En quoi consistent les dossiers de paie?

Les dossiers de paie comprennent toute la documentation sur la paie que les entreprises doivent conserver pour chaque personne qu’elles emploient. Ils incluent tout ce qui documente les taux de paie, les retenues d’impôt, les heures travaillées, les cotisations aux avantages sociaux et plus encore.

Combien de temps et pour quelle raison doit-on conserver des dossiers de paie?

L'Agence du revenu du Canada (ARC) recommande de conserver tous les dossiers de paie pendant six ans à partir de la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent. Le fait d’avoir des dossiers bien tenus facilite pour les employeurs la préparation de déclarations de revenus et leur transmission aux agences gouvernementales. L’utilisation d’un logiciel de traitement de la paie doté de fonctions libre-service améliore l’expérience des employés. Ils peuvent accéder à leurs renseignements sur l’impôt et la paie et télécharger des formulaires de façon autonome par l’intermédiaire du système.

Les dossiers de paie contiennent des données précieuses sur les salaires et l’impôt qui peuvent aider les entreprises à établir de meilleurs budgets et à gérer les frais de main-d’œuvre. Ils sont également utiles aux employés qui peuvent avoir besoin de documents de paie pour la vérification de leur preuve d’emploi pour diverses raisons, notamment la location d’un appartement ou la demande d’un prêt.

Quels documents contiennent les dossiers de paie?

Si un document vous aide à traiter la paie d’un employé, gardez-le dans son fichier de paie. Les dossiers de paies sont constitués de tout document qui comprend notamment les renseignements suivants :

• Renseignements personnels des employés
  Le nom, l’adresse, les numéros de téléphone, les adresses de courriel, les renseignements relatifs au dépôt direct, les coordonnées des personnes à joindre en cas d’urgence, la date de naissance, la profession, le numéro d’assurance sociale et les renseignements relatifs à l’adhésion au régime d’avantages sociaux
• Renseignements sur l’emploi
  Les lettres d’offre, les données sur l’admissibilité à l’emploi, le statut (à temps plein ou à temps partiel), la vérification des antécédents, les références, les politiques de l’entreprise signées, les évaluations et les renseignements relatifs à la cessation d’emploi
• Fiches de présence
  Les heures normales, les heures supplémentaires et les heures travaillées par jour, semaine et période de paie
• Renseignements sur la paie
  Le taux de paie, les dates de début et de fin de la semaine de travail, le total des heures travaillées, l’entente de paiement ou la base de rémunération de l’employé (p. ex., horaire, salaire, commission, etc.) et la classification de l’employé (p. ex., exempté ou non exempté)
• Documents fiscaux
  Les feuillets d’impôt fédéral, provincial et local et les copies de déclarations fiscales
• Renseignements sur les retenues
  Les retenues pour avantages sociaux, les ordonnances de saisie du salaire, les cotisations syndicales et les renseignements sur la rémunération différée
• Enregistrements de congé d’absence autorisé payé et non payé
  Les soldes de jours de vacances et les montants de paiement associés, ainsi que les enregistrements relatifs à tout autre type de congé, notamment le congé de maladie payé
• Renseignements relatifs au dépôt direct
  Le nom des institutions financières, les numéros de compte et d’acheminement
• Formulaires de remboursement
  Les notes de frais liées au déplacement pour le travail, les fournitures de bureau, etc.
• Enregistrements de paie
  Les registres de paie et autres documents comprenant des renseignements sur la paie, notamment les dates de début et de fin de la période de paie, les dates de paiement et le type de versement du salaire (p. ex., normal, heures supplémentaires, crédits pour pourboire, primes, commission, heures de congé payé, etc.)

Liste de vérification des dossiers de paie des employés

Une liste de vérification peut vous aider à vous assurer que les dossiers de paie sont complets. Voici les renseignements que l’on trouve généralement dans les fichiers de paie ::

• Nom complet de l’employé
• Adresse
• Date de début
• Date de naissance
• Numéro d’assurance sociale (NAS)
• Profession
• Lettre d’offre
• Taux de paie
• Bordereaux de paie
• Formulaires de retenues d’impôt des compétences fédérale et provinciale
• TPS/TVH : les personnes inscrites, les remises et les remboursements
• Retenues salariales
• Formulaire d’autorisation de dépôt direct
• Employé horaire ou salarié
• Total des revenus d’heures supplémentaires
• Total des heures travaillées chaque jour et chaque semaine
• Fiches de présence
• Temps de vacances et enregistrements de paie
• Renseignements relatifs aux congés
• Renseignements relatifs au remboursement des dépenses
• Toute autorisation relative à la divulgation de renseignements confidentiels
• Documents et justifications liés aux augmentations de salaire
• Renseignements sur les avantages sociaux et les retenues
• Cotisations de l’employeur
• Paiement de primes et de commissions
• Renseignements sur le chèque de paie final si l’employé fait l’objet d’une cessation d’emploi

Où doit-on conserver les documents de paie?

La plupart des organisations conservent leurs documents de paie sous forme numérique dans le nuage ou sur des disques durs externes. Le stockage en nuage est généralement l’option la plus sécuritaire, et c’est donc la raison pour laquelle de nombreux fournisseurs de services de paie l’utilisent. Cependant, la tenue des dossiers est en fin de compte la responsabilité des employeurs. Ils doivent télécharger les rapports et les documents appropriés du fournisseur de services et les conserver pendant la période requise.

Comment doit-on conserver les dossiers de paie?

Les dossiers papier sont une option pour les petites entreprises, mais les employeurs peuvent rapidement manquer d’espace et avoir besoin d’une solution de stockage personnalisée. Ceux qui préfèrent conserver des copies papier ont également besoin d’une solution de stockage physique sécuritaire.

Les moyennes et grandes entreprises quant à elles doivent généralement avoir recours à la tenue de dossiers numérique automatisée ou semi-automatisée. Elles utilisent un logiciel de traitement de la paie qui leur fournit les rapports et les documents liés à la paie nécessaires pour assurer la conformité et qui effectue la mise à jour des dossiers à chaque traitement de la paie.

Foire aux questions

Qu’entend-on par dossiers de paie?
Les dossiers de paie constituent l’ensemble des documents sur la paie que les employeurs doivent conserver pour chaque employé dans leur lieu de travail.

Quels renseignements contient un dossier de paie?
Le dossier de paie de chaque employé comprend habituellement ce qui suit :

• Renseignements personnels (nom, adresse, etc.)
• Renseignements sur l’emploi (date de début, lettres d’offre, etc.)
• Taux de paie
• Fiches de présence
• Enregistrements de paiements
• Retenues d’impôt et retenues pour avantages sociaux
• Soldes de vacances, de congé de maladie payé ou d’autres congés
• Renseignements bancaires
• Notes de frais liées au travail

Comment puis-je créer un dossier de paie?

Il est possible de créer des dossiers de paie manuellement. Toutefois, l’utilisation d’un logiciel de gestion de la paie doté d’une fonction de rapports standard intégrés que les employeurs peuvent utiliser aux fins de la tenue de dossiers s’avère habituellement une méthode plus efficace et plus précise.

Ai-je besoin d’un dossier de paie pour un seul employé?
Oui, même les employeurs n’ayant qu’un seul employé doivent constituer un dossier de paie et conserver les documents nécessaires à des fins de conformité.

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Cet article doit être utilisé comme point de départ de l’analyse des obligations liées à la paie d’un employeur et ne constitue pas une liste complète des exigences. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.