Les bordereaux de paie, aussi appelés déclarations de salaire ou relevés de paie, sont un outil essentiel qui permet aux employés de comprendre leurs revenus, et aux employeurs de gérer tout différend lié aux salaires, aux heures ou aux impôts.

TABLE DES MATIÈRES

Qu’est-ce qu’un bordereau de paie?

Un bordereau de paie est un document qui résume la paie brute, les impôts, les retenues et la paie nette d’un employé. Il est possible de le transmettre sous forme de document papier avec un chèque de paie, ou par voie électronique. Dans certains cas, les employés pourraient devoir consentir à l’envoi électronique de leurs bordereaux de paie.

À quoi les bordereaux de paie servent-ils?

Les employeurs et les employés peuvent utiliser les bordereaux de paie pour assurer l’exactitude de la rémunération. De plus, les prêteurs demandent souvent des bordereaux de paie comme preuve de revenu ou d’emploi avant d’accorder un prêt.

Pourquoi les bordereaux de paie sont-ils importants?

Les bordereaux de paie peuvent s’avérer essentiels pour maintenir la transparence entre employeurs et employés. Ils constituent un enregistrement de rémunération clair, qui comprend le salaire, les primes et les retenues, ce qui peut aider à prévenir les malentendus liés à la paie.

Quels renseignements un bordereau de paie contient-il?

Un bordereau de paie fournit des renseignements essentiels pouvant aider un employé à gérer ses revenus, à planifier et à budgéter ses dépenses et à assurer l’exactitude de ses enregistrements de paie. Les éléments suivants sont généralement inclus sur un bordereau de paie :

Salaire brut

La méthode de calcul du salaire brut varie selon la structure de paiement de l’employé. La paie brute des employés salariés est calculée en divisant le salaire annuel par le nombre de périodes de paie dans une année. Ainsi, une personne qui gagne un salaire annuel de 48 000 $ et qui reçoit des paiements mensuels toucherait une paie brute mensuelle de 4 000 $.

Dans le cas des employés rémunérés à l’heure, la paie brute est calculée en multipliant le salaire horaire par le nombre total d’heures travaillées au cours d’une période de paie. Par exemple, un employé à temps partiel qui gagne 12 $ par heure et qui travaille 35 heures par semaine toucherait une paie brute de 420 $. En outre, toutes les heures supplémentaires travaillées doivent être incluses dans ce calcul, à l’aide des taux d’heures supplémentaires applicables.

Retenues

Les retenues sont des montants précis soustraits du salaire brut total d’un employé. Elles peuvent comprendre les impôts et les cotisations. Sur les bordereaux de paie, les retenues sont généralement indiquées dans la section des retenues courantes, qui affiche les retenues prélevées pendant le cycle de paie en cours, ou les retenues peuvent figurer dans la section des retenues cumulatives annuelles, qui présente les montants totaux prélevés pour chaque catégorie de retenue au cours de l’année.

Cotisations

Les cotisations de l’employeur, qui peuvent varier selon les avantages sociaux offerts, peuvent faire partie du revenu total d’un employé et être assujetties aux impôts applicables.

Paie nette

La paie nette, aussi appelée le salaire net, correspond au montant final que reçoit l’employé après la déduction de toutes les retenues de son salaire brut. Il est possible de verser ce montant par dépôt direct ou par chèque.

La valeur totale des retenues a une incidence sur la paie nette d’un employé, qui peut être beaucoup moins élevée que sa paie brute. Le bordereau de paie de l’employé indique à la fois la paie nette pour la période de paie en cours et la paie nette cumulative pour l’année.

Saisies-arrêts

Les saisies-arrêts s’appliquent uniquement aux employés tenus, par un tribunal ou un organisme provincial, de prélever une partie de leur salaire. Le tribunal peut imposer cette obligation notamment pour une pension alimentaire pour enfants ou pour rembourser une dette importante.

Congés rémunérés

Le bordereau de paie peut indiquer tout paiement reçu par des employés pendant des périodes d’absence. Ce détail est important à la fois pour les employeurs et les employés afin d’éviter les malentendus au sujet du montant payé lors des congés.

Période de paie

La section relative aux périodes de paie indique les dates de début et de fin de la période, le nombre total d’heures travaillées et la date de paie de l’employé.

Taux de paie

Le taux de paie correspond à la rémunération touchée pour les heures travaillées, qui peut aussi comprendre le paiement d’heures supplémentaires.

Coordonnées

Il peut s’avérer important d’inclure les coordonnées de l’employeur et de l’employé sur les bordereaux de paie, car elles peuvent faciliter une gestion précise de la paie. Ces renseignements peuvent aussi comprendre le nom et l’adresse des deux parties.

Les employeurs sont-ils tenus de fournir des bordereaux de paie?

Selon le gouvernement du Canada, les employeurs doivent fournir à leurs employés des renseignements relatifs à leur emploi. Ces renseignements comprennent les bordereaux de paie, que les employés devraient obtenir dans leurs 30 premiers jours d’emploi. Les bordereaux d’emploi doivent être conservés 36 mois après la fin de l’emploi. En outre, un employé peut demander des copies de ses relevés en tout temps.

Meilleures pratiques relatives aux bordereaux de paie

Les erreurs relatives à la paie peuvent créer de la confusion et des problèmes juridiques pour les employeurs. Il est donc important de suivre les meilleures pratiques pour assurer une livraison précise et en temps opportun des bordereaux de paie. Voici quelques conseils pour vous aider à éviter ces situations :

  • Assurez-vous de comprendre les exigences locales : Des ressources relatives aux exigences provinciales et territoriales en matière de paie peuvent fournir des renseignements sur les exigences liées aux bordereaux de paie utiles pour rester conforme.
  • Incluez tous les renseignements nécessaires : Comme nous l’avons mentionné auparavant, le Code canadien du travail (CCT) exige que les relevés de paie comprennent des renseignements précis, comme les heures, les taux de paie, les retenues, la période de paie, etc.
  • Assurez un accès facile aux bordereaux de paie : En vertu du CCT, les employeurs doivent fournir des bordereaux de paie électroniques à leurs employés. Cela permet aux employés d’y accéder facilement en tout temps. Par exemple, si un employé demande un prêt, il peut obtenir son bordereau de paie sans stress inutile ou sans avoir à présenter une demande aux RH.
  • Songez à impartir la paie : Les organisations peuvent avoir avantage à confier leur paie à des experts qui s’assurent qu’elle est conforme à la réglementation actuelle.
  • Envisagez d’utiliser un logiciel de traitement de la paie : La mise en place d’une solution logicielle de traitement de la paie peut aussi aider une organisation à respecter les exigences liées aux bordereaux de paie. Les solutions de paie d’ADP comprennent la livraison des bordereaux de paie.

Prochaines étapes pour simplifier le traitement de votre paie

Aucun processus de traitement de la paie n’est complet sans un bordereau de paie bien structuré. C’est non seulement important pour les employés, mais il s’agit aussi d’une exigence de la loi. Pour respecter la réglementation en matière de paie, les organisations peuvent envisager de mettre en place une solution logicielle de paie ou carrément d’impartir la paie. Cela peut contribuer à réduire les problèmes juridiques et en matière de conformité et aussi faire en sorte que les employés ont toujours accès à leurs bordereaux de paie, ce qui évite aux RH d’avoir à les fournir lors de chaque traitement de la paie.

Foire aux questions

Est-ce qu’un bordereau de paie est la même chose qu’un relevé de paie?

Il s’agit effectivement de la même chose. On peut aussi l’appeler un talon de chèque de paie, une fiche de paie ou une déclaration de salaire.

Comment puis-je obtenir des bordereaux de paie?

Les employés qui obtiennent des chèques de paie papier trouveront généralement leurs bordereaux de paie joints à ces chèques. D’un autre côté, les employés qui reçoivent leur paie par voie électronique, notamment par dépôt direct, ont souvent la possibilité d’afficher leurs bordereaux de paie sur un portail en ligne de l’entreprise ou de présenter une demande officielle au service des RH.

Pourquoi les employeurs devraient-ils fournir des bordereaux de paie?

La loi oblige généralement les employeurs à fournir des bordereaux de paie. Cela aide également les employés à conserver des dossiers afin d’éviter toute confusion au sujet de la paie.

Que devraient faire les employés avec leurs bordereaux de paie?

On encourage les employés à conserver leurs bordereaux de paie pendant un minimum d’un an afin de pouvoir vérifier l’exactitude des renseignements sur leur relevé d’impôt annuel au moment de faire leur déclaration de revenus.

Que devrait faire un employé s’il ne reçoit pas de bordereaux de paie?

Les employés qui ne reçoivent pas leurs bordereaux de paie et qui veulent vérifier leurs revenus peuvent en demander des copies à leur employeur.

Que devrait faire un employé s’il perd son bordereau de paie?

Les relevés de paie contiennent des données sensibles recherchées par les voleurs d’identité. Par conséquent, il peut être avantageux pour un employé de conserver ses bordereaux de paie dans un endroit sûr et de s’en débarrasser de manière appropriée. Si une copie d’un bordereau de paie est nécessaire, il est habituellement possible de l’obtenir auprès du service des RH ou de la paie de l’employeur, mais la procédure exacte peut varier d’un employeur à l’autre.

Comment de temps devrais-je conserver les bordereaux de paie des employés?

Selon les lois sur la conformité des employeurs au Canada, les relevés d’emploi doivent être conservés 36 mois après la fin de l’emploi.

Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse des bordereaux de paie et ne constitue pas une ressource complète des exigences qui y sont liées. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.