La planification précise des horaires des employés est un aspect important de toute entreprise, plus particulièrement celles dont les besoins en matière d’affectation de personnel fluctuent ou qui comptent un mélange d’employés horaires occupant des postes à temps plein, à temps partiel et temporaires. Sans elle, il serait probablement difficile pour ces entreprises de demeurer conformes à la réglementation, voire de réaliser des profits. C’est pourquoi bon nombre d’entre elles comptent sur des logiciels de planification d’horaires des employés pour aider à augmenter la productivité, à réduire les coûts de main-d’œuvre et à améliorer le service à la clientèle.
Qu’est-ce que la planification des horaires des employés?
La planification des horaires des employés est le processus visant à cerner les besoins en matière de personnel et à pourvoir les quarts de travail en faisant appel aux employés qui conviennent le mieux pour le poste en fonction de leurs compétences, de leur préférence en matière de travail et de leur disponibilité. Ces décisions d’affaires importantes sont souvent prises avec l’aide d’un logiciel robuste de prévision de la main-d’œuvre et de planification d’horaires des employés.
À quoi peut servir un logiciel de planification d’horaires des employés?
La planification d’horaires des employés est conçue pour aider à empêcher d’avoir trop ou pas assez d’employés à l’horaire et peut aider les employeurs à trouver un équilibre entre les besoins de leur organisation et ceux de leurs employés.
Quels sont les avantages d’un logiciel de planification d’horaires des employés?
Les solutions d’affectation de personnel automatisées aident les gestionnaires à mieux comprendre le rendement de la main-d’œuvre, afin qu’ils puissent s’assurer de disposer des bonnes personnes au bon endroit, à tout moment. Dans le cadre du processus, les employeurs qui utilisent un logiciel de planification d’horaires des employés sont également en mesure de :
Réduire les coûts
Les analyses en temps réel qui indiquent les coûts estimatifs liés à l’horaire, les heures réelles par rapport aux heures programmées, les heures rémunérées et d’autres détails peuvent aider les gestionnaires à respecter le budget.
Gérer les heures supplémentaires
Les analyses mettent également en lumière les heures supplémentaires qui auraient pu être mieux contrôlées. Grâce aux tendances historiques et aux algorithmes de prédiction, les employeurs peuvent apporter des améliorations et planifier de façon plus précise les paliers de recrutement.
Pourvoir les postes en cas de congé ou d’indisponibilité
Avec une application de planification de quarts de travail, les employés peuvent demander des jours de vacances ou de maladie en temps opportun, et les employeurs peuvent trouver rapidement un autre employé afin de pourvoir le quart de travail ouvert. Les employés peuvent également échanger des quarts de travail et demander à des collègues de les remplacer.
Planifier les horaires en fonction des compétences
Lors de la création des horaires, les gestionnaires sont en mesure d’attribuer des tâches aux employés en fonction de leurs certifications et niveaux de compétences, ce qui permet d’augmenter le rendement au travail et la conformité.
Surveiller les présences et les pauses
Les exceptions liées aux horaires peuvent être mises en évidence, ce qui aide les superviseurs à savoir qui travaille et qui est en pause. Certains types de logiciels de planification d’horaires avisent également les employeurs des imponctualités et leur permettent de comparer leurs données liées aux absences aux points repères de l’industrie afin qu’ils puissent régler ces problèmes rapidement.
Simplifier la conformité
Il peut s’avérer plus facile pour les entreprises qui utilisent des technologies d’affectation de personnel de se conformer aux lois sur les heures de travail et de repos, aux règlements sur les repas, aux règles liées aux heures supplémentaires, aux conventions collectives et plus encore.
Pourquoi opter pour la solution de planification d’horaires des employés d’ADP?
ADP domine l’industrie de la gestion de la main-d’œuvre grâce à une solution de planification d’horaires flexible qui répond aux besoins de toute entreprise. Nous offrons des solutions de planification d’horaires en ligne de base, de planification d’horaires assistée par le système et optimisées qui permettent d’harmoniser les horaires avec les prévisions et les budgets en matière de main-d’œuvre. Les employeurs qui utilisent notre logiciel peuvent être en mesure de :
- Créer facilement des horaires avec un système qui aide à visualiser les besoins en matière de main-d’œuvre
- Trouver la bonne personne pour un quart de travail fondé sur le besoin, les compétences, les connaissances, les préférences et la disponibilité
- Communiquer des quarts de travail ouverts par messagerie texte et gérer les échanges de quarts de travail en ligne et au moyen d’appareils mobiles
- Voir les heures travaillées, les heures réelles par rapport aux heures programmées, les heures rémunérées et les heures supplémentaires à jour afin de les aider à respecter leur budget
En savoir plus sur les solutions de gestion des heures et des présences d’ADP
De quelle façon établissez-vous les horaires des employés?
La planification des horaires du personnel ne se limite pas à s’assurer qu’il y ait suffisamment d’employés pour un poste en particulier. Les entreprises doivent également prédire les futurs besoins en matière de recrutement à l’aide des données historiques. En gardant ces objectifs à l’esprit, les employeurs créent généralement des horaires en suivant le processus suivant :
Évaluer les ressources nécessaires
Les prévisions relatives à la main-d’œuvre aident les employeurs à anticiper les flambées et les accalmies des demandes des clients afin qu’ils puissent planifier leurs paliers de recrutement en conséquence. Ils doivent possiblement tenir compte d’un certain nombre de scénarios différents, notamment des jours fériés, des événements spéciaux, des ventes, et même de la température.
Affecter les travailleurs en fonction de leur disponibilité et de leurs compétences
Les employeurs peuvent aider à prévenir les changements d’horaires de dernière minute et les lacunes en matière d’effectifs à l’horaire en demandant aux employés d’indiquer leur disponibilité à l’avance. Pour améliorer davantage la productivité, ils peuvent jeter un œil aux certifications et au rendement lié à l’emploi antérieur afin d’affecter les personnes aux postes qui conviennent le mieux à leurs compétences.
Gérer et communiquer les changements d’horaire
Même les horaires planifiés le plus méticuleusement peuvent parfois être perturbés par une absence imprévue. Dans de tels cas, des messages texte, des applications mobiles et d’autres moyens de communication peuvent aider les employeurs à informer les employés au sujet des changements de quarts de travail.
Analyser les résultats et rectifier le processus de planification d’horaires
Les gestionnaires des RH doivent continuellement effectuer le suivi des mesures liées à la main-d’œuvre clés, comme les heures planifiées, les heures travaillées, les heures supplémentaires et les revenus par employé. Dotés de ces données, ils peuvent adapter leurs paliers de recrutement afin d’améliorer le service, de réduire les risques et de mieux se préparer en vue de circonstances imprévues.
Utiliser le logiciel de planification d’horaires pour faciliter le processus et le rendre plus efficient
Le logiciel de planification d’horaires des employés automatise le processus de planification de quarts de travail et élimine la gestion approximative. De plus, les solutions numériques sont souvent en mesure de traiter une grande quantité de données afin de prévoir les besoins en matière de main-d’œuvre et de créer des horaires optimisés pour y répondre.
Techniques de planification des horaires des employés
Fini le temps où la planification d’horaires était à sens unique entre le gestionnaire et l’employeur. La technologie a permis aux entreprises d’adopter des techniques d’affectation de personnel collaboratif qui ont recours aux communications bidirectionnelles. Les gestionnaires peuvent publier les quarts de travail disponibles et les employés peuvent réclamer ceux qui leur conviennent le mieux. Ce type de planification des horaires du personnel est une solution avantageuse pour tous dans de nombreuses organisations.
Attribution de quarts de travail aux employés
La planification d’horaires des employés fondée sur la collaboration repose grandement sur les fonctions libre-service, offertes avec certains types de logiciels de planification d’horaires. De façon générale, un employé peut se connecter au système sur le Web ou par l’intermédiaire d’une application mobile et bloquer les heures pendant lesquelles il n’est pas disponible, et accepter ou rejeter les demandes de travail pour certains quarts de travail. La planification d’horaires au moyen de l’application mobile offre également plus de flexibilité aux employeurs, car ils peuvent planifier leurs horaires depuis n’importe où, pas seulement au bureau, et communiquer rapidement les changements de quarts de travail aux employés.
Gestion des préférences des employés
Bien que la planification d’horaires des employés moderne repose sur les données pour la prise de décisions sur le personnel, il y a un aspect humain dont il faut encore tenir compte. Les entreprises qui tiennent compte des préférences des employés sont plus susceptibles d’avoir moins de demandes de changement et de connaître un meilleur engagement des employés et des taux d’absentéisme et de roulement de personnel inférieurs.
Toutefois, il est souvent impossible de satisfaire aux demandes de tous les employés. Pour minimiser les conflits le plus possible, les employeurs peuvent suivre les règles de base suivantes :
- Faire preuve de transparence au sujet de la flexibilité ou de l’absence de flexibilité d’un poste
- Préciser de façon claire si les quarts de travail de nuit ou si les heures de fin de semaine sont nécessaires
- S’assurer que les nouveaux employés répondent à toutes les exigences du poste
- Traiter de façon semblable les employés dont la situation est similaire au moment de tenir compte des demandes liées à l’horaire
- Renseigner les employés au sujet de toutes les politiques et procédures
Questions posées fréquemment sur la planification des horaires des employés
Découvrez ce que d’autres employeurs veulent savoir au sujet de la planification des horaires des employés :
En quoi consiste la planification du travail ou des quarts de travail?
La planification des quarts de travail représente la façon dont les employeurs conjuguent les volumes de travail avec les ressources disponibles. L’objectif est d’éviter d’avoir trop ou pas assez d’employés, une situation qui peut entraîner des dépenses inutiles, de l’inefficience et un mauvais service à la clientèle. Pour ces raisons, de nombreuses entreprises comptent sur un un logiciel de planification d’horaires des employés pour simplifier les affectations de personnel.
Quel est le coût d’un logiciel de planification d’horaires?
Les entreprises peuvent payer un logiciel de planification d’horaires selon un taux mensuel par employé. ADP travaillera de pair avec les employeurs pour déterminer le type de solution de planification d’horaires qui convient le mieux à leurs besoins et à leur budget. En plus des coûts, nous recommandons d’évaluer les solutions en tenant compte des fonctions, notamment :
- Collecte des données
- Gestion des heures
- Libre-service des employés
- Système, données et intégration
- Sécurité des données
- Configurabilité et adaptabilité
- Soutien
Quel logiciel est utilisé pour la planification d’horaires?
Il existe de nombreux logiciels qui peuvent être utilisés aux fins de la planification des horaires des employés. Ultimement, le type de logiciel de planification d’horaires utilisé dépendra souvent de l’industrie, des caractéristiques de la main-d’œuvre, des lieux de travail et des objectifs stratégiques.
Comment puis-je créer un horaire de travail?
Pour créer un horaire à l’aide d’un logiciel de planification d’horaires :
- Préparer la grille horaire – Les périodes de travail à venir sont préparées automatiquement en indiquant les nouvelles dates et les noms de travailleurs.
- Déterminer les besoins en matière de personnel – Les plans d’affectation du personnel peuvent être entrés ou générés à l’aide d’algorithmes de prédiction.
- Indiquer les quarts de travail – Il est possible de créer des quarts de travail rapidement au moyen de modèles, de schémas ou de copies de quarts de travail de périodes antérieures.
- Affecter les personnes – Trouvez la meilleure personne pour occuper chaque quart de travail en fonction de la disponibilité, des préférences et des compétences. Sinon, les quarts de travail peuvent être publiés afin que les employés puissent les réclamer.
- Publier les horaires – Rendez l’horaire accessible à tous les employés afin qu’ils puissent voir ou réclamer des quarts de travail.
- Tenir à jour l’horaire – Trouvez des remplaçants lorsque des employés s’absentent ou demandent d’abandonner des quarts de travail ou laissez les employés s’échanger des quarts de travail ou trouver un remplaçant eux-mêmes.
