Les attentes relatives à la paie ont évolué. De nos jours, de nombreux employés préfèrent les options de paie sans papier aux chèques de paie. Les employeurs peuvent répondre à cette demande en configurant le dépôt direct pour leurs employés. Mais qu’est-ce que le dépôt direct exactement, et à quel point est-ce complexe de passer des chèques de paie au dépôt direct? Avant d’explorer de quelle manière il est possible de faire la transition, il est utile de comprendre de quoi il s’agit et les avantages qu’il offre.

Qu’est-ce que le dépôt direct?

Le dépôt direct est le transfert électronique de la paie nette de l’institution financière d’un employeur vers le compte bancaire personnel d’un employé. Cet échange s’effectue au moyen du transfert électronique de fonds (TEF).

Quels sont les avantages du dépôt direct?

Le dépôt direct a surpassé les chèques de paie imprimés comme moyen de paiement du salaire préféré en grande partie parce qu’il est plus rapide et plus sécuritaire. Il y a aussi beaucoup d’autres aspects du dépôt direct qui profitent aux employeurs et aux employés.

Avantages du dépôt direct pour les employés

Il fut un temps où les employés s’inquiétaient de ne pas pouvoir déposer leur chèque en raison des heures d’ouverture peu commodes des banques ou du mauvais temps. Le dépôt direct a éliminé ces facteurs de stress. Les caractéristiques suivantes des paiements électroniques figurent parmi celles que les employés aiment le plus :

  • Rapidité : les fonds sont versés rapidement, le délai d’attente est donc réduit au minimum et l’accès au salaire est plus rapide.
  • Sécurité : le risque de perte ou de vol de chèques est éliminé entièrement, car les fonds sont transférés électroniquement directement dans le compte de l’employé.
  • Commodité :  il n’est plus nécessaire d’aller à la banque ou au guichet automatique pour déposer les chèques, ce qui représente une économie de temps.
  • Exactitude : les dossiers électroniques et l’accès aux services bancaires mobiles ou en ligne facilitent la correction des erreurs ou la localisation des fonds manquants.

Avantages du dépôt direct pour les employeurs

Le dépôt direct est aussi profitable aux employeurs qu’aux employés. Grâce aux paiements électroniques, les entreprises peuvent faire ce qui suit :

  • Prévenir la fraude : le dépôt direct contribue à protéger vos ressources financières, car les chèques perdus ou volés sur lesquels figurent les renseignements de vos comptes d’entreprise constituent une menace à la sécurité.
  • Réduction du temps de travail : les professionnels des RH consacrent moins de temps à gérer la paperasse liée aux chèques de paie, et à poster ou à distribuer les chèques papier.
  • Tenue de dossiers exacts : passer à l’option sans papier simplifie la tenue des dossiers et la capacité à consulter l’historique des transactions.

Avantages du dépôt direct pour les propriétaires de petite entreprise

Le dépôt direct profite à tous les employeurs, et il est particulièrement avantageux pour les petites entreprises qui peuvent exercer leurs activités avec un budget serré. Lorsque les employeurs distribuent des chèques de paie, ils ont peu de contrôle sur le moment où les employés les déposent. Un manque de liquidités peut survenir si les employés retirent les fonds au même moment où le loyer, les services publics ou les autres dépenses doivent être payés. Le dépôt direct atténue ce problème parce qu’il permet aux employeurs de planifier de manière régulière le moment exact auquel leur compte sera débité. De cette façon, ils peuvent mieux gérer leurs finances et payer leurs factures et leurs employés.

Inconvénients du dépôt direct

Le dépôt direct s’accompagne d’un gain d’efficacité mais aussi d’un risque de piratage du système de sécurité en ligne. Les attaques de cybersécurité relatives aux renseignements financiers comprennent ce qui suit :

  • Attaques par porte dérobée : lorsque les voleurs exploitent d’autres méthodes d’accès à une base de données qui ne nécessitent pas de méthode d’authentification traditionnelle.
  • Attaques de déni de service : lorsqu’un utilisateur légitime ne peut accéder à un système, souvent parce qu’il a entré un mauvais mot de passe trop de fois, entraînant le verrouillage du compte.
  • Attaques par accès direct : lorsque des bogues et des virus permettent d’accéder à un système et de copier ses renseignements.

Fournisseurs de services de dépôt direct pour les petites entreprises

Certains fournisseurs de services de paie offrent des services de dépôt direct aux petites entreprises après avoir effectué une vérification de solvabilité. Une fois que l’employeur est approuvé, le fournisseur traite les paiements électroniques automatiquement à chaque cycle de paie.

Les autres options de dépôt direct pour les petites entreprises nécessitent que l’employeur trouve un fournisseur tiers ou qu’il effectue des virements de fonds, lesquels comportent habituellement des frais par transfert, par employé. Quel est le coût du dépôt direct dans ces cas? Il varie en fonction du nombre d’employés de l’entreprise et de son contrat avec le fournisseur.

Meilleurs fournisseurs de services de dépôt direct pour les petites entreprises

Parmi les options de dépôt direct offertes, la collaboration avec un fournisseur de services de paie s’avère le moyen le plus efficace et le plus économique pour les petites entreprises de payer leurs employés. Il n’y a généralement pas de frais supplémentaires, que l’employeur choisisse d’utiliser le dépôt direct ou d’émettre des chèques, et le fournisseur gère les transferts électroniques en son nom.

Comment configurer le dépôt direct pour les employés – un aperçu étape par étape

Suivez les étapes simples ci-dessous afin de commencer à payer vos employés par dépôt direct :

  1. Choisir un fournisseur de services de paie : les employeurs peuvent choisir de collaborer avec la banque qui gère leur compte bancaire d’entreprise ou avec un fournisseur de services de paie capable d’effectuer le dépôt direct.
  2. Créer un compte de paie d’entreprise : il est nécessaire d’avoir un compte bancaire d’entreprise pour effectuer des dépôts directs. Les entreprises qui collaborent avec un fournisseur de services de paie peuvent devoir fournir des renseignements sur leur entreprise et leur compte bancaire.
  3. Recueillir les renseignements sur les employés : chaque employé doit fournir les renseignements suivants à son employeur : nom de la banque, numéro de transit, numéro de banque (institution) et numéro de compte. Ces renseignements se trouvent sur un chèque annulé de l’institution financière d’un employé.
  4. Téléverser les données d’employé : si le fournisseur de services de paie offre des fonctions de libre-service, il se peut que les employés puissent entrer eux-mêmes leurs renseignements bancaires dans le logiciel de traitement de la paie. Sinon, l’employeur sera responsable de fournir à l’institution financière ou au fournisseur de services de paie les renseignements requis.
  5. Synchroniser le dépôt direct avec un calendrier de paie : certaines banques et certains fournisseurs de services de paie exigent que la paie soit traitée un certain nombre de jours avant le jour de paie dans le cas des dépôts directs. Les entreprises qui payaient déjà leurs employés doivent s’assurer que leur calendrier de dépôt direct s’harmonisera avec leur calendrier de paie existant ou ils devront en créer un nouveau.
  6. Traiter la paie : si tout est configuré correctement, les employés recevront automatiquement leur salaire dans leur compte bancaire chaque fois que la paie est traitée.

Foire aux questions

Combien de temps faut-il pour configurer le dépôt direct?
La configuration du dépôt direct peut prendre entre une journée et quelques semaines, en fonction du fournisseur. Cette période d’attente s’applique chaque fois que l’on ajoute de nouveaux employés au système.

Combien coûte la configuration du dépôt direct?
Le coût lié à la configuration du dépôt direct varie généralement en fonction de la banque, de la taille de l’entreprise et de l’entente contractuelle entre les deux. Certaines banques peuvent également facturer des frais de service mensuels ou des frais de transaction. Les fournisseurs de services de paie, quant à eux, incluent souvent les coûts liés au dépôt direct dans leur offre de services de base sans frais supplémentaires.

Les employeurs doivent-ils payer pour le dépôt direct?
Les fournisseurs de services de paie incluent généralement les coûts liés au dépôt direct dans leurs services de base aux petites entreprises sans frais supplémentaires. Toutefois, les banques et les applications de tiers peuvent facturer aux employeurs des frais par transfert et par employé.

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