En quoi consistent les services gérés?

Les employeurs ayant des employés à l’échelle du Canada auraient avantage à connaître les lois dans les provinces et les territoires dans lesquels ils exercent des activités. La compréhension des aspects détaillés de cette réglementation peut demander beaucoup de temps, et des erreurs peuvent entraîner des pénalités coûteuses. Afin de conserver des ressources précieuses et d’éviter toute infraction en matière de conformité, les employeurs peuvent se tourner vers les services gérés. Les fournisseurs de services gérés se spécialisent dans la gestion de la paie, des RH et d’autres services au nom de l’employeur. Ce soutien externe contribue à assurer la conformité de manière efficace, sans que l’employeur ait à se pencher sur les aspects complexes de la réglementation en matière d’emploi.

Différence entre un employeur officiel, une organisation professionnelle d’employeurs ou des fournisseurs de services gérés

La principale différence entre un employeur officiel (EO) et une organisation professionnelle d’employeurs (OPE) est que l’EO constitue l’employeur officiel des employés à distance d’une entreprise, alors qu’une OPE agit comme coemployeur avec l’entreprise.

Les fournisseurs de services gérés (FSG), quant à eux, diffèrent des EO et des OPE, car ils impliquent un partenariat entre une entreprise et un fournisseur tiers en ce qui concerne la gestion des besoins en matière de RH et de paie. Contrairement aux EO, qui constituent l’employeur légal, et les OPE, qui fonctionnent selon un modèle de coemploi, les FSG proposent un vaste éventail de services précis pouvant aider une entreprise à gérer ses fonctions de RH.

En quoi consistent les services gérés?

Essentiellement, les services gérés consistent à collaborer avec un fournisseur externe, qui gère, en entier ou en partie, les besoins en matière de RH et de paie d’une entreprise. La portée et la nature du soutien dont profitent les entreprises varient d’un fournisseur à l’autre. Le soutien comprend habituellement de l’aide relativement aux technologies de RH et peut aussi couvrir des éléments comme les processus de RH, la gestion des talents, le traitement de la paie, des conseils en matière de conformité et plus encore.

Certains employeurs trouvent peut-être que leurs ressources sont à bout de souffle en raison des tâches administratives exigeantes liées aux RH et à la paie ou de la nécessité de rester au fait des lois qui touchent leur entreprise et leur main-d’œuvre. L’exécution de ces activités peut détourner leur attention d’objectifs plus stratégiques ou de l’exploitation quotidienne de l’entreprise. Comme les RH, le traitement de la paie et la conformité peuvent se situer en dehors du secteur d’expertise principal des employeurs, il peut s’avérer utile de collaborer avec un fournisseur spécialisé dans ces domaines. De tels partenariats peuvent alléger considérablement la charge des employeurs, pour leur permettre de se concentrer davantage sur des tâches stratégiques et importantes.

Que comprennent les services gérés?

Administration de la paie et de l’impôt :

Les fournisseurs de services gérés peuvent s’occuper des tâches liées à la paie et aussi offrir de l’aide en matière d’impôt et de conformité. Cela peut comprendre l’amélioration des processus de paie à l’aide de procédures normalisées et de meilleures pratiques, ainsi que de l’aide en matière de traitement de la paie pour simplifier les activités et conserver les ressources. En outre, les fournisseurs peuvent aussi faciliter l’intégration de systèmes de gestion des RH et des heures et présences, afin d’assurer un calcul transparent du salaire des employés horaires conformément aux lois applicables.

Soutien en matière de ressources humaines :

En plus de faciliter les tâches administratives de RH quotidiennes à l’aide de la technologie, certains fournisseurs de services gérés peuvent offrir des outils et des ressources de gestion de la conformité, d’intégration des employés, de formation et de perfectionnement, de sécurité au travail, et de création de guides de l’employé et de politiques.

Gestion de la conformité :

Certains fournisseurs peuvent disposer de systèmes spécialisés qui visent à assurer la conformité, ce qui aide les employeurs à rester au fait de la réglementation en matière de RH et de paie, à tous les niveaux. Ils peuvent offrir des conseils relatifs à l’adaptation à ces changements, au respect continu des lois fiscales, aux mandats en matière de soins de santé, aux directives de sécurité, à l’assurance-emploi, à la déclaration de nouveaux employés et plus encore. Ils peuvent aussi aider à élaborer une stratégie proactive de gestion de la conformité, qui réduit les risques organisationnels.

Gestion des talents :

En plus de faciliter le recrutement et la formation, certains fournisseurs de services gérés peuvent aider relativement au processus global de gestion des talents. Ils peuvent participer à la création d’une stratégie efficace pour attirer, engager et conserver des employés. Alors que certains peuvent offrir des solutions technologiques en matière de gestion des talents, d’autres peuvent proposer une approche plus interactive qui facilite l’exécution de stratégies relatives à l’acquisition de talents, à l’intégration, à la formation sur le leadership, à la satisfaction des employés, à l’analyse de la rémunération et à la gestion du rendement.

Conseils de spécialistes :

Certains fournisseurs peuvent offrir du soutien directement aux employés en ce qui concerne les RH, la paie ou d’autres demandes au moyen d’une application mobile ou d’un service d’assistance téléphonique réservé, pour leur permettre d’obtenir de l’aide en direct. Cet aspect du soutien enrichit l’expérience des employés, tout en permettant simultanément aux services des RH de se concentrer davantage sur des projets stratégiques. Il est important de noter que certains fournisseurs de services gérés peuvent déléguer cet aspect du soutien à des centres externes.

Avantages des services gérés

• Croissance et adaptabilité
  Les services gérés sont conçus pour être flexibles, afin de s’assurer que l’infrastructure et le soutien évoluent au rythme de la croissance des entreprises. Cette adaptabilité signifie que peu importe le rythme ou l’orientation de la croissance, l’entreprise dispose des ressources nécessaires pour la soutenir efficacement.
• Soutien offert par des experts
  Grâce à un accès à un groupe d’experts dans différents domaines, comme les RH, la paie et la conformité, les employeurs peuvent compter sur des conseils professionnels. Cela peut les aider à gérer avec confiance les aspects complexes du milieu de travail moderne, en sachant que des professionnels expérimentés soutiennent leurs décisions.
• Intégration technologique
  Le recours à des services gérés permet aux employeurs d’accéder aux technologies et aux outils les plus récents sans faire d’investissement important dans de l’équipement ou des logiciels. Cette intégration peut contribuer à simplifier les activités, améliorer l’efficacité et aider les entreprises à rester concurrentielles dans un environnement qui évolue sur le plan technologique.
• Aperçus fondés sur des données
  Grâce aux services gérés, le pouvoir de l’analyse de données est facilement accessible. L’utilisation d’aperçus tirés d’ensembles de données complets permet aux entreprises de prendre des décisions informées, d’élaborer des stratégies efficaces et de repérer les occasions d’amélioration et de croissance qui pourraient autrement passer inaperçues.

Qu’est-ce qu’un employeur officiel?

Un fournisseur tiers appelé un employeur officiel (EO) assume la responsabilité légale des employés d’une autre entreprise. Cette entité peut exercer ses activités dans la même province ou le même pays que l’entreprise, ou dans une autre province ou un autre pays.

L’EO gère les tâches liées à l’emploi, notamment la paie et le respect de la réglementation, tandis que l’entreprise cliente conserve le contrôle sur les employés et leurs tâches particulières. Cette façon de faire permet aux entreprises d’étendre leurs activités dans de nouvelles régions sans se soucier des responsabilités administratives.

Que fait un employeur officiel?

Le recours à un employeur officiel peut permettre aux entreprises d’embaucher des employés à l’échelle mondiale sans avoir à établir une entité commerciale à l’étranger ou risquer d’enfreindre des règlements locaux sur le travail.

Voici quelques fonctions qu’un EO peut offrir :

• Respect de la législation du travail locale
• Intégration des nouveaux employés
• Gestion de la paie internationale ou dans d’autres provinces/territoires
• Supervision de la rémunération et des avantages sociaux
• Exécution de la résiliation de contrats

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Foire aux questions

Quelle est la différence entre des services gérés et l’impartition des RH?

À l’occasion, on peut utiliser le terme « impartition des RH » pour parler des services gérés. Toutefois, l’impartition des RH renvoie généralement à un partenariat concernant uniquement les tâches liées aux RH, excluant potentiellement le traitement de la paie, la gestion des avantages sociaux et le perfectionnement des talents. Les services gérés proposent habituellement un soutien plus large, qui cible les résultats opérationnels au lieu de gérer simplement les tâches administratives.

Est-il possible d’embaucher des travailleurs internationaux sans faire appel à un EO?

Absolument. Cependant, une telle aventure peut nécessiter l’établissement d’une entité juridique dans le pays en question ou l’embauche des travailleurs en tant qu’entrepreneurs indépendants. Chacun de ces choix présente des avantages et des inconvénients.

En établissant votre propre entité juridique, vous assumez la responsabilité de la supervision des activités dans ce nouveau pays. Cela comprend entre autres le recrutement d’un conseiller juridique, d’experts en traitement de la paie et de personnel pour gérer les avantages sociaux. Cette approche peut s’avérer judicieuse si vous comptez recruter beaucoup de personnel à ce nouvel endroit. Cependant, pour les petites équipes, le recours à un employeur officiel constitue un choix plus économique.

Par contre, l’adoption du modèle fondé sur des entrepreneurs requiert de la vigilance. Le problème lié au mauvais classement des entrepreneurs internationaux est important et pourrait entraîner des amendes élevées, ainsi que des conséquences juridiques. Le recours à un EO peut atténuer ces risques en matière de conformité en s’assurant que les travailleurs sont embauchés correctement.

Combien coûte un employeur officiel?

Les structures tarifaires des employeurs officiels se divisent généralement en deux catégories : un taux fixe ou un modèle fondé sur un pourcentage. Dans le cas d’un taux fixe, des frais uniformes sont facturés aux entreprises pour chaque employé, peu importe son poste ou son salaire. Dans le cas du modèle fondé sur un pourcentage, les frais sont calculés selon une portion du salaire de l’employé. Ainsi, les coûts varient en fonction du rôle et de la rémunération de l’employé.

Il est recommandé de faire preuve de prudence en ce qui concerne les structures tarifaires d’EO qui s’appuient sur le modèle fondé sur un pourcentage. Les coûts associés à l’emploi mondial peuvent varier grandement. Cependant, un EO compétent devrait être en mesure de fournir des coûts clairs dès le départ.

Quelles sont les responsabilités d’un employeur officiel?

La principale tâche d’un employeur officiel est d’agir à titre d’employeur officiel pour vos employés à l’étranger ou dans d’autres provinces. En employant légalement des personnes en votre nom, vous protégez efficacement votre entreprise en ce qui concerne les risques juridiques et liés à la conformité.

Un EO s’occupe des responsabilités complexes liées aux RH qui découlent du recrutement d’employés. Différentes régions ont différents règlements concernant la fréquence des paiements, les congés payés obligatoires, les indemnités de départ et plus encore. Les EO gèrent ces éléments complexes pour vous, ce qui vous permet de consacrer moins de temps à des tâches administratives fastidieuses et plus de temps à l’expansion de votre équipe et à l’atteinte de vos objectifs commerciaux.

Il est important de noter que les EO ne supervisent pas les tâches quotidiennes ni le rendement des employés. Votre interaction avec les employés embauchés par l’intermédiaire d’un EO est identique à celle avec tous les autres employés.

Ce guide est conçu pour servir de point de départ à l’analyse de ce qu’est un employeur officiel et ne constitue pas une ressource complète des exigences. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.