Logiciel de gestion des heures pour les employés

La gestion des heures et présences des employés est une fonction commerciale essentielle. Cependant, bon nombre d’entreprises continuent d’avoir recours à des méthodes manuelles désuètes à la fois laborieuses et propices aux erreurs. Par contre, un logiciel de gestion des heures peut améliorer la productivité et la conformité à la réglementation, ce qui peut se traduire par une réduction des coûts. En se renseignant sur les fonctionnalités de cette technologie et sur les avantages qui y sont liés, les employeurs pourraient être mieux équipés pour enfin passer des fiches de présence papier à une solution numérique.

En quoi consiste un logiciel de gestion des heures?

Un logiciel de gestion des heures est une façon moderne et intuitive pour les employeurs de gérer les heures, les cumuls, les congés autorisés, les absences et les horaires des employés. Il est souvent proposé à titre d’élément intégral d’une solution de paie.

À quoi peut servir un logiciel de gestion des heures des employés?

Un logiciel de gestion des heures automatise de nombreux aspects exigeants de la gestion des heures et des présences. Avec une solution appropriée, les employeurs pourraient être en mesure d’effectuer les tâches suivantes :

Remplissage automatique des fiches de présence

Si les heures de travail prévues des employés sont ajoutées à leur profil, le système remplira leurs fiches de temps d’avance. Cela peut être utile pour les employeurs qui ont besoin de faire le suivi des heures de congé pour les employés exemptés ou salariés.

Suivi des heures

Les employés peuvent faire le pointage de leur arrivée et de leur départ, demander un congé ou soumettre des fiches de temps en ligne à des fins d’approbation par l’intermédiaire du navigateur Web de leur ordinateur ou de leur appareil mobile.

Suivi des heures supplémentaires

Un logiciel de gestion des heures intègre des règles de paie configurées de façon à tenir compte des lois en matière d’heures supplémentaires. Le système analyse les salaires horaires en fonction des paramètres définis et calcule les heures supplémentaires de façon exacte. Les superviseurs peuvent voir lorsque les employés approchent du seuil des heures supplémentaires ou ont atteint celui-ci, ce qui aide à réduire les coûts.

Fonctions robustes de création de rapports

Des tableaux de bord et des alertes pratiques offrent des perspectives sur les heures travaillées, les absences, les heures supplémentaires, le coût de la main-d’œuvre et plus. Les employeurs peuvent aussi faire des analyses comparatives de leur rendement par rapport à celui d’autres entreprises en fonction de leur taille, de leur emplacement ou de leur industrie.

Synchronisation avec d’autres logiciels

Un logiciel de gestion des heures est souvent compatible avec d’autres types d’horodateurs et de systèmes de point de vente et, selon le fournisseur, peut être intégré à des logiciels de paie, de RH et de comptabilité.

Envoi d’alertes et de rappels

Lorsque des horaires sont publiés ou modifiés, des alertes peuvent être envoyées aux employés pour leur rappeler leurs prochains quarts de travail.

Avantages liés à un logiciel de gestion des heures

Les employeurs qui veulent optimiser leur main-d’œuvre doivent d’abord comprendre ce que leurs employés font et combien de temps ils ont besoin pour effectuer ces tâches. En plus de fournir ces perspectives utiles, un logiciel de gestion des heures peut aider les entreprises à :

Comprendre le coût réel de la main-d’œuvre

Faire un suivi de la rémunération, des congés payés, des heures de congé, des heures supplémentaires et des absences imprévues peut aider les employeurs à mieux contrôler leurs coûts liés à la main-d’œuvre.

Réduire les erreurs liées à la saisie de données

Le fait de passer des feuilles de calcul et d’autres méthodes manuelles de gestion des heures à une solution logicielle qui transmet automatiquement l’information des employés à leurs fiches de présence en ligne et au processus de traitement de la paie peut prévenir les erreurs humaines et les erreurs liées à la saisie de données.

Prendre des décisions relatives à la main-d’œuvre fondées sur les données

Les employeurs qui ont accès à des données internes sur la main-d’œuvre et à des points repères externes peuvent être en mesure de planifier des niveaux de recrutement en personnel plus appropriés et de détecter les signaux d’alerte immédiatement, avant que des problèmes ne surviennent.

Maximiser la productivité

Un logiciel de gestion des heures infonuagique aide à rationaliser les communications, à éliminer les processus superflus et à réduire les situations d’insuffisance ou de surplus de personnel.

Assurer la conformité

L’automatisation de la gouvernance des règles relatives au travail et à la paie peut aider à prévenir des violations des politiques de l’entreprise, des conventions collectives et des lois en matière de rémunération et d’heures de travail.

Réduire le temps consacré à des tâches peu productives

L’automatisation accélère également les tâches qui demandent beaucoup de temps, comme l’approbation de demandes de congés et d’échanges de quarts de travail, tout en assurant la présence d’effectifs appropriés.

Centraliser tous les systèmes

Un logiciel de gestion des heures intégré aux solutions de paie et de RH d’un employeur rationalise le flux de données dans l’ensemble des systèmes et simplifie l’accès aux renseignements importants.

Améliorer les expériences des utilisateurs

Les options de libre-service qui permettent aux employés de vérifier leur solde de congés rémunérés ou d’indiquer qu’ils sont disposés à travailler sans devoir communiquer avec les RH améliorent l’engagement et diminuent la charge administrative.

Assurer le suivi des heures au moyen de multiples appareils

Un accès souple aux renseignements, particulièrement à l’aide d’appareils mobiles, élimine les obstacles et permet aux gestionnaires et aux superviseurs d’exécuter des tâches urgentes rapidement et facilement, comme l’attribution de quarts de travail à la dernière minute.

Pourquoi choisir le logiciel de gestion des heures d’ADP?

De nombreuses entreprises offrent des solutions de gestion des heures, mais ADP mène l’industrie avec des données, une technologie, un soutien et des intégrations que peu d’autres fournisseurs peuvent offrir. Les employeurs qui utilisent notre logiciel de gestion des heures peuvent être en mesure d’effectuer les tâches suivantes :

• Gérer les heures et les présences des employés à l’aide d’une seule plateforme unifiée avec leur système de paie et de RH d’ADP, réduire la saisie de données en double et tirer parti d’une authentification unique
• Créer des horaires flexibles adaptés aux budgets et aux besoins prévus en matière de main-d’œuvre
• Analyser les heures travaillées, les absences, les heures supplémentaires, les coûts liés à la main-d’œuvre et d’autres données importantes avec une visibilité en temps réel
• Simplifier la conformité à un vaste éventail de réglementations, notamment les règlements syndicaux, les règles d’entreprise et les lois provinciales, en fonction d’exigences propres à plus d’une centaine de pays
• Accéder à une documentation et aux meilleures pratiques éprouvées en ligne à la demande pour traiter des enjeux courants liés à la gestion des heures

Un logiciel de gestion des heures pour les entreprises de toutes tailles

Lorsqu’ils déterminent le logiciel de gestion des heures qui convient le mieux à leurs besoins, les propriétaires d’entreprises et les intervenants clés se fondent souvent d’abord sur la taille de leur organisation. Voici certaines des fonctionnalités qu’ils recherchent généralement en fonction de la taille de leur organisation :

Petites entreprises

• Coût
• Facilité d’utilisation
• Accès mobile
• Intégration à la paie
• Soutien technique par le fournisseur

Moyennes entreprises

• Intégration à la paie
• Facilité d’utilisation
• Planification des horaires des employés
• Prise de décisions fondées sur les données
• Analyse des coûts liés aux horaires
• Échange de quarts de travail

Grandes entreprises

• Caractéristiques et intégrations personnalisables
• Sécurité de premier ordre
• Fonctions robustes de production de rapports et de prévisions relatives à la main-d’œuvre
• Soutien complet en matière de conformité

Gestion des heures des employés dans un environnement de travail dynamique

Les besoins croissants en matière de flexibilité ont créé des environnements de travail dynamiques – où le travail peut être effectué en tout temps et en tout lieu. Comment les employeurs peuvent-ils assurer le suivi des heures de leurs employés dans un tel contexte? Bon nombre ont recours aux capacités mobiles et aux améliorations relatives à la sécurité comprises dans un logiciel de gestion des heures. Par exemple :

• Les solutions infonuagiques de gestion des heures accessibles en tout lieu au moyen d’une connexion Internet permettent aux employés, aux superviseurs, aux spécialistes et aux cadres de travailler pendant leurs déplacements.
• Les options de libre-service permettent aux employés de saisir leurs heures à l’aide de leur propre appareil mobile ou d’un système de point de vente.
• Un logiciel de gestion des heures peut prévenir le « pointage effectué par un collègue » en exigeant que les travailleurs glissent un badge, saisissent un NIP ou effectuent le balayage de leur empreinte digitale ou de leur visage sur un horodateur biométrique.
• Le pointage mobile des équipes, le géorepérage et le pointage hors ligne aident les employés qui travaillent à des emplacements éloignés à enregistrer leurs heures avec précision.

Foire aux questions sur les logiciels de gestion des heures

Découvrez les questions d’autres employeurs à propos des logiciels de gestion des heures :

En quoi consiste un système de gestion des heures?

Un système de gestion des heures est une façon de saisir les heures des employés à la source puis de calculer les heures travaillées et les heures de congé en fonction des règles et des politiques établies par l’employeur. Lorsque ce processus est automatisé avec un logiciel, il est plus efficace et plus précis. Certaines solutions peuvent aussi analyser les données relatives aux employés horaires pour détecter immédiatement les tendances relatives aux heures supplémentaires et aux absences, ce qui aide les employeurs à utiliser leurs ressources plus efficacement.

En quoi consiste la gestion des heures pour les RH?

Les professionnels des RH utilisent un logiciel de gestion des heures pour déterminer des indicateurs clés de rendement qui les aident à contrôler les coûts et à améliorer la productivité. Ils peuvent analyser les paramètres relatifs aux charges de travail, aux pénuries de main-d’œuvre, aux compétences des employés et aux déficiences d’habiletés afin de prendre des décisions plus éclairées.

Pourquoi la gestion des heures est-elle importante?

La gestion des heures est importante parce que, pour beaucoup d’entreprises, la main-d’œuvre est la plus grande dépense. Sans une façon sécurisée et fiable de faire le suivi des heures et des présences, les employeurs peuvent être exposés à diverses conséquences, notamment le vol de temps par des employés, une paie inexacte, des heures supplémentaires excessives et des violations des lois relatives au travail, ce qui peut augmenter les coûts d’exploitation.

Comment peut-on faire le suivi des heures travaillées?

Les employeurs disposent de nombreuses options en ce qui a trait au suivi des heures travaillées par les employés. Ils peuvent utiliser des fiches de présence papier ou en ligne, des horodateurs ou des appareils mobiles ou des systèmes de point de vente avec une application de pointage. Les solutions numériques avec une identification biométrique sont souvent plus sécuritaires parce qu’elles empêchent les employés de faire un pointage pour d’autres.

Comment puis-je faire le suivi des heures de mes employés?

En plus du nombre d’heures de travail des employés, les employeurs doivent aussi faire le suivi des congés payés et des absences autorisées. Cela peut aussi être fait au moyen de feuilles de calcul, mais un logiciel de gestion des heures est souvent plus efficace, parce qu’il fournit des notifications automatiques avec des soldes de congés rémunérés et qu’il peut aider les entreprises à se conformer aux exigences relatives aux congés.