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Un logiciel de gestion de la main-d’œuvre est une suite d’outils qui permet de veiller à ce que les employés soient au bon endroit, au bon moment, pour obtenir le maximum de productivité. Sa fonction comprend généralement des plateformes de prévision de la main-d’œuvre, de planification des horaires des employés, de suivi des heures et présences, de gestion des congés et d’application de règles ou de politiques permettant d’assurer la conformité réglementaire. Bien que toute entreprise puisse tirer parti de ces fonctions, un logiciel de gestion de la main-d’œuvre est essentiel pour les employeurs qui comptent des employés horaires ou travaillant selon des quarts ou qui font face à d’autres défis, comme les horaires variables, la fluctuation des disponibilités et les calculs des salaires et des heures.
Que fait un logiciel de gestion de la main-d’œuvre?
Les fonctions d’un logiciel de gestion de la main-d’œuvre varient selon la solution et le secteur d’activité. Un logiciel d’entrée de gamme comprend généralement le suivi des heures et présences des employés et peut inclure ou non une fonction de planification d’horaires d’employés de base. D’un autre côté, les solutions plus robustes ont tendance à offrir, entre autres, des services de prévision de la main-d’œuvre, de planification d’horaires avancée et de gestion des employés en temps réel conçus pour aider à optimiser l’efficience et à minimiser les coûts.
Pourquoi devriez-vous utiliser un logiciel de gestion de la main-d’œuvre?
Un logiciel de gestion de la main-d’œuvre est capable de traiter une quantité astronomique de données, permettant ainsi d’éliminer les biais, de simplifier les tâches laborieuses et sujettes à l’erreur, comme le calcul des heures à partir des pointages et l’application adéquate de toutes les règles relatives à la paie. En amenant ces processus en ligne et en laissant le système les traiter, les employeurs peuvent réduire les erreurs, épargner du temps et faire en sorte que les données soient prêtes plus rapidement pour le traitement de la paie.
Les moteurs de prévision des logiciels de gestion de la main-d’œuvre, par exemple, utilisent des algorithmes sophistiqués pour apprendre à partir de l’historique et prédire l’avenir. Ils le font avec un degré de précision qu’il serait difficile à atteindre pour la plupart des gestionnaires sans l’aide d’une équipe d’analystes.
Fonctions d’un logiciel de gestion de la main-d’œuvre
Les logiciels de gestion de la main-d’œuvre de pointe proposent une variété de fonctions qui, dans de nombreux cas, sont hébergées dans le nuage et offrent un haut niveau de sécurité et de sauvegarde de données. Ces fonctions comprennent généralement les suivantes :
Prévision de la main-d’œuvre
Grâce aux prévisions de la main-d’œuvre, les employeurs peuvent mieux planifier les flambées et les accalmies de demandes de clients et tirer le maximum de leurs budgets. Il est possible de prévoir des modèles pour un certain nombre de scénarios, notamment les jours fériés, les événements spéciaux et les conditions météorologiques.
Planification d’horaires
Les employeurs peuvent créer les horaires qui conviennent le mieux à leurs besoins prévus en matière de main-d’œuvre et trouver le meilleur employé pour un quart de travail ouvert en fonction des compétences, des certifications, des préférences et plus encore. Certains types de logiciels de gestion de la main-d’œuvre permettent aussi aux employés d’échanger des quarts de travail avec des collègues et de fournir leurs disponibilités avant l’attribution des horaires.
Suivi des heures
Ces logiciels sont aussi compatibles avec les fiches de présence en ligne, les horodateurs, les applications mobiles et les appareils situés sur les lieux afin que les employeurs puissent enregistrer les heures travaillées à partir de la source de données. Le système traite ensuite automatiquement les données en fonction de règles et de politiques propres à l’entreprise et les achemine vers le service de paie.
Gestion des absences
Les gestionnaires peuvent être en mesure d’accéder rapidement aux soldes de congé et de comparer leurs données sur les absences aux points repères de l’industrie. De plus, un logiciel de gestion de la main-d’œuvre facilite généralement le suivi des demandes de congé prolongé, y compris ceux accordés en vertu de lois et de règlements fédéraux et provinciaux/territoriaux.
Gestion des heures supplémentaires
Il est plus simple d’offrir des heures supplémentaires aux employés, de les attribuer de façon juste et d’approuver les paiements avec un logiciel de gestion de la main-d’œuvre. Le système fait généralement parvenir une alerte aux employeurs lorsqu’un employé est sur le point d’atteindre le seuil pour les heures supplémentaires et peut automatiquement prévenir les employés s’ils tentent de faire des heures supplémentaires sans autorisation.
Analyses
Des tableaux de bord intégrés offrent une vue en temps réel des données sur les horaires et les présences afin que les gestionnaires puissent traiter les problèmes éventuels avant qu’ils ne se concrétisent. Les gestionnaires peuvent également exécuter des rapports sur les indicateurs clés afin de voir quel est le rendement de leur effectif au cours d’une période donnée.
Conformité réglementaire
Les gestionnaires peuvent être en mesure de configurer des règles de travail et de paie dans un logiciel de gestion de la main-d’œuvre afin de favoriser la conformité aux politiques internes, aux conventions collectives et aux lois portant sur les salaires et les heures. Le système offre également une piste de vérification des modifications apportées aux fiches de présence, ce qui peut représenter une bonne preuve de défense dans l’éventualité d’un conflit.
Accès mobile
Un logiciel de gestion de la main-d’œuvre compatible avec les appareils mobiles permet aux gestionnaires de combler les quarts de travail ouverts ou d’effectuer des remplacements presque instantanément. Par exemple, lorsqu’un employé signale son absence, l’employeur peut utiliser un téléphone intelligent ou une tablette pour chercher rapidement les employés disponibles et veiller à ce que le remplacement soit optimal.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion de la main-d’œuvre pour entreprise?
Un logiciel de gestion de la main-d’œuvre peut reconnaître les besoins de l’ensemble d’une organisation, ce qui facilite la tâche des gestionnaires et crée des expériences plus engageantes pour les employés. Voici quelques-uns des avantages :
Aide au contrôle des coûts
En utilisant les fonctions de prévision d’un logiciel de gestion de la main-d’œuvre pour anticiper les besoins en matière de main-d’œuvre, les employeurs peuvent prévenir les surplus et les insuffisances de personnel, de même que le nombre excessif d’heures supplémentaires, lesquels entraînent tous une hausse des coûts. Certains systèmes avancés iront même jusqu’à indiquer de quelle façon un horaire influe sur les budgets lors de sa création.
Exactitude accrue de la paie
Une paie exacte dépend grandement des renseignements obtenus à partir des données d’heures et de présence. Avec un logiciel de gestion de la main-d’œuvre, les entrées de données et les calculs manuels répétitifs ne sont plus nécessaires, ce qui réduit le risque d’erreur humaine. Le système analyse automatiquement les employés horaires et repère les tendances en matière d’heures supplémentaires pour assurer la fiabilité optimale de la paie.
Productivité accrue
Un logiciel de gestion de la main-d’œuvre accessible sur les appareils mobiles permet aux employés et aux gestionnaires d’effectuer des tâches essentielles, comme soumettre des fiches de présence, approuver des demandes ou échanger des quarts de travail sans devoir se rendre à un emplacement physique. Ils peuvent rester à l’atelier ou au comptoir de services et continuer à être productifs, tout en demeurant à proximité des renseignements et outils dont ils ont besoin.
Horaires plus intelligents
Les gestionnaires peuvent avoir recours à un logiciel de gestion de la main-d’œuvre pour créer facilement des horaires en fonction de services, de postes ou d’emplacements précis. Ils peuvent également être en mesure d’accéder aux soldes de congé en temps réel, ce qui leur permet de repérer les possibles lacunes dans l’horaire et de les corriger immédiatement.
Risque en matière de conformité minimisé
Selon la nature de votre domaine d’activité, les obligations en tant qu’employeur peuvent être régies par des lois et des règlements fédéraux ou provinciaux/territoriaux. Les flux de travaux automatisés offerts avec la plupart des logiciels de gestion de la main-d’œuvre permettent de gérer plus facilement la complexité des lois sur les congés qui se chevauchent et de vérifier l’admissibilité des employés. La tenue de dossiers en ligne offre aussi une piste de vérification des documents dans l’éventualité d’une vérification.
Importants aperçus sur la main-d’œuvre
Les analyses proposées avec certains logiciels de suivi des heures peuvent offrir aux employeurs non seulement des aperçus sur leurs horaires, mais également des aperçus sur le niveau de productivité de leurs employés et sur ce qui les garde engagés. Ils peuvent même être en mesure de comparer ces résultats aux points repères de l’industrie pour voir comment ils se mesurent par rapports à leurs compétiteurs.
Choix du meilleur logiciel de gestion de la main-d’œuvre pour votre entreprise
Trouver le bon logiciel de gestion de la main-d’œuvre pour une entreprise dépend grandement de son industrie, des caractéristiques de sa main-d’œuvre, de ses emplacements de travail et de ses objectifs stratégiques. Lors de l’évaluation des solutions potentielles, les employeurs tendent à suivre les étapes suivantes :
- Définir l’état actuel du processus de gestion de la main-d’œuvre
Documenter les processus existants et désigner les intervenants responsables de chaque tâche de gestion de la main-d’œuvre.
- Mener une auto-évaluation
Définir les activités de gestion de la main-d’œuvre qui fonctionnent bien et les inefficacités qui doivent être corrigées.
- Définir les besoins en matière de gestion de la main-d’œuvre
Décider si l’organisation a simplement besoin d’un outil de gestion des heures et présences de base ou si elle est prête pour une solution de gestion de la main-d’œuvre avancée qui utilise l’intelligence artificielle et offre des analyses approfondies.
- Établir la priorité des exigences
Classer la liste des points sensibles et des fonctions de gestion de la main-d’œuvre voulues, et en faire le point central de l’évaluation du fournisseur.
Pourquoi opter pour un logiciel de gestion de la main-d’œuvre d’ADP?
Peu nombreux sont les autres fournisseurs en mesure d’égaler les données, la technologie, le soutien et les intégrations offertes par le logiciel de gestion de la main-d’œuvre d’ADP. Nos solutions de pointe permettent aux employeurs de faire ce qui suit :
- Utiliser les prévisions sur la main-d’œuvre pour créer des horaires qui respectent le budget
- Éliminer la saisie de données et les calculs manuels susceptibles d’entraîner des erreurs grâce à l’automatisation
- Effectuer des tâches urgentes, comme les approbations de fiches de présence, en tout temps, depuis n’importe où
- Minimiser le pointage des heures entre collègues et les heures supplémentaires non approuvées
- Se conformer aux lois sur les salaires et les heures et aux politiques sur les congés familiaux pour raisons médicales
Mais il n’y a pas que ces avantages. Le logiciel de gestion de la main-d’œuvre d’ADP offre également un accès à des meilleures pratiques documentées et à du soutien d’experts afin de vous aider à traiter les problèmes de RH qui surviennent dans les situations de tous les jours.
Foire aux questions sur les logiciels de gestion de la main-d’œuvre
En quoi consiste la gestion de la main-d’œuvre?
La gestion de la main-d’œuvre renvoie à la façon dont les employeurs répartissent de façon stratégique le personnel et les ressources, surveillent les présences des employés et se conforment aux lois et règlements en constante évolution qui régissent les milieux de travail. Les objectifs relatifs à la gestion de la main-d’œuvre visent à maximiser l’efficacité, à réduire les risques et à améliorer la productivité en comblant les lacunes dans les compétences au sein de l’organisation. En repérant ces lacunes, les employeurs peuvent investir dans des programmes de formation et de perfectionnement ciblés qui dotent les employés des compétences nécessaires pour réussir. La gestion de la main-d’œuvre peut aider à améliorer les relations avec les employés, à rehausser le service à la clientèle et à générer une incidence économique favorable lorsqu’elle est intégrée à des solutions logicielles évoluées. Cette approche stratégique veille à ce que les bonnes personnes assument les bons rôles, ce qui entraîne une amélioration du rendement global et de la satisfaction au travail.
Voici les composants clés de la gestion de la main-d’œuvre :
- Planification de la main-d’œuvre : prévision des besoins en matière de recrutement afin d’assurer l’adéquation aux objectifs opérationnels.
- Planification d’horaires : création d’horaires efficaces afin d’accroître la disponibilité et la productivité du personnel.
- Suivi des heures et des présences : suivi des présences afin de favoriser le traitement de la paie et d’assurer la conformité.
- Gestion du rendement : évaluation du rendement des employés afin de renforcer l’engagement et la productivité.
- Gestion de la conformité : assurance de la conformité à la réglementation et aux exigences en matière de déclaration.
- Analyse stratégique de la main-d’œuvre : mise à profit des données afin d’obtenir des aperçus sur les talents et la productivité, permettant ainsi à l’organisation de prendre des décisions éclairées qui créent un avantage concurrentiel au titre du recrutement et de la fidélisation des meilleurs talents.
Quels sont les avantages d’avoir recours à la gestion de la main-d’œuvre?
La mise en œuvre de la gestion de la main-d’œuvre peut entraîner l’amélioration de l’efficacité, de l’engagement des employés, du service à la clientèle et de la prise de décisions fondées sur les données. En accordant de l’attention aux principes de gestion de la main-d’œuvre, les organisations sont en mesure de faire place à un effectif plus réactif et efficace, ce qui aidera finalement à instaurer une culture d’entreprise positive.
Qu’est-ce qu’une solution de gestion de la main-d’œuvre?
Dans sa forme la plus simple, une solution de gestion de la main-d’œuvre est un moyen de créer des horaires et de faire le suivi des heures et présences d’un employé. Des versions plus avancées peuvent également proposer des prévisions de la main-d’œuvre et des analyses robustes accompagnées de points repères de l’industrie afin d’améliorer le processus de prise de décisions. Dans les deux cas, l’objectif de ces solutions est d’augmenter la productivité tout en minimisant les coûts.
Pourquoi la gestion de la main-d’œuvre est-elle importante?
La main-d’œuvre d’une organisation représente souvent sa plus grande dépense et l’absence de moyens fiables pour la gérer peut entraîner un manque de suivi des heures, le chevauchement de congés d’employés et de plus grands coûts sur le plan de la main-d’œuvre et de la conformité. Pour éviter ces effets négatifs sur leur entreprise, de nombreux employeurs se tournent vers des technologies de gestion de la main-d’œuvre novatrices adaptables et pouvant répondre aux besoins de la main-d’œuvre permanente et occasionnelle.
Qu’est-ce qu’un logiciel d’optimisation de la main-d’œuvre?
Un logiciel d’optimisation de la main-d’œuvre est une technologie qui simplifie la planification d’horaires des employés et améliore le rendement et la satisfaction des gestionnaires et des employés. Il peut être enrichi grâce aux appareils mobiles et aux design d’applications modernes qui offrent une expérience intuitive, efficace et de collaboration.
Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse des obligations relatives à la gestion de la main-d’œuvre d’un employeur et ne constitue pas une source complète des exigences. Il fournit de l’information pratique sur le sujet couvert et est fourni étant entendu qu’il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal ou un autre service professionnel d’ADP.
