Les rapports de paie peuvent fournir des aperçus qui aident les employeurs à gérer et à superviser efficacement les frais de main-d’œuvre. Les rapports peuvent également s’avérer utiles pour les audits ou la compilation de documents d’impôt pour les organismes gouvernementaux.
Qu’est-ce qu’un rapport de paie?
Un rapport de paie est un document qui compile les données relatives à la paie. Il existe plusieurs types de rapports de paie :
- Rapports de paie d’entreprise
Les rapports de paie d’entreprise peuvent refléter avec précision un aperçu détaillé des coûts relatifs à la paie à l’échelle de l’entreprise sur une période donnée. - Rapports de paie des employés
Les documents de paie des employés concernent habituellement les employés individuels et détaillent leurs salaires, leurs impôts et leurs retenues. Souvent appelés bordereaux de paie ou relevés de revenus, ces documents sont généralement accessibles sans restriction aux employés. - Rapports d’impôt sur la paie
En tant que propriétaire d’entreprise, il peut être important de produire des rapports trimestriels et annuels sur la rémunération des employés. Ces rapports sont ensuite transmis à l’Agence du revenu du Canada pour le calcul des impôts sur la paie. - Rapports de suivi des heures
Lorsque les employés sont tenus de remplir des fiches de présence, les rapports de suivi des heures peuvent aussi aider à surveiller les activités de l’entreprise. Par exemple, si une entreprise a des employés qui travaillent sur différents projets, des paramètres peuvent être définis pour le nombre total d’heures travaillées pour un projet donné. Cela peut aider l’entreprise à facturer des projets particuliers avec plus de précision pour le travail effectué. En outre, les rapports de suivi des heures peuvent être utiles pour déterminer comment les employés utilisent leur temps.
Avantages des rapports de paie
La tenue de dossiers de paie précis peut présenter plusieurs avantages, notamment un gain de temps et d’argent, ainsi qu’une protection de votre entreprise contre d’éventuels problèmes juridiques ou pénalités. Voici quelques-uns des principaux avantages d’une documentation précise sur la paie :
- Facilite la préparation des feuillets d’impôt : L’accès aux rapports essentiels de paie peut simplifier le processus de préparation des documents d’impôt sur la paie, réduisant ainsi la probabilité d’audits ou de pénalités.
- Aide à la planification financière : L’analyse des rapports de paie au fil du temps permet de prévoir avec précision les futures dépenses liées à la paie pour l’entreprise, que ce soit sur une base trimestrielle ou annuelle.
- Améliore la gestion des employés : Ces rapports peuvent fournir des renseignements précieux, permettant une meilleure gestion des employés. Par exemple, ils peuvent révéler des tendances en matière de roulement du personnel ou de dépenses totales liées aux avantages sociaux.
- Assure le suivi des congés payés : Les entreprises peuvent utiliser les rapports de paie pour suivre les jours de congés payés annuels restants des employés.
- Assure le paiement de l’impôt en temps voulu : La production de rapports de paie particuliers au cours de chaque cycle de paie peut faciliter le paiement immédiat des retenues salariales, évitant ainsi les frais de retard ou les pénalités en cas de retard de paiement.
À quel moment devez-vous produire des rapports de paie?
La périodicité des rapports de paie peut dépendre de la taille et de la structure de l’entreprise.
Hebdomadaire
Les entreprises peuvent produire leurs propres rapports de paie personnalisés chaque semaine. Un rapport de paie hebdomadaire est généralement associé à un calendrier de paie hebdomadaire.
Les entreprises qui établissent un calendrier de paie et de rapports hebdomadaires répartissent généralement la paie le vendredi pour la dernière semaine complète de travail (du lundi au dimanche).
D’autres entreprises produisent des rapports de paie internes toutes les deux semaines, toutes les quatre semaines ou toutes les huit semaines. La fréquence dépend des besoins de l’entreprise.
Aux deux semaines
Les rapports de paie aux deux semaines sont couramment utilisés lorsque les employés sont payés toutes les deux semaines, en général un vendredi sur deux. Un système de paie aux deux semaines répartit la paie 26 fois par an.
Bimensuelle
Les rapports bimensuels sont couramment utilisés lorsque les salariés sont payés deux fois par mois et que les rapports sont produits à ces moments-là. Contrairement à la fréquence aux deux semaines, le système bimensuel ne dépend pas du nombre de semaines dans un mois.
Une organisation peut simplement choisir deux jours, à un intervalle à peu près égal (par exemple, le 15 et le 30), comme dates de paie. Avant ces dates fixes, les fiches de présence sont traitées et les rapports sont produits.
Avec un calendrier bimensuel, 24 chèques de paie et 24 rapports (2 jours de paie x 12 mois) peuvent être répartis au cours d’une année.
Mensuellement
Un rapport de paie mensuel peut générer des données sur les salariés pour le travail effectué au cours des 30 derniers jours.
Souvent, les rapports pour le mois sont générés à la fin de la première semaine du mois suivant. Par exemple, si les employés travaillent du 1er au 30 octobre, les rapports peuvent être produits au cours de la première semaine de novembre et envoyés le vendredi de cette première semaine.
Avec un calendrier de paie mensuel, il y a généralement 12 rapports de paie au cours d’une année.
Annuellement
Les rapports de paie de fin d’année sont courants pour la plupart des organisations et peuvent être essentiels pour finaliser avec précision les impôts de l’entreprise auprès de l’Agence du revenu du Canada.
Foire aux questions
Comment puis-je produire un rapport de paie?
Il est facile de produire des rapports de paie à l’aide d’un logiciel de traitement de la paie. Toutefois, les instructions relatives à la création de rapports de paie peuvent varier en fonction du fournisseur de services de paie.
Qu’est-ce qu’un relevé de paie?
Un relevé de paie est un document remis aux employés qui résume leur rémunération pour la période de paie en cours et depuis le début de l’année. Ce document indique généralement le nombre total d’heures travaillées, le montant total de la rémunération et le montant total des retenues salariales.
Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse des rapports de paie et ne constitue pas une ressource complète des exigences qui y sont liées. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.
