Système de gestion de la paie

Le traitement de la paie est l’une des responsabilités les plus importantes des propriétaires d’entreprise, mais pas forcément la plus stressante. Avec le bon système de gestion de la paie, les employeurs peuvent avoir l’esprit tranquille et profiter de plus de temps pour se consacrer à la croissance de leur entreprise.

Qu’est-ce qu’un système de gestion de la paie?

En bref, un système de gestion de la paie est le processus qui permet aux employeurs de verser les salaires à leurs employés. Il s’agit également de la façon dont ils démontrent leur engagement envers leurs employés, s’acquittent de leurs obligations à l’égard d’organismes gouvernementaux et maintiennent les dossiers financiers en ordre.

Pourquoi la gestion de la paie est-elle importante?

La gestion de la paie est une partie importante dans toute entreprise, car elle contribue à l’amélioration de l’engagement des employés et de la conformité aux règlements. Sans un moyen efficace et précis de rémunérer les employés, de verser et de déclarer les revenus, et de maintenir les dossiers, les employeurs pourraient faire face à des réclamations relatives au salaire et à des pénalités coûteuses.

Quelles sont certaines des méthodes de gestion de la paie?

En fonction de leur budget et du niveau de participation voulu, les employeurs peuvent choisir parmi plusieurs options de gestion de la paie, notamment :

• Gestion de la paie manuelle au moyen de feuilles de calcul
  Les employeurs n’ayant que quelques employés peuvent choisir de gérer la paie en recourant à une méthode manuelle, comme les feuilles de calcul. Les pièges, toutefois, l’emportent habituellement sur les économies de coûts potentielles. Les processus effectués manuellement augmentent le risque d’erreurs coûteuses et exigent du temps normalement alloué aux activités qui favorisent la croissance de l’entreprise.
• Logiciels de gestion de la paie
  Les logiciels de paie de qualité supérieure permettent de gagner du temps et d’alléger les fardeaux administratifs en automatisant les tâches exigeantes. Les employeurs peuvent compter sur ces logiciels pour calculer avec précision les salaires bruts, les retenues et la paie nette, tout en ayant la possibilité de conserver un certain contrôle sur le processus.
• Impartition
  Les employeurs qui souhaitent renoncer complètement à leurs tâches de traitement de la paie font souvent affaire avec un fournisseur de services administratifs de paie ou établissent une relation de co-emploi avec une organisation professionnelle d’employeurs. Dans le cadre d’arrangements comme ceux-ci, il se pourrait que tous les aspects de l’administration de la paie − y compris les versements d’impôt, les rapports et la conformité − soient entièrement gérés par le fournisseur ou l’organisation professionnelle d’employeurs.

Quelles sont les phases du processus de gestion de la paie?

Peu importe la façon dont les employeurs choisissent de gérer la paie, le processus comporte habituellement trois phases :

1. Avant la paie
   Les employeurs recueillent des données pertinentes pour la période de paie en se basant sur les politiques de l’entreprise et les exigences réglementaires, y compris les heures travaillées par des employés non exemptés, les congés exceptionnels (p. ex., vacances, congés de maladie et pour fonctions de juré, etc.) et les redressements d’employé, comme les nouveaux employés, les départs, les augmentations de salaire ou les modifications apportées aux retenues pour avantages sociaux et aux retenues d’impôt. Ces renseignements sont ensuite vérifiés et utilisés pour traiter la paie.
2. Calculs
   Les employeurs calculent le montant total de la paie brute que chaque employé a gagné pendant la période de paie, retiennent les impôts et effectuent les retenues, de façon à obtenir la paie nette. Ils accumulent également leur propre impôt à payer pour la même période.
3. Après la paie
   Les employeurs rapprochent leur paie, versent leurs impôts avant la date d’échéance prévue, et traitent tout paiement lié à la paie, comme les ordonnances de saisie-arrêt sur le salaire. De plus, ils rémunèrent leurs employés et leur fournissent un bordereau de paie ou un relevé de salaire, lequel est requis dans la plupart des territoires de compétence.

Quelles sont les fonctions d’un système de gestion de la paie?

Les fonctions suivantes, exécutées minutieusement et en portant un regard attentif aux règlements en constante évolution, sont souvent nécessaires pour passer d’une phase du processus de gestion de la paie à une autre efficacement.

Calculer le salaire des employés

Au moyen de fiches de présence ou de logiciels de gestion des heures et des présences , les employeurs doivent effectuer le suivi précis des heures travaillées par des employés non exemptés chaque semaine de travail afin de calculer la paie correctement. Le suivi des heures n’est pas aussi essentiel dans le cas des employés salariés, car leur paie brute correspond au montant de leur salaire annuel divisé par le nombre de périodes de paie au cours de l’année civile. Cependant, certains employés non exemptés peuvent gagner un salaire, auquel cas leurs heures doivent faire l’objet d’un suivi pour s’assurer que toute heure supplémentaire travaillée est payée, conformément à la loi.

Une fois qu’ils ont calculé le salaire brut pour chaque employé, les employeurs doivent traiter certaines retenues salariales, notamment les suivantes :

• Impôts
  Les employeurs déduisent les impôts selon les certificats de retenue et les salaires imposables totaux de leurs employés.
• Retenues facultatives
  L’autorisation écrite des employés est requise avant qu’un employeur puisse déduire des cotisations au régime de retraite, des primes d’assurance maladie ou d’assurance vie, ou des cotisations syndicales.
• Retenues obligatoires
  Les employeurs reçoivent habituellement une ordonnance officielle d’une agence gouvernementale ou d’un tribunal leur indiquant qu’ils doivent effectuer des retenues au titre de saisies-arrêts de l’ARC ou pour l’impôt provincial, de pensions alimentaires pour enfant ou d’autres saisies du salaire.

Lorsque toutes les retenues sont prélevées des salaires bruts, on obtient la paie nette ou le salaire net de l’employé.

Traiter les impôts sur la paie

Les employeurs doivent calculer les impôts fédéraux, locaux et d’État et les déduire du salaire des employés. Les montants exacts sont fondés sur les taux d’imposition en vigueur et sur le formulaire TD1 fédéral (la plupart des employés) ou le formulaire TD1X (employés à commission), le formulaire TD1-WS fédéral, ainsi que les formulaires de réclamation et feuilles de calcul provinciaux comme le formulaire TP-1015.3 au Québec et le formulaire TD1ON, de chaque employé. Les employeurs sont également tenus de verser des cotisations de contrepartie au titre du Régime de pensions du Canada ou du Régime de rentes du Québec, de l’assurance-emploi et du Régime québécois d’assurance parentale. Les employeurs sont entièrement responsables des versements provinciaux comme l’impôt-santé des employeurs de l’Ontario, le FSS et la CNESST du Québec, les Services de santé et de l’enseignement postsecondaire (HAPSET) du Manitoba et de Terre-Neuve, ainsi que des primes provinciales d’indemnité pour accident du travail. Tous les paiements doivent être envoyés aux organismes gouvernementaux avant les dates limites indiquées.

Respecter les exigences en matière de tenue des dossiers de paie

Les organismes gouvernementaux obligent les employeurs à tenir des dossiers de paie¹ pour chaque employé. Ils comprennent généralement les renseignements suivants :

• Nom et profession
• Adresse
• Numéro d’assurance sociale
• Jour et heure du début de la semaine de travail d’un employé
• Nombre d’heures travaillées chaque jour et semaine de travail
• Base sur laquelle le salaire de l’employé a été versé
• Taux de paie horaire normale
• Salaire de base total quotidien ou hebdomadaire
• Revenus d’heures supplémentaires pour chaque semaine de travail
• Salaire brut
• Avantages imposables
• Retenues salariales
• Allocations demandées
• Salaire net
• Date de chaque paiement et période de paie couverte
• Impôts retenus
• Formulaires − TD1 fédéral (la plupart des employés) ou TD1X (employés à commission), TD1-WS fédéral, ainsi que les formulaires de réclamation et feuilles de calcul provinciaux comme le formulaire TP-1015.3 au Québec et le formulaire TD1ON

Les documents exigés aux fins de l’impôt fédéral doivent être conservés dans les dossiers pendant au moins sept ans; tous les autres documents doivent être conservés conformément aux diverses lois qui s’appliquent à l’entreprise. Si cette dernière est sujette aux réglementations fédérales et provinciales, elle doit observer la réglementation ayant la durée la plus longue. En cas de doute, les employeurs doivent vérifier auprès de l’organisme approprié afin de s’assurer qu’ils conservent les bons documents pendant la bonne durée.

Fournir des relevés de paie aux employés

À des fins de transparence, la plupart des provinces exigent que les entreprises fournissent à leurs employés des relevés de paie au moment où ils reçoivent leur salaire. En général, les taux de paie, les heures travaillées, la paie brute, la paie nette et les retenues doivent y figurer pour chaque période de paie. De plus, il existe des lois qui régissent la livraison des relevés de paie électroniques et la façon dont les employés y accèdent. Afin d’éviter les infractions, les employeurs doivent communiquer avec les organismes provinciaux régissant les normes du travail pour connaître les exigences précises.

Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de gestion de la paie?

Tenter de devenir un expert en traitement de la paie est un processus laborieux qui laisse aux propriétaires d’entreprise peu de place pour améliorer leurs produits ou leurs services. C’est pourquoi bon nombre d’entre eux comptent sur les logiciels de gestion de la paie, ce qui leur permet de libérer du temps et leur procure d’autres avantages clés, notamment les suivants :

• Calculs précis
  L’automatisation aide à assurer l’exactitude des calculs du salaire, des retenues salariales et des versements d’impôt.
• Aide en matière de conformité
  Certains fournisseurs de logiciels de paie informent les employeurs des changements réglementaires en matière d’emploi ou d’impôt susceptibles de toucher leur entreprise.
• Accès aux feuillets d’impôt
  Les employeurs peuvent avoir accès facilement à des documents fiscaux importants (feuillets T4, T4A, R1, R2, etc.) à partir de leur logiciel de paie.
• Paiements flexibles
  En plus des chèques de paie traditionnels, les logiciels de paie peuvent généralement convenir au dépôt direct.
• Tenue de dossiers détaillés
  Plusieurs systèmes de traitement de la paie numériques créent des profils d’employé comptant divers dossiers de paie pouvant être regroupés et téléchargés afin de satisfaire aux exigences réglementaires.
• Libre-service des employés
  Au moyen d’une application mobile ou d’un ordinateur, les employés peuvent modifier leurs renseignements personnels et leurs retenues, soumettre des renseignements sur les retenues d’impôt, consulter des relevés de paie et plus encore.
• Réduction des erreurs liées à la paie
  Les logiciels de paie qui peuvent être intégrés à des programmes de suivi des heures et de RH réduisent la saisie de données répétitives, ce qui contribue à prévenir les erreurs.
• Alertes automatiques
  Plusieurs systèmes de traitement de la paie fournissent des notifications de flux de travaux. Lorsque le logiciel détecte une erreur de saisie de donnée, il peut faire parvenir une alerte aux utilisateurs afin qu’ils puissent la corriger avant le traitement de la paie, si cette option est configurée.

Comment choisir un système de gestion de la paie?

Un système de gestion de la paie adéquat permet généralement de fournir des services de traitement de la paie et de production de déclarations précis et en temps opportun, soutenus par des connaissances approfondies et des technologies intégrées. Pour trouver une telle solution, les propriétaires d’entreprise doivent se poser les questions suivantes :

1. Les coûts correspondent-ils aux budgets ou à la croissance attendue?
   Les petites entreprises disposant de ressources financières minimales pourraient choisir des fonctions liées à la paie de base, alors que les organisations qui anticipent une croissance pourraient envisager de dépenser plus d’argent pour disposer de fonctions robustes.
2. Quels sont le niveau d’expérience et la réputation du fournisseur?
   Les fournisseurs de traitement de la paie fiables ont généralement des clients de longue date qui sont disposés à témoigner de la qualité des services qu’ils ont reçus. Et plus un fournisseur possède d’années d’expérience de travail dans une industrie en particulier, plus il comprend les lois applicables et les problèmes en matière de conformité.
3. Dans quelle mesure ce service est-il sûr?
   Le cryptage, les pare-feu, l’authentification multifacteurs et les mesures de sauvegarde sont essentiels à la préservation de la confidentialité et de l’intégrité. Les fournisseurs de services de paie qui prennent la sécurité au sérieux peuvent généralement démontrer ce qui précède et toute autre mesure qu’ils appliquent pour protéger les données.
4. Le logiciel est-il compatible avec d’autres programmes?
   Les employeurs doivent s’assurer que leur fournisseur de services de paie permet des intégrations harmonieuses avec les programmes de suivi des heures, de RH, et tout autre programme existant.
5. Quelles sont les fonctions de production de rapports?
   Certains fournisseurs de services de paie peuvent vous aider à vous assurer que les rapports sur les nouveaux employés, les rapports annuels et d’autres documents sont transmis aux organismes gouvernementaux appropriés à temps et comprennent tous les renseignements obligatoires.

Comment ADP peut aider les entreprises grâce à la gestion de la paie

Depuis plus de 40 ans, les petites et les grandes entreprises font confiance à ADP pour la gestion de la paie. Nos solutions flexibles et abordables peuvent aider les organisations à économiser du temps et de l’argent grâce à certaines fonctions, dont les suivantes :

• Calcul automatisé du salaire et de l’impôt
• Applications libre-service conviviales pour les employés
• Options de paiement flexibles − chèque de paie et dépôt direct
• Retenues et versements d’impôt effectués au nom du client
• Soutien relatif aux problèmes en matière de conformité et aux exigences réglementaires
• Intégration facile avec des programmes de suivi des heures et de RH

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Foire aux questions sur la gestion de la paie

Que signifie « gestion de la paie »?

La gestion de la paie est la tâche administrative consistant à rémunérer les employés pour les services rendus. Elle fournit également un dossier financier du salaire brut, des retenues salariales et de la paie nette de l’employé, ainsi que de l’impôt sur la paie à payer connexe de l’employeur.

Comment puis-je effectuer la gestion de la paie?

La gestion de la paie peut constituer un processus long et difficile si l’on ne dispose pas d’un logiciel fiable automatisant les calculs et réduisant les erreurs. Dans sa forme la plus simple, le traitement de la paie consiste en ces étapes :

1. Calculer la paie brute
   Pour les employés salariés, divisez le salaire annuel par le nombre total de périodes de paie dans l’année. Pour les employés horaires, multipliez le taux horaire par le nombre total d’heures travaillées et respectez les lois fédérales et provinciales pour le paiement de toute heure supplémentaire ou prime. Notez que les employeurs ayant des employés non exemptés qui touchent un salaire doivent effectuer le suivi précis des heures et présences comme ils le feraient pour les employés horaires.
2. Effectuer des retenues
   Calculez et effectuez sur les salaires bruts toute retenue qui réduit l’impôt sur le revenu (comme les cotisations de l’employé à un RPA ou à un REER), puis l’impôt sur le revenu fédéral et du Québec, le Régime de pensions du Canada (RPC) et le Régime des rentes du Québec (RRQ), l’assurance-emploi, le Régime québécois d’assurance parentale, les primes pour invalidité ou pour absences autorisées pour raisons familiales, les saisies du salaire ordonnées par le tribunal et toute autre retenue facultative ou obligatoire.
3. Payer les employés
   Transmettez la paie nette aux employés conformément aux réglementations provinciales liées au versement des salaires et fournissez à chaque employé un relevé de paie qui respecte les lois provinciales, au besoin.
4. Verser les impôts aux organismes gouvernementaux
   Calculez les impôts de l’employeur (p. ex., impôt sur le revenu fédéral et du Québec, assurance-emploi [employé et employeur], RPC/RRQ [employé et employeur], cotisations au RQAP [employé et employeur], ISE de l’Ontario, FSS et CNESST du Québec, Services de santé et de l’enseignement postsecondaire [HAPSET] du Manitoba et de Terre-Neuve, impôt sur le salaire du Nunavut et des Territoires du Nord-Ouest et primes provinciales d’indemnité pour accident du travail), et transmettez-les avant les dates limites indiquées en utilisant les méthodes d’envoi appropriées.
5. Archiver les dossiers de paie
   Consultez les lois fédérales et provinciales relatives à la tenue des dossiers pour vous assurer de conserver les documents nécessaires conformément à chacune des exigences.

Quelles sont les six étapes de la gestion d’un système de traitement de la paie?

Le maintien ou la création d’un système de gestion de la paie pour la première fois peut comporter ces étapes :

1. Demander un numéro d’entreprise pour employeur de l’ARC
   Un numéro d’entreprise, que vous pouvez obtenir auprès de l’ARC, est nécessaire pour produire des déclarations d’impôt sur la paie. Les employeurs pourraient également devoir demander des numéros d’identification provinciaux et d’indemnités pour accident du travail pour chaque province et territoire dans lesquels ils exercent leurs activités.
2. Rassembler les documents fiscaux des employés
   Les formulaires TD1 ou TD1X (employés à commission), TD1-WS fédéral ainsi que les formulaires de réclamation et feuilles de calcul provinciaux comme le formulaire TP-1015.3 au Québec et le formulaire TD1ON sont requis pour aider les employeurs à calculer les retenues d’impôt sur le salaire des employés.
3. Établir un calendrier de paie
   Les fréquences des périodes de paie courantes sont les suivantes : hebdomadaire, à la quinzaine et bimensuelle.
4. Documenter les conditions de rémunération
   Assurez-vous d’avoir des politiques écrites claires expliquant les exigences de l’entreprise et les lois en matière d’heures travaillées, d’heures supplémentaires, de congé payé, etc. De plus, il est nécessaire d’obtenir le consentement écrit de chaque employé pour les cotisations aux avantages sociaux et autres retenues salariales facultatives, ainsi que pour certains modes de versement des salaires, comme le dépôt direct par rapport au chèque de paie.
5. Choisir une méthode de traitement de la paie
   Les entreprises peuvent gérer la paie à l’interne ou choisir d’impartir le processus à un fournisseur de services de paie afin de réaliser des économies de temps optimales et d’obtenir du soutien en matière de conformité.
6. Ouvrir un compte bancaire pour la paie
   Des comptes bancaires distincts contribuent souvent à une meilleure gestion des fonds, facilitent le rapprochement et permettent de tenir des dossiers de transactions de paie plus précis.

Qu’est-ce qu’un système de paie?

Un système de paie désigne tout moyen de rémunérer les employés, de verser l’impôt à l’emploi et de tenir des dossiers des transactions. Ces tâches peuvent être effectuées par l’intermédiaire de processus manuels, ou automatisées avec un logiciel afin d’aider à économiser du temps et à réduire le risque d’erreurs.

Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse des obligations relatives à la paie d’un employeur et ne constitue pas une source complète des exigences. Il fournit de l’information pratique sur le sujet couvert et est fourni étant entendu qu’il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal ou un autre service professionnel d’ADP.

¹Il existe des exigences supplémentaires relatives aux dossiers de base qu’un employeur doit tenir en vertu de plusieurs lois fédérales et provinciales. N’oubliez pas de vérifier les exigences en matière de conformité de chaque territoire de compétence.