Conformité en matière de RH : ce que les employeurs doivent savoir

L’évolution constante des règlements sur l’emploi fait de la conformité en matière de RH un sujet plutôt complexe. Il se peut que vous deviez revoir vos processus et votre guide de l’employé ou que vous ayez à mettre au point certains documents, et ces tâches exigent du temps que vous ne pourrez pas consacrer à la gestion de votre entreprise. Cependant, même si vous êtes très occupé, la conformité en matière de RH doit demeurer une priorité, sans quoi vous vous exposez à des sanctions et à des litiges.

En quoi consiste la conformité en matière de RH?

La conformité en matière de RH implique de respecter toutes les lois relatives au travail et à l’emploi. Plus votre entreprise est vaste et plus vous exercez vos activités dans un grand nombre de régions géographiques, plus le nombre d’exigences prévues par la loi à respecter est important. Pour surmonter ce défi, de nombreux employeurs s’appuient sur la gestion des talents, les logiciels, la formation relative aux politiques et des processus fondés sur les flux de travaux pour protéger leur entreprise.

Quelles lois les intervenants en RH doivent-ils connaître?

Afin d’assurer la conformité, les intervenants en RH doivent connaître un nombre important de lois et de règlements tant à l’échelle provinciale/territoriale que locale. La législation relative au lieu de travail applicable peut comprendre des lois* liées aux domaines suivants :

• Normes d’emploi / du travail
• Santé et sécurité au travail
• Droits de la personne
• Équité salariale
• Accessibilité
• Confidentialité

* Notez que les employeurs du secteur sous réglementation fédérale doivent se conformer aux lois fédérales applicables en matière de travail et d’emploi relatives à ces domaines, y compris notamment le Code canadien du travail, la Loi sur l’équité salariale et la Loi sur l’équité en matière d’emploi.

Ils doivent également tenir compte de certaines considérations liées à la common law sur le lieu de travail.

Qu’est-ce que la conformité des employés?

On peut parler de conformité des employés lorsque les travailleurs connaissent toutes les lois régissant leur secteur ou leur emploi et qu’ils savent comment exercer leurs activités de manière éthique. Elle requiert souvent une formation relative aux procédures et des encouragements pour favoriser l’apprentissage découlant d’erreurs. Se contenter de sanctionner les travailleurs en raison de défauts de conformité engendre la peur et l’anxiété, et peut inciter les travailleurs à dissimuler leurs erreurs au lieu de les signaler.

Quel est le rôle des RH en ce qui concerne la conformité?

Puisque la conformité requiert un effort à l’échelle de l’organisation, le rôle des RH est de créer une culture d’intégrité. Les entreprises qui y parviennent se caractérisent souvent par ce qui suit :

• Une communication constante avec les employés et de la formation
• Des hauts dirigeants prônant l’éthique et la conformité
• Des moyens pour les employés de signaler des activités non éthiques
• Des politiques appliquées de manière juste à tous les niveaux de l’organisation

Problèmes de conformité en matière de RH

De l’embauche à la cessation d’emploi ou à la retraite, des problèmes de conformité en matière de RH peuvent survenir à tout moment au cours du cycle de vie de l’employé.  Voici quelques exemples :

Offres d’emploi discriminatoires

Les campagnes de recrutement doivent éviter un langage traduisant une préférence pour un candidat s’appuyant sur des caractéristiques ou des renseignements correspondant à un motif illicite de discrimination. Ces motifs peuvent comprendre, sans s’y limiter, les éléments suivants : la race, la couleur, la religion / les croyances, le sexe (y compris l’identité de genre, l’orientation sexuelle et la grossesse), l’origine nationale, l’invalidité, l’information génétique ou l’âge. Même le fait de demander de « nouveaux diplômés universitaires » peut être considéré comme discriminatoire. Des outils en ligne sont offerts pour vous aider à rédiger des descriptions de poste impartiales; vous pouvez aussi demander si votre entreprise dispose de modèles répondant aux directives sur les meilleures pratiques.

Questions d’entrevue inappropriées

Pendant une entrevue, évitez de poser des questions révélant des caractéristiques protégées, d’aborder la vie personnelle d’un candidat ou de demander des renseignements concernant des affiliations non liées au poste. Le fait de poser des questions relatives à l’un de ces sujets peut non seulement offenser un employé potentiel, mais peut également vous exposer à des poursuites pour discrimination au travail. Posez plutôt des questions permettant aux candidats de démontrer leurs aptitudes. En outre, si un candidat mentionne une invalidité et présente une demande d’accommodement raisonnable, vous ne pouvez pas refuser de l’embaucher sur la base de cette invalidité.

Documents non protégés

Les employés de même que les candidats à un poste s’attendent à ce que leurs renseignements personnels soient maintenus confidentiels. Sauvegardez les demandes d’emploi remplies, les C.V. et les autres documents à remplir dans un emplacement sécurisé et ne les laissez jamais sans surveillance à la vue des autres. Tous les documents doivent être conservés de façon appropriée pendant une durée raisonnable, et n’être accessibles qu’aux personnes autorisées de votre organisation.

Classification inappropriée des travailleurs

Puisqu’elle peut avoir une incidence sur l’admissibilité aux protections des normes minimales d’emploi, comme les congés d’absence autorisés, les revenus d’heures supplémentaires et les paiements d’impôt, la classification inappropriée d’un travailleur peut parfois engendrer des sanctions graves. Pour gérer la classification correctement, vous devez d’abord distinguer les employés des entrepreneurs indépendants.

Formation ou intégration inadéquates

L’intégration aide les nouveaux employés à se familiariser avec les activités, les politiques et le code de conduite de votre entreprise. Les employés qui comprennent ce que constitue un comportement adéquat et qui savent comment signaler le harcèlement et d’autres types d’incidents peuvent vous aider à répondre à vos obligations d’employeur de fournir un lieu de travail sûr et sain. Il peut également être judicieux de demander aux nouveaux employés de suivre un collègue au cours de leurs premières journées au travail pour s’assurer qu’ils savent comment travailler de manière sécuritaire et productive.

Paie et versements d’impôt inexacts

Payer les employés correctement et à temps est essentiel au maintien du moral des employés et pour éviter des réclamations relatives au salaire. Vous devez également calculer les impôts sur la paie et les déclarer aux organismes gouvernementaux pour éviter de faire l’objet d’audits ou de recevoir une amende. L’utilisation d’un service de paie pour automatiser les calculs, les retenues d’impôt et les paiements peut favoriser l’exactitude des données et la conformité, et vous faire gagner du temps.

Politiques et processus non conformes relatifs aux congés d’absence autorisés

Les congés d’absence autorisés d’employés peuvent représenter un défi, car vous devez composer avec les lois relatives aux congés applicables tout en maintenant la productivité. Pour conserver les talents et réduire le roulement de personnel, assurez-vous que vos politiques et processus d’administration des congés d’absence autorisés sont conformes aux lois applicables.

Pratiques de rémunération injustes

Toutes les provinces et tous les territoires canadiens, y compris le secteur sous réglementation fédérale, disposent de lois relatives aux disparités salariales fondées sur le sexe/genre. Même si vous avez la ferme intention de vous plier à ces lois, les écarts de rémunération entre les sexes peuvent se développer au fil du temps en raison du recrutement, de mutations et de promotions. L’exécution de vérifications régulières relatives à la paie sous les conseils de votre avocat peut contribuer à éviter ce scénario.

Mauvaise gestion des indemnités pour accident du travail

Lorsque des accidents surviennent sur le lieu de travail, les demandes d’ indemnité pour accident du travail doivent être remplies dès que possible. Insistez auprès de vos employés afin qu’ils signalent tout accident immédiatement et apprenez aux gestionnaires à soumettre les demandes de façon adéquate. Vous pouvez limiter les risques davantage en connaissant les tendances relatives aux accidents dans votre secteur d’activité et en mettant en œuvre des programmes de sécurité contribuant à éliminer les blessures pouvant être évitées.

Conflits sur le lieu de travail

Les employés peuvent être mécontents pour différentes raisons et il est préférable de savoir garder son sang-froid. Le fait de mettre fin à l’emploi d’un employé sur-le-champ ou dans un moment de colère peut vous exposer à des poursuites liées à une cessation d’emploi injustifiée. Les départs mal gérés nuisent également au moral des employés restants. En demandant régulièrement des commentaires à vos employés et en y donnant suite, vous pouvez résoudre les problèmes en milieu de travail sans qu’ils n’entraînent un conflit ou une démission.

Salaires finaux non versés

La plupart des provinces disposent de lois portant sur le moment et la méthode de paiement des salaires. Certaines vous obligent à émettre un chèque de paie la dernière journée de travail de l’employé; il est donc important de vérifier la réglementation de votre localité. Vous devriez également mettre à jour rapidement vos dossiers pour éviter un paiement en trop. Un système de traitement de la paie automatisé adéquatement intégré aux autres outils de RH peut aider à vous assurer que les employés reçoivent uniquement les salaires et avantages sociaux auxquels ils ont droit.

Comment améliorer la conformité en matière de RH

Découvrez comment vous pouvez éviter un faux pas lié à la conformité en matière de RH en ce qui concerne toutes les étapes liées à l’emploi, que vous vous prépariez à rédiger une offre d’emploi ou que vous réalisiez une entrevue de départ.

1. Documenter les politiques de l’entreprise

Les politiques organisationnelles, qu’elles soient documentées en ligne ou dans un guide de l’employé, peuvent aider à ce que tous soient sur la même longueur d’onde et à simplifier la gestion de la main-d’œuvre.  Voici certains des sujets qu’il convient d’aborder :

1. Vacances
2. Méthodes de suivi des heures privilégiées
3. Directives relatives aux réseaux sociaux
4. Procédures pour le dépôt de plaintes
5. Politiques antidiscrimination et contre le harcèlement
6. Congé de maladie
7. Codes vestimentaires
8. Calendriers de paie

Songez sérieusement à vos directives afin de ne pas écrire quelque chose qui pourrait être mal compris ou qui ne correspond pas aux valeurs de votre entreprise. La documentation officielle devrait aussi être vérifiée par un avocat pour vous assurer qu’elle adhère aux lois en place.

2. Rester au fait des règlements

Assurer la conformité à l’échelle de l’entreprise requiert de demeurer informé en ce qui concerne les nouvelles lois et les modifications apportées à des lois existantes qui s’appliquent à votre entreprise. Pour bien comprendre le paysage de la réglementation :

• Lisez les communiqués de presse publiés par les législateurs et abonnez-vous aux mises à jour émises par Emploi et Développement social Canada et par d’autres organismes gouvernementaux relatives aux normes provinciales d’emploi.
• Vérifiez régulièrement si vous êtes en mesure de vous conformer à la réglementation et désignez un membre de l’équipe de direction pour remédier à toute lacune rapidement.
• Anticipez les changements à venir en suivant les discussions sur les sites Web et les publications du gouvernement.
• Réseautez avec d’autres gestionnaires des RH et participez à des conférences présentées par des organismes gouvernementaux de réglementation.
• Consultez un avocat en droit du travail pour obtenir une perspective externe sur les problèmes en matière de conformité ayant une incidence sur votre entreprise.

3. Communiquer avec les employés

La conformité des employés commence par une communication efficace. Des renseignements sur un comportement éthique et sur les meilleures pratiques doivent être transmis de façon régulière et accessibles à tous les membres de l’organisation. Le message doit être facile à comprendre et adapté à un vaste public (pas seulement aux professionnels des RH), et doit habiliter les employés à s’exprimer s’ils sont témoins d’activités suspectes. Les hauts dirigeants qui comprennent l’importance de la conformité et qui le démontrent dans leur conduite au quotidien aident à prolonger l’effet de ces communications.

4. Collaborer avec un fournisseur de RH

Collaborer avec un fournisseur de RH peut être une option intéressante si vous souhaitez consacrer plus de temps à la croissance de votre entreprise et moins de temps à la conformité. Pour effectuer une transition réussie :

• Demandez la participation des intervenants clés à l’interne et désignez un responsable pour superviser le projet.
• Déterminez la quantité de soutien dont vous avez besoin – service d’assistance en RH ou offre de services administratifs
• Formez les partenaires des RH sur vos processus d’affaires, votre culture d’entreprise et vos besoins en personnel.
• Informez tous les employés de la transition et indiquez-leur avec qui communiquer pour des demandes liées aux RH.

En savoir plus sur les services de RH d’ADP

Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse de la conformité en matière de RH et ne constitue pas une ressource complète des exigences qui y sont liées. Il fournit de l’information pratique sur le sujet couvert et est fourni étant entendu qu’il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal ou un autre service professionnel d’ADP.