Par : Pauline Rampersaud
Comme les premières impressions sont primordiales, le processus d'intégration représente une étape déterminante de la relation employé-employeur. La façon dont vous accueillez une nouvelle recrue et l'intégrez dans l'entreprise influe sur l'engagement et la productivité, indique si le poste correspond bien à la personne et détermine si l'employé envisage un avenir au sein de l'organisation.
Faites-le bien, et les employés talentueux seront susceptibles de rester dans l'entreprise et de devenir des contributeurs importants. Si vous manquez votre coup, ces mêmes employés talentueux vous quitteront rapidement, ce qui entraînera une perte de temps et de talents. On devrait réfléchir davantage à l'intégration comme telle (virtuelle ou en personne) plutôt que de faire un simple appel vidéo la première journée ou de fournir une série de modules de formation générique et une configuration technologique. Bien que l'intégration virtuelle puisse être délicate, vous pouvez la réussir. Il suffit d’avoir une bonne planification et de prendre les mesures nécessaires pour intégrer adéquatement les nouveaux employés au cours de leurs premières semaines. De plus, vous aiderez ainsi les gestionnaires recruteurs à optimiser les avantages liés aux nouveaux talents.
Voici 8 conseils pour vous engager dans la bonne voie :
- Intégrez les employés à l'avance
Il n'y a rien de plus ennuyant que de remplir des formulaires lors des premières heures de son arrivée en poste. Cela ne donne pas vraiment envie de joindre l'équipe et n'augure pas très bien quant aux responsabilités du poste en question. À la place, envisagez de faire en sorte que les nouveaux employés remplissent les formulaires liés à la paie et aux contacts en cas d'urgence ainsi que tout autre document important avant leur première journée. Il existe plusieurs outils de signature électronique que les deux parties peuvent utiliser pour préserver la confidentialité des documents et faciliter le processus. Assurez-vous d'éviter que les nouveaux employés ne passent trop de temps à ces processus en dehors des heures de travail et de souligner que toute formation compte comme des heures de travail. S'il n'est pas possible de fournir la documentation liée à l'intégration à l'avance, pensez alors à intercaler le temps nécessaire pour remplir les papiers avec des activités d'intégration plus dynamiques. Un autre conseil proactif est d'envoyer un courriel aux nouveaux employés avant leur première journée pour répondre à leurs questions, par exemple concernant la tenue vestimentaire requise, les heures de travail, la livraison d'équipement prévue, les contacts en cas d'urgence et l'agenda de leur première semaine. Cette étape favorise la communication et l'enthousiasme, et surtout, crée un sentiment de confiance, car elle élimine l'incertitude.
- Créez un plan de formation
Établissez une liste de vérification. Vous vous assurerez ainsi que les nouveaux employés effectuent la formation nécessaire et obtiennent les outils requis. De plus, cette liste aidera l'employé et son gestionnaire à prioriser les domaines clés d'apprentissage. Cela peut comprendre la stratégie annuelle pour l'équipe et l'entreprise, les groupes de clients, les liens à des sites Web importants, les acronymes propres à votre organisation, les comptes utilisateurs et une liste d'équipes à contacter. Plus les employés s'acclimatent rapidement, plus ils apprennent et contribuent rapidement. Si vous accueillez plusieurs nouveaux employés dans un court laps de temps, vous pouvez envisager de créer une série de courtes vidéos qui couvrent des sujets généraux sur l'entreprise et que vous leur envoyez en vue de compléter une formation personnalisée propre à un poste.
Réfléchissez à ce que vous voulez que les nouveaux employés apprennent sur votre entreprise, les équipes et la culture, puis développez un cours d'orientation ou une présentation PowerPoint qui comprend des renseignements importants comme ceux-ci :
- Historique de l'entreprise
- Ce qui vous distingue de la concurrence
- Survol des produits et services
- Structure organisationnelle
- Mission et valeurs
- Politiques et procédures de RH
- Renseignements sur les à-côtés, la paie et les avantages sociaux
- Évaluation du rendement et dates connexes
- Faites preuve de patience avec la formation
L'intégration virtuelle peut prendre plusieurs formes. On recommande de fournir des renseignements dans divers formats comme des appels vidéo, des webinaires, des vidéos préenregistrées, des ressources manuscrites, des messages instantanés et des modules de formation interactive en ligne pour que les employés puissent recevoir la formation de différentes manières et éviter ainsi la fatigue. Rappelez aux employés d'y aller à leur rythme lorsqu'il est question de nouvelles informations et invitez les gestionnaires à faire preuve de patience lorsqu'ils évaluent les attentes. Généralement, les nouveaux employés sont en surcharge d'informations lors de leurs premières semaines. Pour les aider dans leur compréhension et pour qu'ils retiennent bien l'information, répartissez les tâches d'intégration sur une semaine ou plus afin de leur donner le temps nécessaire pour absorber la matière importante et y réfléchir.
- Prévoyez des présentations
Après avoir envoyé une annonce pour souhaiter la bienvenue à de nouveaux employés dans l'équipe, prévoyez une rencontre virtuelle pour les présenter à leurs principaux collègues et aux partenaires pertinents pour leur poste. Ainsi, les nouveaux employés pourront comprendre la façon dont ils auront à interagir avec leurs collègues dans le cadre de leur poste et disposeront d'une liste de personnes-ressources.
Il est également important de prévoir des discussions en petits groupes ou des réunions régulières entre les nouveaux employés et leurs collègues immédiats pour favoriser l'esprit d'équipe, particulièrement s'ils ont à interagir avec des employés dans d'autres villes ou pays. Lors d'une intégration réussie, les nouveaux employés apprennent à connaître l'entreprise de même que leurs collègues, ce qui stimule la socialisation et donne un sentiment d'appartenance.
- Mettez l'accent sur la culture
L'intégration donne le ton à la fidélisation des employés, et si ces derniers quittent l'organisation, c'est très souvent en raison de la culture de l'entreprise. Plusieurs sondages indiquent que les employés quitteraient une entreprise de pointe si la culture du travail était mauvaise alors que d'autres sont prêts à subir une baisse de salaire pour travailler dans une entreprise qui partage des valeurs communes et qui a une mission en laquelle ils croient.
Pour incorporer la culture dans une stratégie d'intégration, il est préférable de la montrer plus que d'en parler, car si une image vaut mille mots, une vidéo en vaut un million. Demandez au PDG d'enregistrer un mot de bienvenue que vous pouvez présenter aux nouveaux employés afin qu'ils puissent mettre un nom sur un visage et savoir qui est ce dirigeant.
Demandez à des employés de participer à la vidéo en se présentant et en indiquant la raison pour laquelle ils aiment travailler dans l'entreprise.
Continuez sur votre lancée en créant un clavardage de groupe qui comprend tous les nouveaux employés et qui leur fournit une plateforme sur laquelle interagir, assister à la formation, partager leur expérience, leurs ressources et leurs conseils.
- Utilisez le système de pairs
S'y retrouver dans un nouvel environnement de travail peut représenter un défi lorsqu'on est sur les lieux et c’est sans parler de lorsqu'on est en télétravail. Vous pouvez faciliter la situation en assignant un employé actuel comme « pair » et aider ainsi le nouvel employé à se sentir accueilli, en confiance et informé. Consignez le tout dans le cadre du plan de formation et examinez ce dernier avec le pair assigné pour vous assurer que tous les éléments importants peuvent être passés en revue lors de la période de formation. Il s'agit d'une excellente occasion d'apprentissage entre les deux employés. La nouvelle personne peut proposer ses commentaires concernant le processus d'intégration afin de faciliter les améliorations en plus de partager ce qu'elle a appris lors d'expériences précédentes de travail (connaissances, techniques et outils).
- Faites régulièrement des suivis
Au cours des premières semaines, prévoyez plus fréquemment des rencontres individuelles entre l'employé et le gestionnaire jusqu'à ce qu'ils soient à l'aise avec leurs responsabilités respectives. Il est important de prendre le temps de connaître le style de travail de chacun, ses préférences, ses forces, ses points faibles et ses manies pour bien établir des relations de travail. C'est également un moment approprié pour fournir de la rétroaction sur les premiers mandats de travail et pour s'assurer que les nouveaux employés sont sur la bonne voie. Des outils d'engagement en ligne comme StandOut peuvent faciliter les communications légères et fréquentes avec les employés en mode virtuel, ce qui se traduit par un engagement véritable.
- Demandez de la rétroaction
Dès qu'ils ont terminé leurs premières semaines de travail, envoyez un sondage à tous les nouveaux employés pour recueillir de la rétroaction sur leur expérience d'intégration. Pour optimiser le taux de réussite, créez un sondage court et laissez un espace pour des commentaires ouverts afin de permettre des réponses qui ne sont peut-être pas couvertes dans les questions. Vous pourrez ainsi déterminer ce qui fonctionne bien, les améliorations à apporter et si des ressources supplémentaires doivent être mises sur pied.
Gardez en tête que la seule erreur la plus importante qu’on fait lors de l'évaluation de l'expérience de l'employé est de demander de la rétroaction et de ne pas agir en conséquence. Il est préférable de recevoir la rétroaction et d'y répondre ou de fournir une estimation de la période pour la résolution.
Dernières réflexions
La création ou la mise à jour d'un programme d'intégration peut s'avérer un processus long et accablant. Voici un conseil pratique pour canaliser l'attention et s'assurer que tous les éléments du programme d'intégration sont en harmonie. Posez les 4 questions suivantes :
- Le programme permet-il de susciter l'enthousiasme et la confiance de joindre l'organisation?
- Fournit-il les outils, les connaissances et les ressources nécessaires à la réussite des employés?
- Permet-il de susciter l'engagement par rapport à la mission et à la vision de l'entreprise tout en s'alignant sur le poste de l'employé?
- Donne-t-il l'occasion aux employés de créer des liens et de favoriser la communication en continu ainsi qu'un sentiment d'appartenance?
En dernier lieu, n'essayez pas de tout changer en même temps. Réfléchissez à ce qui peut être réalisé à court terme pour faire des gains rapides et établissez un plan pour aborder les aspects qui nécessitent plus de recherche et de travail. À mesure que l'entreprise évolue et s'agrandit, le processus d'intégration peut avoir besoin de modification. Donc, rappelez-vous d'examiner le programme d'intégration tous les ans pour vous assurer qu'il s'arrime avec la mission, les valeurs et les objectifs de l'entreprise.
En savoir plus :
Écoutez ce balado (en tout temps disponible en anglais) : Preventing Employee Burnout. (Prévenir l'épuisement professionnel) La lutte contre l'épuisement professionnel s'étend bien au-delà du yoga et des applis de méditation, elle commence à l'aide de l'organisation et de votre équipe des RH. Mettez fin à ce cycle chronique et plongez dans le cœur du sujet avec notre invitée spéciale, Jennifer Moss, collaboratrice au magazine Harvard Business Review et spécialiste de l'épuisement professionnel, qui fournit des conseils concrets que vous pouvez présenter à votre équipe de direction dès aujourd'hui.
