En quoi consiste l’évaluation du rendement d’un employé?

Une évaluation de rendement est une procédure officielle et contrôlée qui fait partie de la stratégie de RH. Elle permet aux gestionnaires, ainsi qu’aux autres parties importantes, d’évaluer le rendement au travail d’un employé. L’objectif est de reconnaître les forces et les faiblesses d’un employé, de lui fournir de la rétroaction constructive afin d’améliorer ses compétences, et de l’aider à établir des objectifs.

Peu importe l’approche que vous choisissez, une évaluation de rendement bien préparée et bien exécutée favorise l’engagement de l’employé et jette les bases pour créer une culture de rétroaction et de perfectionnement continu au sein de votre organisation.

Types d’évaluations de rendement

Évaluation de rendement hebdomadaire ou toutes les deux semaines

En règle générale, ces évaluations ne demandent pas de recueillir de grandes quantités de données ni d’établir un objectif. Elles visent principalement à s’assurer qu’un projet en particulier est sur la bonne voie chaque semaine, surtout lorsqu’il est urgent et progresse rapidement.

Évaluations de rendement mensuelles

Les évaluations mensuelles sont utiles pour les entreprises qui ont récemment accueilli de nouveaux employés ou qui comptent des employés avec de courts contrats de travail. Elles permettent d’évaluer le rendement réel en fonction de la description de poste ou des objectifs établis. Elles peuvent contribuer à s’assurer que les employés sont sur la bonne voie et que l’organisation atteint ses objectifs.

Évaluations de rendement trimestrielles

Les entreprises divisent parfois leurs exercices en trimestres. Chaque trimestre comporte ses objectifs et ses budgets. L’évaluation du rendement chaque trimestre est efficace, car cette période est généralement suffisante pour permettre à un employé d’atteindre ses objectifs et de perfectionner ses compétences. Il est aussi possible de produire des rapports trimestriels sur la progression des employés à partir des évaluations hebdomadaires et mensuelles.

Évaluations de rendement annuelles

De plus en plus, les évaluations de rendement annuelles traditionnelles sont remplacées par les types d’évaluations indiqués ci-dessus. Cela s’explique par le fait que les évaluations annuelles sont souvent accablantes et contiennent trop d’information, et qu’elles ne présentent peut-être pas un portrait juste des efforts des employés. Une année peut être une longue période sans rétroaction pour un employé. Cela dit, la compilation des rapports sur le rendement des employés au cours de l’année en un seul rapport de 12 mois peut s’avérer utile pour les employeurs.

Pourquoi les évaluations de rendement sont-elles importantes?

En plus de donner des résultats positifs à long terme, les évaluations de rendement procurent des avantages immédiats. Les employés peuvent entre autres obtenir un aperçu de leur progression et déterminer leurs forces et leurs faiblesses. Les évaluations en ligne et d’employés à distance sont aussi de plus en plus courantes. Voici des raisons précises pour lesquelles les évaluations de rendement sont importantes :

1. Harmonisation des rôles individuels des employés avec les objectifs de l’organisation
   Les évaluations de rendement constituent une bonne occasion de s’assurer que tous les employés comprennent la vision et les objectifs de l’organisation, et la façon dont ils peuvent y contribuer globalement. Cet aspect est important, car le rendement d’une personne peut stimuler celui de toute l’organisation.
2. Bonne compréhension des responsabilités liées aux postes
   Lorsque les employés et leurs superviseurs comprennent bien leurs rôles et leurs tâches, ils se sentent capables de prendre des décisions qui peuvent avoir une incidence positive sur l’organisation. Chaque employé assume ses responsabilités, ce qui élimine toute ambiguïté sur le lieu de travail.
3. Rétroaction régulière sur le rendement
   Une rétroaction régulière favorise une communication globale ouverte sur le lieu de travail. Les employés peuvent déterminer leurs forces et leurs faiblesses et mieux comprendre ce qu’on attend d’eux.
4. Avancement professionnel
   Les évaluations de rendement constituent également une occasion d’établir des objectifs visant à faire avancer la carrière d’un employé. Elles permettent de cibler les besoins en matière de formation supplémentaire ou de mentorat, et les RH peuvent élaborer des plans de relève en conséquence.
5. Récompenses relatives au bon rendement
   Dans le cadre de la gestion du rendement, il est possible d’offrir des récompenses au-delà de la rémunération, comme des congés, des avantages sociaux supplémentaires et des primes. La possibilité d’une évaluation de rendement « supérieure aux attentes » motive les employés à se dépasser, car celle-ci pourrait mener à une promotion.

Comment effectuer une évaluation de rendement

Une approche d’évaluation de rendement axée sur les employés peut grandement influer sur la croissance de vos employés, ainsi que sur la dynamique entre les gestionnaires et leurs équipes. Par conséquent, il est fondamental pour les gestionnaires de préparer des évaluations de rendement solides et de se concentrer sur la manière de les présenter. La façon de communiquer une évaluation de rendement est essentielle à un processus positif, concret et fructueux.

1. Définissez les attentes dès le départ
   À l’arrivée d’un employé au sein d’une entreprise, il est important pour les gestionnaires de discuter avec lui des détails du processus d’évaluation, notamment des attentes. Ces renseignements peuvent aussi se trouver dans le manuel de l’employé En exposant les attentes dès le départ, les gestionnaires définissent les fonctions et les compétences clés des postes, ce qui permet aux employés de réfléchir à la meilleure façon d’offrir un rendement optimal. Les renseignements fournis lors des évaluations de rendement doivent être cohérents avec ces attentes et présentés avec un langage et une terminologie familiers. Cette approche contribue à éviter toute confusion ou surprise possible pour l’une ou l’autre des parties.
2. N’en faites pas une affaire personnelle
   Essayez de concentrer la rétroaction sur les actions et le comportement de la personne, et non sur sa personnalité. Lorsque vous préparez une évaluation de rendement, il peut s’avérer utile d’examiner les problèmes en question et de vous assurer qu’ils sont liés précisément aux actions de l’employé, et non à ses traits de personnalité. Cela peut vous aider à choisir l’information dont vous parlerez lors de l’évaluation et à vous assurer qu’elle est pertinente et appropriée aux fins de l’évaluation de rendement.
3. Fournissez une rétroaction précise et offrez des conseils
   Une évaluation doit être axée sur les tâches, concise et précise. Si les commentaires des gestionnaires sont généraux, il se peut que les employés ne comprennent pas ce qu’ils doivent améliorer ou comment ils peuvent progresser. Une communication indirecte peut causer de la confusion et de l’ambiguïté à propos des attentes. Pour cette raison, les gestionnaires doivent indiquer clairement ce qu’ils attendent des employés, ce qu’ils ont fait pour contribuer à l’atteinte des objectifs organisationnels et ce qu’ils peuvent faire pour améliorer leurs points faibles. Des conseils peuvent aider les employés à comprendre comment faire pour améliorer leur rendement.
4. Assurez un suivi
   Il est important d’effectuer un suivi après les évaluations, car celui-ci assure une surveillance des progrès. Les gestionnaires et les employés peuvent recevoir une copie de l’évaluation à utiliser comme référence pour les actions futures. Les évaluations sont un sujet de discussion continu, qu’elles aient lieu chaque mois, chaque trimestre ou chaque année.

Qu’est-ce qu’un modèle d’évaluation de rendement?

Un modèle d’évaluation de rendement est un outil  dont les professionnels des ressources humaines et les gestionnaires peuvent se servir pour documenter officiellement les observations de leurs équipes. Cet outil permet aux gestionnaires d’évaluer objectivement le rendement de leurs employés par rapport à des mesures prédéterminées. Les modèles guident les gestionnaires au fil du processus d’évaluation, ciblent les points précis à aborder et servent aussi de documents à consulter pour appuyer la promotion des employés les plus performants. Voici quelques exemples de modèles d’évaluation de rendement :

1. Modèle d’évaluation de rendement simple : Ce modèle comprend les caractéristiques de base utilisées lors d’une évaluation, comme la liste des qualités et des compétences de l’employé et un système de notation allant de « faible » à « excellent ».Ce modèle comprend les caractéristiques de base utilisées lors d’une évaluation, comme la liste des qualités et des compétences de l’employé et un système de notation allant de « faible » à « excellent ».
2. Modèle d’évaluation de rendement O.O.O.D. :: Cet acronyme signifie objectifs, obstacles, occasions et décisions. Ces éléments peuvent servir de guide pour les conversations que vous tenez avec vos employés lorsque vous évaluez leur rendement et leur expérience.
3. Modèle d’évaluation de rendement trimestrielle : Ce modèle sert généralement à définir les points à discuter lors des évaluations de rendement trimestrielles. Par exemple, un employé pourrait présenter ses plans pour améliorer sa productivité.
4. Modèle d’évaluation de rendement en milieu d’année : Ce modèle est utile pour cibler les éléments à ajuster ou pour modifier les plans. Par exemple, après l’évaluation du délai de livraison d’un projet donné, des ajustements pourraient être nécessaires pour réduire ce délai de livraison et accroître l’efficacité.

Commentaires à éviter lors d’une évaluation de rendement

Pour assurer l’efficacité des évaluations de rendement, les employés et leurs gestionnaires ont avantage à se préparer à participer à une discussion commune et à faire une autoévaluation. La responsabilité de mener une conversation polie et fructueuse incombe toutefois au gestionnaire. Voici quelques exemples d’éléments à éviter pour conserver une ambiance constructive lors du processus d’évaluation :

• Critiques sans exemples
  Si vous voulez aider un employé à améliorer son travail, il est important de fournir des suggestions et des exemples précis. Cela peut se révéler plus efficace que des critiques générales, qui peuvent être interprétées de manière négative et mettre l’employé sur la défensive. Par exemple, au lieu de simplement dire à un employé que vous n’aimez pas la qualité de son travail, essayez de lui fournir des commentaires plus constructifs, comme « Je pense que votre travail pourrait s’améliorer si vous vous concentriez sur [action ou responsabilité précise] ». Ainsi, vous indiquez clairement ce que l’employé doit améliorer, tout en lui proposant une solution potentielle.
• Comparaison
  Les évaluations ne sont pas une tribune pour classer les employés ou créer une concurrence inutile. Lorsque vous évaluez un employé, essayez de vous concentrer uniquement sur ses réalisations et son rendement. La comparaison des efforts d’un employé avec ceux d’un autre pourrait faire en sorte qu’il ne se sente pas apprécié à sa juste valeur et le démotiver. Cela pourrait également créer un environnement sans confiance ni cohésion dans lequel les membres de votre équipe se font concurrence, ce qui risque de réduire la productivité.
• Faux éloges
  Même s’il est bon de dire quelque chose de positif lors de chaque évaluation de rendement, il est préférable d’éviter les faux éloges. Ces derniers pourraient donner aux employés une fausse impression au sujet de leur rendement pouvant les mener à croire que celui-ci est meilleur qu’il ne l’est en réalité, ce qui les empêchera de s’améliorer. Par exemple, il est contre-productif de complimenter un employé pour ses compétences en gestion du temps si son travail ne répond pas aux objectifs convenus. Il est préférable de reconnaître sa ponctualité, tout en lui faisant des commentaires constructifs au sujet de ses échéances de travail, pour l’aider à répondre à vos attentes dans le cadre des projets à venir.
• Spéculations et promesses incertaines
  Évitez les spéculations notamment pour ne pas créer de faux espoirs au sujet de promotions qu’il ne sera peut-être pas possible d’accorder. Cela pourrait donner lieu à une éventuelle déception et à un sentiment de trahison. Si un employé pose des questions sur une possible augmentation de salaire, il est préférable de faire preuve de transparence et de l’informer de la situation réelle, par exemple que l’entreprise examine actuellement son budget.
• Commentaires répétitifs
  Il peut être utile de répéter certaines choses, mais si vous répétez les mêmes conseils à chaque évaluation de rendement, vous auriez avantage à modifier votre façon de faire. Votre message n’est peut-être pas clair, ou une discussion plus approfondie est peut-être nécessaire. Si les gestionnaires et les employés notent les éléments discutés lors des évaluations de rendement, il sera plus facile de se concentrer sur les conseils et les objectifs mentionnés à chaque rencontre, au lieu de toujours répéter la même chose.
• Manque de temps pour les évaluations
  Les gestionnaires et les employés peuvent accorder la priorité aux évaluations de rendement pour s’assurer d’aligner leurs objectifs sur ceux de l’entreprise. Les gestionnaires peuvent aussi fournir des renseignements utiles pour favoriser l’amélioration. Lorsque les évaluations occupent une place importante, c’est toute l’entreprise qui en profite. Voilà pourquoi les gestionnaires devraient songer à prévoir beaucoup de temps pour l’évaluation de chaque employé, afin de discuter de chacun des éléments en détail, au lieu de les parcourir rapidement.

Quelle est la meilleure approche à adopter pour les évaluations de rendement?

Il n’existe pas d’approche universelle en ce qui concerne l’outil d’évaluation de rendement à utiliser. Les programmes en la matière emploient des pratiques, des politiques de RH, des techniques et des outils différents. Par exemple, certains programmes utilisent des systèmes de notation, alors que d’autres s’appuient sur un format de questions et réponses. D’autres encore n’ont pas réellement de structure imposée. La culture, les valeurs, les objectifs et les buts de votre entreprise déterminent la nature unique de votre système de gestion du rendement. Cependant, le facteur commun est que le processus d’évaluation du rendement des employés vise à améliorer le rendement global de l’organisation, tout en soutenant la productivité, le perfectionnement, le bien-être et le rendement de ses employés.

Foire aux questions

Quelles sont les cinq étapes d’une évaluation de rendement?

Voici les cinq étapes des évaluations de rendement :

1. Définir vos objectifs
2. Communiquer efficacement
3. Harmoniser les notations avec le rendement
4. Adapter les notations en fonction des personnes
5. Surveiller et faire des ajustements

Pouvez-vous donner un exemple d’une bonne évaluation du rendement d’un employé?

Pour faire une bonne évaluation, un gestionnaire doit fournir de la rétroaction équilibrée qui met en évidence les forces et les points à améliorer. La communication entre le gestionnaire et l’employé doit être interactive et bidirectionnelle, ce qui signifie que l’employé doit avoir la chance de poser des questions, d’exprimer son point de vue et de parler de son cheminement de carrière.

Pouvez-vous donner un exemple d’évaluation de rendement positive?

Des phrases au sujet de la qualité du travail d’un employé, comme « La qualité constante de votre travail a grandement contribué à la réussite de notre projet » ou « Votre souci du détail se reflète clairement dans votre travail ».

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Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse des évaluations de rendement et ne constitue pas une ressource complète des exigences qui y sont liées. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.