La gestion de tous les aspects des ressources humaines − paie, règlements sur l’emploi, avantages sociaux, etc. − peut s’avérer difficile, plus particulièrement pour les petites et moyennes entreprises qui ne disposent pas de personnel attitré à cette fin. Ce n’est donc pas étonnant qu’aujourd’hui, certains employeurs se tournent vers des entreprises d’impartition des RH afin qu’ils puissent laisser de côté l’administration et se concentrer plus sur les activités qui génèrent des revenus et favorisent la croissance.

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Que sont les entreprises d’impartition des RH?

Les entreprises d’impartition des RH sont des fournisseurs tiers qui assument le contrôle partiel ou complet des responsabilités d’une organisation en matière de RH. Cet arrangement fonctionne avec tout type de structure d’équipe existante. Si un employeur dispose déjà d’un service des RH, le fournisseur appuiera le personnel avec les technologies et des conseils sur les meilleures pratiques au besoin. Ou, en l’absence complète de ressources, le fournisseur agira à titre de principale personne-ressource pour la paie, les talents, l’expertise en matière de conformité et plus encore.

Pourquoi avoir recours à une entreprise d’impartition pour les ressources humaines?

Les fournisseurs de services d’impartition des RH ne font pas qu’alléger le fardeau administratif. À bien des égards, ils sont des partenaires de confiance stratégiques qui aident les entreprises à aller de l’avant. Les avantages de tels partenariats peuvent comprendre les suivants :

  • Connaissances approfondies
    Puisque les entreprises d’impartition des RH travaillent avec de nombreux clients dans diverses industries, elles ont un niveau d’expertise sans égal comparativement à un seul service de RH. Donc, s’il survient une situation qu’un employeur n’a jamais connue auparavant, il y a de fortes chances que son fournisseur de services d’impartition des RH a des conseils appropriés à offrir.
  • Risques réduits
    Il est de la responsabilité d’une entreprise d’impartition des RH de demeurer informée des règlements sur l’emploi qui évoluent constamment. Elle avise ses clients lorsqu’une nouvelle loi ou une loi modifiée a une incidence sur leur entreprise et les conseille sur la façon de se conformer afin d’éviter des pénalités et des litiges.
  • Capacité stratégique
    Les dirigeants ont plus de latitude pour se concentrer sur la façon de veiller à ce que les membres de l’équipe constituent un facteur de différenciation concurrentiel.  L’allègement du fardeau administratif permet de libérer du temps pour les tâches stratégiques liées aux ressources humaines. Les aperçus fondés sur des données permettent également de favoriser les tâches stratégiques appropriées.
  • Meilleurs avantages sociaux
    Les avantages sociaux sont un domaine que les entreprises d’impartition des RH connaissent vraiment. Elles peuvent aider les employeurs à créer pour leurs employés des programmes d’avantages sociaux qui leur auraient autrement semblé inaccessibles ou trop onéreux.
  • Contrôle des coûts
    L’impartition des responsabilités liées aux RH est parfois plus rentable que l’embauche de personnel supplémentaire. Les fournisseurs disposent généralement de technologies et de logiciels évolués que certaines entreprises ne pourraient se permettre de façon indépendante.

Qu’est-ce que les entreprises d’impartition des RH offrent?

Les services d’impartition des RH vont des services d’assistance préliminaires au soutien administratif complet. Selon les besoins d’un employeur à cet égard, ils peuvent offrir une équipe de service à la clientèle attitrée qui fournit de l’aide concernant ce qui suit :

  • Paie et impôts
    Au nom de leur client, les entreprises d’impartition des RH peuvent traiter la paie, transmettre et produire les déclarations de revenus, optimiser le traitement de la paie actuel et gérer les demandes des employés.
  • Administration des avantages sociaux
    Les fournisseurs de services d’impartition des RH s’occupent de l’adhésion, du rapprochement des factures, de la production de rapports et de l’administration de la conformité, en plus de répondre aux questions des employés et des gestionnaires sur le terrain.
  • Gestion des talents
    Du recrutement à l’embauche stratégique, en passant par la formation et le perfectionnement des employés, les entreprises d’impartition des RH peuvent aider les employeurs à attirer, à engager et à fidéliser les talents.
  • Administration des RH
    À l’aide de technologies, les entreprises d’impartition des RH sont en mesure d’intégrer des fonctions de RH clés, comme la paie, la conformité et le suivi des heures, afin de minimiser l’entrée en double de données et d’améliorer l’exactitude.
  • Conformité réglementaire
    Les fournisseurs de services d’impartition des RH protègent les entreprises de leurs clients en les aidant à élaborer des stratégies proactives afin de gérer les lois relatives à l’impôt sur les salaires, les règlements sur les soins de santé, la sécurité en milieu de travail, l’assurance-emploi, la production de rapports sur les nouveaux employés et plus encore.

Comment choisir la meilleure entreprise d’impartition des RH pour votre entreprise?

L’entreprise d’impartition des RH idéale en est une qui met en lien les clients avec une équipe attitrée qui connaît leur entreprise de façon personnelle et qui dispose de processus et de technologies éprouvés. Pour trouver un tel fournisseur de services d’impartition des RH, les employeurs suivent généralement des étapes semblables aux suivantes :

  1. Mener une analyse des besoins
    Évaluer les points faibles actuels afin de déterminer si l’impartition de quelques services pourrait suffire ou s’il est nécessaire d’opter pour une solution tout-en-un pour les RH, la paie et les avantages sociaux.
  2. Déterminer les modes de soutien privilégiés
    Certains fournisseurs offrent des interfaces fondées strictement sur le Web, alors que d’autres personnalisent les modes de soutien ou viennent même sur place.
  3. Vérifier l’expertise et les qualifications
    Demandez au fournisseur si l’équipe de soutien compte des experts canadiens en traitement de la paie, en avantages sociaux, en RH, et en risque et sécurité, et si ces derniers ont reçu une accréditation dans le cadre de programmes standard de l’industrie.
  4. Vérifier les évaluations et les références
    Faites des recherches en ligne pour trouver des commentaires francs d’anciens clients ou de clients actuels. Si le fournisseur offre des références, communiquez avec les entreprises de taille similaire à la vôtre ou œuvrant dans le même secteur d’activité.
  5. Demander une soumission
    La façon dont répond un fournisseur de services d’impartition des RH à cette étape est un bon indicateur de ce à quoi vous pouvez vous attendre en tant que client.

Foire aux questions au sujet des entreprises d’impartition des RH

Quels services de RH est-il possible d’impartir?

Les services de RH pouvant être impartis comprennent le traitement de la paie, l’administration des avantages sociaux et le suivi des heures des employés. Les fournisseurs de services d’impartition des RH offrent également des services consultatifs dans les domaines du recrutement, de l’engagement des employés, de la sécurité en milieu de travail, de la conformité et de l’analyse des données.

En quoi consistent les services d’impartition des RH?

L’impartition des RH, qu’il ne faut pas confondre avec la délocalisation, est un service de soutien offert aux organisations qui manquent de ressources ou d’expertise en RH. Dans le cadre de ce type d’arrangement professionnel, le fournisseur de services d’impartition des RH peut gérer certaines responsabilités liées aux RH au nom d’un client, voire toutes les responsabilités, selon les besoins de l’employeur.

Pourquoi les entreprises optent-elles pour l’impartition des tâches liées aux RH?

Les entreprises optent généralement pour l’impartition des tâches liées aux RH car elle offre aux directeurs et aux gestionnaires des RH la possibilité de laisser de côté l’administration pour consacrer plus de temps à des initiatives stratégiques et de croissance. Comparativement aux autres options consistant à embaucher plus de personnel ou à acheter de nouvelles technologies, l’impartition des RH peut être efficiente et peut aider à améliorer la conformité réglementaire.

Ce guide est conçu pour servir de point de départ dans le cadre de l’analyse de l’impartition des RH. Il fournit de l’information pratique sur le sujet couvert et est fourni étant entendu qu’il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal ou un autre service professionnel d’ADP.