou désigner un gestionnaire de la paie;
- élaborer un calendrier de paie;
- créer une politique d’entreprise relative à la paie.
Quels sont les types de traitement de la paie?
Lorsque vient le temps de traiter la paie, différentes options s’offrent à vous en fonction de la taille de votre entreprise et de vos besoins individuels. Les plus courantes sont les suivantes :
- Le faire vous-même
- Impartir le traitement de la paie à un comptable
- Acheter un logiciel de traitement de la paie
- Faire appel à un fournisseur de services de gestion de la paie
Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse des obligations relatives à la paie d’un employeur et ne constitue pas une source complète des exigences. Il fournit de l’information pratique sur le sujet couvert et est fourni étant entendu qu’il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal ou un autre service professionnel d’ADP.
