L’intégration est un processus de RH qui consiste à intégrer des employés au sein d’une organisation et à leur faire connaître les équipes de direction, leurs collègues et les services interfonctionnels. Il s’agit également d’un bon moment pour donner aux nouveaux employés une idée de la culture et du modèle d’affaires de l’organisation. Le processus comprend habituellement l’orientation, une formation officielle et l’examen des codes de conduite professionnelle. On peut également fournir aux employés du matériel de référence sur les produits et services de l’organisation, ainsi que les spécifications de leurs rôles. Si l’intégration est menée avec succès, elle peut s’avérer une occasion de mobiliser les nouveaux employés dès leur arrivée au sein de l’organisation, ce qui peut accroître la fidélisation du personnel et la productivité.

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Le processus d’intégration des employés

Maintenant que l’on comprend bien ce qu’est l’intégration, voici une liste qui détaille les étapes qu’une organisation peut suivre afin de créer un processus d’intégration harmonieux pour les nouveaux employés :

  1. Fournir des renseignements sur les politiques et les avantages sociaux de l’entreprise
    Il est essentiel de fournir aux employés des renseignements exhaustifs sur les politiques et les avantages sociaux de l’entreprise lors de leur première journée. Ces renseignements englobent tout, de la conformité aux assurances et aux impôts à payer, en passant par les politiques de l’entreprise sur les congés, la diversité et l’inclusion. Une fois cette étape terminée, les nouveaux employés doivent disposer d’un moyen d’accuser réception des politiques susmentionnées et de confirmer qu’ils les ont lues et comprises. Cet accusé de réception peut se faire au moyen de signatures numériques, si l’intégration est effectuée dans un format numérique. De plus, un processus numérique permet également aux organisations d’accélérer l’intégration des employés qui travaillent à distance.
  2. Préciser le rôle, les tâches et les responsabilités
    Il est essentiel que les nouveaux employés comprennent leur rôle et leurs responsabilités afin de réussir. C’est pourquoi un programme d’intégration devrait comprendre une liste détaillée de leurs tâches quotidiennes et de l’ensemble de leurs responsabilités. Les gestionnaires ou les superviseurs immédiats sont en mesure de mieux communiquer ces renseignements aux nouveaux employés.
  3. Faciliter la formation
    La formation des employés est un élément essentiel du processus d’intégration. Même les employés expérimentés ont besoin d’une période de formation pour apprendre les processus au sein de leur nouvelle organisation ou équipe. À l’aide d’un logiciel d’intégration des employés, il est possible de partager du matériel de formation, et on peut fournir aux employés une liste des tâches qu’ils doivent effectuer.
  4. Favoriser l’intégration à la culture organisationnelle
    L’assimilation de la culture d’une organisation est un processus continu; toutefois, il est important que les gestionnaires des RH et les chefs d’équipe définissent bien la culture de l’entreprise lors de l’arrivée des nouveaux employés. Une manière d’y parvenir consiste à s’assurer que la culture est reflétée dans la vision et l’énoncé de mission de l’organisation. Un logiciel d’intégration des employés peut également s’avérer un outil efficace pour fournir aux nouveaux employés un aperçu des membres de l’équipe, du profil de l’entreprise et, en fin de compte, de la culture de l’organisation.
  5. Favoriser la création de liens avec les collègues
    Bien que cela ne relève pas uniquement des gestionnaires ou des RH, il peut être souhaitable pour les employés d’établir un environnement où ils peuvent communiquer librement avec leurs collègues. Les RH ou les gestionnaires peuvent favoriser un tel environnement en mettant en place un système de « compagnons » des nouveaux employés. Ce système consiste à désigner un employé qui aidera un nouvel employé à découvrir le milieu de travail et à acquérir certaines connaissances sur l’entreprise qui ne font souvent pas partie d’un programme d’intégration.

Les avantages d’un processus d’intégration des employés efficace

Un processus d’intégration complet et efficace procure de nombreux avantages, notamment les suivants :

  • Fidélisation du personnel accrue
  • Augmentation de la satisfaction au travail
  • Productivité plus élevée
  • Meilleure compréhension de la culture et des valeurs de l’organisation
  • Meilleure compréhension des attentes liées au rôle
  • Meilleure cohésion d’équipe
  • Économies de temps et d’argent, car les employés peuvent commencer à contribuer à l’entreprise plus rapidement

Une intégration harmonieuse joue un rôle de premier plan au chapitre de la conservation des employés qualifiés et de la promotion d’un rendement élevé, qui s’alignent sur les objectifs généraux de l’organisation. Les nouveaux employés peuvent concevoir le processus d’intégration comme étant un premier aperçu du fonctionnement de votre organisation et de la manière dont elle traite son personnel. Il est souhaitable de mettre à profit cette étape et d’en tirer le meilleur parti pour améliorer la motivation des employés.

Pourquoi l’intégration est-elle importante?

La première journée des nouveaux employés est généralement à la fois excitante et stressante. S’ils ne reçoivent pas un encadrement et un soutien adéquats, leur motivation peut diminuer et il se peut qu’ils peinent à se familiariser avec leur nouveau rôle. Certains employés pourraient même quitter l’organisation si leur intégration s’avère un échec. Cela représente alors une importante perte pour une entreprise, qui doit suivre de nouveau le coûteux processus pour trouver un remplaçant très peu de temps après l’embauche, en plus d’avoir consacré des ressources à la formation et à la rémunération du nouvel employé lors de son passage au sein de l’entreprise. Il est donc essentiel d’avoir une bonne politique d’intégration pour améliorer les taux de fidélisation du personnel.

Intégration à distance

La récente tendance de télétravail a apporté son lot de nouveaux défis avec lesquels les professionnels des RH doivent composer. L’impossibilité d’avoir des contacts en personne avec leurs collègues et de demander de l’aide de manière concrète peut être pénible pour les employés.  On peut faire en sorte que les travailleurs à distance se sentent les bienvenus et soutenus en leur offrant une formation sur la manière d’utiliser les outils de communication et de collaboration de l’entreprise et en leur présentant les principaux gestionnaires et membres de l’équipe au cours de rencontres virtuelles ou d’appels vidéo. Il est possible d’utiliser un logiciel d’intégration simple et facile à comprendre afin de faciliter tout le processus.

Combien de temps faut-il pour effectuer l’intégration des employés?

Un programme d’intégration officiel peut s’étaler sur 30, 90, 180 ou 365 jours. Pendant cette période, les nouveaux employés accomplissent les formalités d’intégration et reçoivent du soutien de la part de leur superviseur et des RH. Idéalement, le processus d’intégration devrait commencer lorsque l’employé accepte la lettre d’offre. Afin de faciliter le processus, on peut inviter les nouveaux employés à se joindre aux plateformes internes à l’avance. Cela les aidera à prendre les devants en lisant les guides de l’employé et les politiques et en se familiarisant avec la culture, la mission et les valeurs de l’entreprise. Voici ce à quoi un processus d’intégration général peut ressembler :

  1. D’une journée à une semaine : faire connaître son rôle à l’employé.
  2. D’une semaine à trois mois : offrir de la formation sur la manière d’effectuer le travail et présenter l’employé à ses collègues et aux membres de l’équipe qui sont essentiels à ses fonctions.
  3. De trois mois à six mois : évaluer le rendement de l’employé par rapport aux indicateurs clés de rendement définis et s’assurer qu’il est outillé afin d’effectuer ses fonctions de manière optimale. Il est également judicieux de recueillir les commentaires de l’employé afin de déterminer son niveau d’engagement.
  4. De six mois à un an : à ce stade, l’employé a habituellement acquis toutes les connaissances liées à son rôle, à l’entreprise et à l’industrie. Il devrait également s’être intégré à l’entreprise et avoir assimilé sa culture.

Meilleures pratiques d’intégration des employés

Une expérience d’employé positive vécue lors de l’arrivée de nouveaux employés au sein d’une organisation constitue un élément indispensable au maintien d’un taux élevé de fidélisation du personnel. Avec l’automatisation et la numérisation qui deviennent des éléments clés du processus d’intégration, les petites entreprises ont maintenant la capacité d’y porter attention afin de pouvoir conserver les talents. Voici quelques meilleures pratiques :

  • S’assurer que l’emploi correspond à la description de poste et vice versa : De nombreux employés se sont fait promettre un certain rôle, pour s’apercevoir ensuite que les tâches et responsabilités réelles étaient complètement différentes de ce à quoi ils s’attendaient. Pour résoudre ce problème, il est essentiel de disposer d’un processus de recrutement et d’entrevue transparent. L’embauche de talents basée sur des descriptions de poste qui ont tout pour plaire aux candidats, plutôt que sur ce en quoi consiste réellement l’emploi, peut inciter les employés à se retirer. L’utilisation d’un logiciel de gestion des talents pour les RH afin de publier des descriptions de poste et de sélectionner les candidats qui correspondent au poste permet aux entreprises d’économiser temps et argent.
  • Automatiser le processus d’intégration : En raison des progrès technologiques, les candidats délaissent les documents à remplir. Une solution efficace consiste à installer un logiciel d’intégration qui vous permet d’entrer des renseignements de base et d’extraire automatiquement d’autres données. Il est possible de configurer les processus d’approbation dans le flux de travaux d’intégration afin d’aviser les nouveaux employés lorsque les formalités et les approbations en vue des prochaines étapes sont terminées. Un logiciel d’intégration peut également permettre aux RH d’assurer la conformité, notamment en ce qui concerne la vérification de documents et des antécédents. Si le logiciel comprend des rappels automatisés, cela élimine le besoin d’effectuer le suivi des tâches à faire, ce qui libère en retour du temps pour le personnel des RH, qui peut alors se concentrer sur les aspects stratégiques de l’intégration. L’automatisation du processus d’intégration peut permettre d’économiser des heures de travail administratif avant et après que les employés se joignent à l’entreprise.
  • Élaborer un calendrier d’intégration de bout en bout et assurer sa mise en œuvre : Afin d’assurer un processus d’intégration plus intelligent et exempt de stress, les RH peuvent créer un calendrier qui comprend une liste d’étapes et d’échéances et le transmettre aux nouveaux employés, afin qu’ils soient sur la même longueur d’onde que les RH et qu’ils sachent à quoi s’attendre.
  • Discuter de tous les sujets nécessaires : Lors de la création d’un programme d’intégration pour les nouveaux employés, il est essentiel de distinguer clairement les éléments obligatoires de ceux qui sont optionnels en fonction notamment de la rémunération, des avantages sociaux et des modalités de travail des employés. Par exemple, un employé salarié n’a probablement pas besoin d’apprendre les procédures liées à un horodateur pour la paie.
  • Fournir tous les renseignements relatifs aux politiques de l’entreprise : Les employés qui quittent une organisation peu de temps après leur embauche représentent un problème courant. Une des raisons derrière ceci pourrait être le manque de renseignements qu’ils ont reçus au sujet des politiques de l’entreprise lors de l’intégration. Par exemple, si un employé n’est pas au courant de la politique sur les congés ou des baisses de salaire liées aux départs hâtifs et qu’il constate des retenues imprévues une fois la paie produite, il se peut qu’il soit extrêmement mécontent, et il pourrait même finir par démissionner. Pour éviter une telle situation, il est important de disposer d’un guide de l’employé bien documenté et de le remettre aux employés dès le départ. Il est également possible de fournir ce guide sur l’intranet de l’entreprise ou sur la plateforme d’intégration.
  • Fournir les outils dont les employés ont besoin pour effectuer leur travail : Cela comprend la préparation de l’espace de travail de l’employé et des cartes d’accès, la création des identifiants de l’employé et la configuration de tout l’équipement informatique nécessaire. Attribuer tous les comptes liés aux communications et au libre-service des employés avant leur arrivée permet également d’économiser du temps par la suite.
  • Organiser une séance d’accueil : L’accueil d’un nouvel employé est une étape déterminante pour faire en sorte qu’il sente qu’il fait partie de l’équipe dès le départ. Afin de s’assurer que cette étape est effectuée correctement, il est possible d’inclure dans un programme d’intégration une liste de personnes que le nouvel employé devrait rencontrer au cours de ses premiers jours. Pour certains rôles, il se peut qu’une rencontre avec l’équipe de direction soit plus appropriée. Cela fera en sorte que le nouvel employé se sentira important et favorisera un sentiment d’inclusion. En présence de barrières géographiques, envisagez d’organiser un appel vidéo entre le nouvel employé et la haute direction. N’oubliez pas que l’objectif est de faire en sorte que le nouvel employé se sente à l’aise et bienvenu, afin qu’il puisse s’intégrer harmonieusement à l’organisation.
  • Évaluer les mesures liées à l’intégration : Un système d’intégration moderne devrait fournir des analyses et des mesures permettant de vérifier l’efficacité et l’efficience du processus. Les mesures clés comprennent les coûts, les niveaux d’engagement, les coûts liés à la formation, les résultats pour les nouveaux employés, les taux de succès relatifs à la gestion de la relève et à la conservation du personnel. Certains services de RH vont un peu plus loin et calculent le rendement du capital investi relatif à l’intégration dans son ensemble en l’associant au rendement, aux coûts liés au perfectionnement, aux statistiques sur l’attrition et aux initiatives en matière de gestion des talents. Ces mesures fournissent aux RH une vision précise des domaines qui peuvent nécessiter des améliorations et de la manière dont elles peuvent améliorer la gestion des coûts liés à l’intégration pour les embauches futures.

Outils et logiciel d’intégration des employés

Embaucher un nouvel employé représente un important investissement qui nécessite beaucoup de temps, d’argent et de ressources. Il est avantageux pour une organisation de faire preuve de rigueur et d’organisation tout au long du processus, de l’entrevue jusqu’à l’intégration. Au sein d’un marché du travail concurrentiel, il est essentiel de créer une impression positive pour embaucher des talents hautement qualifiés. En utilisant des solutions d’intégration des employés, vous pouvez simplifier les communications, faciliter la formation, assurer la conformité et gérer la documentation nécessaire. L’intégration de l’automatisation et des notifications au flux de travaux permet de faciliter l’ensemble du processus pour les professionnels des ressources humaines et de s’assurer que toutes les tâches sont effectuées en temps opportun.

Foire aux questions

En quoi consiste l’intégration?

L’intégration est un processus qui permet de présenter et d’intégrer les nouveaux employés à une organisation. Il englobe l’ensemble du processus, des documents juridiques et fiscaux à remplir au suivi des progrès et aux mises au point tout au long de la période d’intégration.

Quels sont les cinq mots clés de l’intégration?

Les cinq mots clés de l’intégration sont la Conformité (politiques, documents à remplir et codes de conduite), la Clarification (définir le rôle de l’employé, ainsi que les spécifications et les attentes liées à l’emploi), la Culture (mettre l’accent sur les valeurs et la mission/vision de l’entreprise), les Liens (présenter l’employé à la direction, aux collègues et au personnel pertinent) et les Mises au point (surveiller les progrès).

Combien de temps devrait durer l’intégration?

Les programmes d’intégration les plus complets s’étalent habituellement tout au long de la première année d’emploi, mais la durée peut varier en fonction des rôles et des organisations.

Pourquoi une liste de vérification de l’intégration est-elle importante?

La liste de vérification de l’intégration consiste en un calendrier systématique qui priorise les aspects essentiels de l’accueil d’un nouvel employé. Elle aide les RH à rester sur la bonne voie en ce qui concerne les étapes d’intégration à suivre et le nouvel employé peut quant à lui se sentir plus à l’aise, car il sait à quoi s’attendre et quels sujets seront abordés. Cela crée une bonne première impression de l’entreprise aux yeux de l’employé, en plus de l’aider à commencer à travailler rapidement.

En quoi consiste l’intégration à distance?

L’intégration à distance comprend habituellement l’intégration de travailleurs à distance au sein de l’organisation à l’aide d’un processus bien défini qui les aide à comprendre l’entreprise, leurs tâches et les responsabilités liées à l’emploi. Elle comprend également l’utilisation d’outils de communication lors de rencontres virtuelles, et elle s’effectue parfois à l’aide d’un « compagnon d’intégration ».

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Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse de l’intégration et ne constitue pas une ressource complète des exigences qui y sont liées. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.