Gestion des départs

Les démissions d’employés inattendues peuvent créer des problèmes sur le lieu de travail. De plus, le congédiement soudain d’un employé peut générer des émotions négatives menant cet employé à parler de sa mauvaise expérience sur des plateformes en ligne que des clients potentiels, des clients, des partenaires et des employés futurs et actuels peuvent voir. Ce genre d’exposition négative peut avoir un effet néfaste sur la réputation d’une entreprise et sur sa capacité à attirer et à conserver des talents.

Par conséquent, il est avantageux pour les employeurs de mettre en place une stratégie réfléchie de gestion des départs. Un tel programme fait en sorte que les employés quittent l’entreprise en bons termes et permet de recueillir des commentaires précieux pouvant mettre en lumière des façons d’améliorer la culture et l’environnement du lieu de travail.

En quoi consiste la gestion des départs?

La gestion des départs permet aux employeurs de conclure leur relation avec les employés. Cette procédure peut comprendre une entrevue de départ, qui a deux objectifs principaux :

1. Conserver une relation amicale avec l’employé qui quitte l’organisation.
2. Obtenir des commentaires précieux pouvant mener à des changements positifs au sein de l’organisation.

Comparaison entre la gestion des départs et l’intégration

L’intégration et la gestion des départs sont deux processus contraires. Dans le cadre de l’intégration, les nouveaux employés se familiarisent avec les politiques de l’entreprise, la culture du lieu de travail et leur contribution à l’avenir de l’organisation. À l’inverse, la gestion des départs aide les employés à se préparer à quitter l’entreprise. Au cours de cette étape, les employés peuvent transmettre des connaissances sur l’entreprise essentielles à leurs successeurs, retourner les outils et l’équipement fournis par leur employeur et présenter un aperçu de leur expérience de travail au sein de l’entreprise.

Pourquoi la gestion des départs est-elle importante?

En règle générale, les employeurs se concentrent habituellement davantage sur le recrutement et l’intégration plutôt que sur la gestion des départs, même si la gestion des départs peut s’avérer tout aussi importante dans le cycle de vie des employés. Par exemple, l’absence d’un processus complet de gestion des départs peut faire rater l’occasion de découvrir pourquoi les employés décident de rester au sein d’une entreprise ou de la quitter. Sans ces renseignements précieux, l’amélioration de l’engagement et de la conservation des employés et le peaufinage des stratégies d’acquisition de talents peuvent devenir difficiles.

Au-delà de la collecte de commentaires, la façon dont une organisation gère les départs d’employés peut influer sur les efforts de recrutement dans d’autres secteurs. Comme mentionné précédemment, de nombreuses plateformes professionnelles en ligne permettent aux employés de faire des publications au sujet de leurs expériences, ce qui peut avoir une incidence sur la perception publique d’une organisation. En outre, les anciens employés peuvent être des candidats parfaits pour de futurs rôles ou des occasions de consultation. Les employeurs ont donc avantage à conserver une bonne relation avec les employés qui quittent leur entreprise.

Meilleures pratiques en matière de gestion des départs

Il peut s’avérer contre-productif d’ignorer les employés qui donnent leur démission ou de hâter leur départ. Les employeurs qui, au contraire, s’efforcent d’assurer une transition harmonieuse et respectent les connaissances et les compétences d’un employé peuvent créer des défenseurs de l’entreprise. Un tel processus de gestion des départs peut comprendre les étapes suivantes :

1. Prévoir l’essentiel pour le départ :
   Prendre le temps de planifier les éléments essentiels en vue du départ d’un employé peut contribuer à un départ harmonieux. Les employeurs devraient songer :
   • à fournir de l’information sur les avantages sociaux relatifs à la santé;
   • à s’assurer du retour des biens de l’entreprise;
   • à révoquer les accès (notamment aux comptes de courriel, aux systèmes, etc.);
   • à confirmer les coordonnées actuelles de l’employé;
   • à transmettre les détails relatifs à toute indemnité de départ, le cas échéant.
2. Répondre aux besoins personnels de l’employé :
   Afin de répondre efficacement aux besoins personnels, il peut être avantageux pour l’entreprise de prévoir une rencontre avec le personnel responsable des avantages sociaux, afin de résoudre rapidement toutes les préoccupations liées à la paie et aux avantages sociaux. Il est important de prioriser les questions comme la gestion des vacances inutilisées ou des congés payés.
3. Coordonner la transition :
   La tenue d’une discussion au sujet des projets et des affectations en cours, ainsi que des fichiers, des personnes-ressources et des ressources nécessaires, peut contribuer à assurer le bon déroulement du travail après le départ de l’employé.
4. Souligner le départ de l’employé :
   L’organisation d’un dîner ou d’une activité pour permettre aux membres de l’équipe de dire au revoir à l’employé et de se rappeler de bons moments vécus ensemble peut contribuer à laisser une impression positive durable de l’organisation à l’employé qui la quitte.
5. Transférer les connaissances :
   Des programmes officiels d’apprentissage et des séances de formation en équipe traitant des connaissances de l’employé qui quitte l’entreprise avant son départ peuvent aider à conserver d’importantes connaissances institutionnelles.
6. Réduire les risques techniques :
   Le retrait de l’accès aux postes de travail et aux services infonuagiques, la mise à jour des connexions aux courriels et la récupération des appareils appartenant à l’employeur sont nécessaires pour protéger les activités et les secrets commerciaux de l’entreprise. Un retrait rapide est essentiel si le départ a lieu dans des circonstances peu cordiales ou si l’employé se joint à l’équipe d’un concurrent.
7. Mener une entrevue de départ :
   Les entrevues de départ et les sondages peuvent être d’excellentes sources d’information et donnent l’occasion de connaître le point de vue de l’employé au sujet de la direction, de la culture du lieu de travail et d’autres éléments. Ces points de vue sont bénéfiques lorsque les employés qui quittent l’entreprise font preuve d’ouverture à propos de leurs expériences et des problèmes auxquels ils sont confrontés depuis longtemps.
8. Finaliser le départ :
   Il est essentiel de s’assurer que les employés savent comment rassembler leurs effets personnels dans leur espace de travail et retourner tout l’équipement appartenant à l’entreprise. Au besoin, la présence d’un agent de sécurité, peut-être accompagné d’un collègue ou d’un superviseur, le dernier jour peut empêcher que l’employé qui quitte l’entreprise ne se sente exclu.
9. Garder contact avec les anciens employés :
   Il est avantageux de garder contact avec les anciens employés, même si ce n’est pas toujours approprié. Le maintien d’un contact peut être utile, car l’ancien employé pourrait continuer d’appuyer la marque et de recommander des employés et des clients, ou réintégrer l’organisation dans un autre rôle plus tard.

Quoi rechercher pendant une entrevue de départ

Les entrevues de départ qui se concentrent sur des sujets essentiels pour l’engagement des employés peuvent permettre d’obtenir des aperçus concrets sur l’organisation, le service ou l’équipe, notamment à propos de ce qui suit :

• La qualité des relations avec les superviseurs directs
• La confiance en la haute direction
• La satisfaction relative à la culture d’entreprise
• Les occasions de croissance professionnelle
• La rémunération et les avantages sociaux offerts

Cinq conseils pour tirer le maximum des entrevues de départ

Il peut être difficile d’obtenir des commentaires sincères lors d’une entrevue de départ. Les employés peuvent oublier des détails, être timides ou craindre de partir sur une mauvaise note. Pour contourner ces obstacles et obtenir des renseignements précieux permettant d’apporter des changements concrets, considérez ces stratégies :

1. Choisissez l’intervieweur avec soin. Optez pour un professionnel des RH ou un gestionnaire d’un autre service pour mener les entrevues de départ. Les employés qui quittent l’entreprise risquent de s’ouvrir davantage à quelqu’un avec qui ils n’ont pas travaillé en étroite collaboration.

2. Laissez à l’employé qui quitte l’entreprise le temps de se préparer. En informant l’employé de son entrevue de départ quelques jours à l’avance, vous lui donnez le temps de réfléchir à ses expériences et de noter des points importants dont il souhaite discuter.

3. Assurez la confidentialité des commentaires. Vous obtiendrez des réponses plus honnêtes si vous assurez à l’employé que ses commentaires seront divulgués uniquement si c’est nécessaire pour améliorer l’entreprise. Cette approche fonctionne particulièrement bien dans les environnements qui favorisent déjà une communication transparente.

4. Offrez des options de rétroaction par voie électronique. Donnez aux employés la possibilité de soumettre des commentaires au moyen de sondages en ligne ou de courriels. Même avec de bonnes intentions, les entrevues de départ en personne peuvent tout de même intimider certaines personnes.

5. Tenez compte des commentaires. Lorsque des commentaires soulignent des éléments à améliorer, les employeurs doivent envisager de prendre les mesures nécessaires. Cela montre aux employés actuels que leur rétroaction est précieuse et que l’organisation est toujours à la recherche de façons d’améliorer l’environnement de travail.

Foire aux questions

Pourquoi les gestionnaires des RH devraient-ils se soucier de la gestion des départs?

Lorsque des employés quittent une entreprise en mauvais termes, il est possible qu’ils exposent leurs plaintes publiquement. Les gestionnaires des RH peuvent privilégier un processus de gestion des départs respectueux et constructif, afin d’éviter de ternir la réputation de l’entreprise et de continuer d’attirer et de conserver les meilleurs talents.

Que peuvent faire les RH pour assurer une gestion des départs fructueuse?

En veillant à effectuer une gestion des départs harmonieuse, les RH peuvent transformer d’anciens employés en ambassadeurs de l’entreprise. Le fait d’écouter les commentaires de l’employé qui quitte l’entreprise et de reconnaître sa contribution peut l’aider à se sentir bien et augmenter les chances qu’il offre une rétroaction honnête.

Comment des processus harmonieux de gestion des départs peuvent-ils améliorer la culture de l’entreprise?

La façon dont une organisation gère le départ de ses employés en dit long sur sa philosophie, sa direction et sa culture. Un processus de gestion des départs élégant et respectueux peut atténuer le risque de départs houleux et possiblement transformer les départs en occasions positives de réflexion et de croissance.

Quels sont les éléments essentiels d’une gestion des départs fructueuse?

La tenue d’entrevues de départ approfondies peut permettre d’obtenir des renseignements critiques pour améliorer l’organisation et la conservation des employés. Par exemple, si les départs d’employés en raison d’information trompeuse sur les postes deviennent une tendance, cela indique la nécessité d’une communication plus précise des attentes liées aux postes dès le départ.

Qui est responsable de la gestion des départs d’employés?

Bien que les RH et les superviseurs directs participent habituellement au processus de gestion des départs, la délégation des entrevues de départ à une personne autre que le supérieur immédiat de l’employé qui quitte l’entreprise peut favoriser une rétroaction plus honnête et plus utile, ce qui est avantageux pour les pratiques futures de l’organisation.

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Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse de la gestion des départs et ne constitue pas une ressource complète des exigences qui y sont liées. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.