8 éléments clés pour créer un manuel de l’employé efficace

Par l’équipe Spark

Que vous partiez de zéro ou que vous mettiez à jour un manuel de l’employé, en suivant ces étapes, vous obtiendrez de meilleurs résultats.

La plupart des entreprises possèdent des politiques ou des procédures régissant leurs pratiques d'emploi, mais ces documents sont parfois produits de manière informelle. Cette façon de faire peut mener à une application inégale et à une confusion concernant les responsabilités et les droits des employés et de l'employeur. Un manuel de l’employé contribue à officialiser ces politiques afin que les employés disposent d'une ressource écrite à consulter. Voici quelques étapes importantes à considérer lors de la création ou de la mise à jour d'un manuel.

1 : Connaissez votre historique.

L'historique, les pratiques et la culture de votre entreprise vous aideront à donner le ton de votre manuel et à déterminer les politiques qui devraient y être incluses (voir ci-dessous). De plus, demeurer au fait des exigences de conformité peut nécessiter la création de nouvelles politiques ou la mise à jour de celles qui existent déjà. Réfléchissez à l'information que vous souhaitez le plus transmettre aux employés, aux zones de malentendus ou de confusion, et aux questions fréquentes posées par les employés.

2 : Déterminez les politiques requises.

Bien qu'aucune législation n'exige la création d'un manuel de l’employé, certaines lois requièrent que les employeurs mettent diverses politiques par écrit. Par exemple, un nombre de plus en plus croissant de provinces et territoires exigent que les employeurs disposent de politiques écrites sur le harcèlement, la discrimination, les types de congés et les règles de santé et sécurité en milieu de travail. De plus, certaines lois provinciales et locales exigent que les employeurs disposant d'un manuel de l’employé y incluent certains renseignements. Passez en revue toutes les politiques requises qui s'appliquent à votre entreprise et incluez-les dans votre manuel.

3 : Incluez d'autres politiques indispensables.

Même lorsqu'il n'y a pas d'exigences précises, certaines politiques s'avèrent essentielles pour véhiculer des renseignements importants. En voici quelques exemples :

• Classifications d'emploi, périodes de pause et de repas, gestion du temps et paie, comportement des employés, présences et ponctualité.
• Lutte contre le harcèlement, non-discrimination, congés ainsi que santé et sécurité en milieu de travail.

4 : Sachez quelles sont les politiques à éviter.

Savoir quelles politiques éviter s'avère tout aussi important que comprendre quelles politiques inclure au manuel. Il peut s'agir de politiques générales sur les condamnations criminelles, le refus de payer des heures supplémentaires non autorisées ou des pointages effectués trop tôt, le besoin d'un billet du médecin pour les journées de maladie, l'interdiction de comportement licite en dehors des heures de travail, l'interdiction pour les employés de discuter de leur paie avec leurs collègues et les politiques sur les périodes d'essai et de lancement.

Il est extrêmement important que les nouveaux employés soient fonctionnels à leur arrivée, mais seulement 9 % des gestionnaires estiment que leurs organisations procèdent vraiment bien à l'intégration de ces personnes. Cette vidéo vous aidera à y arriver.

5 : Ébauchez des politiques qui illustrent les valeurs de l'entreprise.

De nombreux employeurs établissent une norme plus élevée que ce que requiert la loi. Cela peut se refléter dans le langage utilisé et les politiques choisies. Par exemple, dans le but de maintenir un lieu de travail sans harcèlement, bon nombre d'employeurs adopteront une définition plus large du harcèlement sexuel que ce qui est décrit dans la législation locale, provinciale ou fédérale.

6 : Donnez le ton.

Les employeurs incluent souvent un énoncé de bienvenue ou une section du manuel qui donne le ton et qui fournit habituellement un bref historique de l'entreprise. On y retrouvera la mission et les éléments qui distinguent l'entreprise (p. ex. ses valeurs fondamentales et sa culture du travail) ainsi que le but et l'importance du manuel de l’employé.

7 : Créez un formulaire d'attestation.

Chaque employé doit signer et dater une attestation déclarant que la personne est responsable de lire, de comprendre et de respecter le contenu du manuel de l’employé. Expliquez que le manuel de l’employé ne consiste pas en un contrat d'emploi, que la direction conserve le droit d'interpréter les politiques et que l'entreprise se réserve le droit de réviser le manuel en tout temps.

8 : Recueillez de la rétroaction.

Demandez à quelques personnes de votre entreprise de vous fournir de la rétroaction sur l'ébauche d'un manuel de l'employé et du formulaire d'attestation. Puis, envisagez de demander à un conseiller juridique de le passer en revue pour vous assurer qu'il respecte l'ensemble des lois en vigueur.

Conclusion :

Pendant que vous créez votre manuel de l’employé, développez des plans pour former les superviseurs sur la façon d'interpréter et d'appliquer les politiques, pour présenter et distribuer le manuel aux employés ainsi que pour passer en revue et mettre à jour le manuel lorsque la législation ou les pratiques de l'entreprise changent.

En savoir plus

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