Les périodes de vacances populaires désignent habituellement les périodes au cours desquelles les employés sont les plus susceptibles de demander des vacances payées. On retrouve souvent ces périodes pendant l’été et le temps des Fêtes. Il peut être difficile pour les gestionnaires de concilier les demandes de vacances au cours des périodes populaires, car il n’est pas toujours possible d’approuver l’ensemble des demandes. Par exemple, le temps des Fêtes est souvent la période la plus occupée pour les détaillants, et les secteurs du tourisme et de l’hébergement connaissent leur période de pointe au cours des mois de juin, juillet et août.
TABLE DES MATIÈRES :
Comment coordonner les demandes de vacances
Lorsque votre entreprise est occupée, le fait de pouvoir compter sur l’ensemble de votre personnel vous aide à servir les clients efficacement. Un trop grand nombre d’employés en congé en même temps, particulièrement des employés qui occupent le même poste ou qui travaillent dans le même service, peut avoir un effet négatif sur votre entreprise. Par exemple, si le carnet de commandes d’un service de traiteur est complètement rempli pendant l’été et que plusieurs employés demandent les mêmes semaines de congé durant cette période, l’approbation de toutes les demandes de congé pourrait nuire aux clients.
Une solution potentielle serait de demander à vos employés de s’entendre entre eux pour s’assurer que les postes essentiels sont toujours pourvus. Une autre stratégie consiste à éviter un trop grand nombre de demandes de vacances pendant les périodes populaires en établissant une date limite pour présenter une demande. Certaines entreprises adoptent une politique relative à la soumission des demandes un certain nombre de jours à l’avance. Une autre politique consiste à demander aux employés de soumettre leurs demandes au début de l’année et à suivre le principe du « premier arrivé, premier servi ». Selon ce principe, les premières demandes de congé soumises sont les premières à être examinées.
Qu’est-ce qu’une politique sur les vacances?
Le manuel de l’entreprise ou le contrat d’un employé comprend habituellement une politique sur les vacances. Cette dernière définit les paramètres que les employés doivent respecter pour demander un congé, notamment le moment de la demande et le nombre de jours. Elle comprend aussi le nombre de jours de congé payé auquel un employé a droit pendant l’année en question, combien de temps après l’embauche il est possible de faire une demande et le fonctionnement du processus de demande.
Une communication efficace entre les employés et les gestionnaires est importante en ce qui a trait au suivi et à l’application d’une politique sur les vacances. Cela comprend la normalisation des dates limites pour soumettre des demandes et l’établissement des tâches ou projets qu’un employé doit terminer avant de prendre congé.
Couverture pendant les périodes de vacances populaires
Une planification efficace des périodes de vacances populaires ou des congés payés permet aux gestionnaires de bien répartir les compétences au sein de l’équipe et de partager la charge de travail des services de manière pratique.
En observant les données précédentes et les tendances futures prévues, un gestionnaire peut déterminer à quel moment le nombre de demandes de congés atteindra son sommet et planifier en conséquence.
Les stratégies efficaces comprennent la formation mutuelle des employés afin de couvrir les tâches essentielles, l’embauche de personnel temporaire et la modification des horaires de travail afin de répondre aux demandes de congé.
Une planification adéquate pendant les périodes de vacances populaires montre aux membres de votre personnel que vous respectez leur vie personnelle et que vous vous souciez de l’équilibre travail-vie personnelle, de leur santé et de leur bien-être. Les efforts que vous déployez pour accorder des congés pendant les périodes de vacances populaires favorisent une culture organisationnelle positive et la satisfaction professionnelle des employés. Ces derniers contribuent souvent à accroître l’engagement, la productivité et la fidélité des employés.
Si la prise de vacances pendant une certaine période de l’année ne convient pas à votre modèle d’affaires, il pourrait s’avérer nécessaire d’établir des jours d’interdiction de congé.
Les jours d’interdiction de congé empêchent les employés de prendre congé au cours d’une période pendant laquelle leur présence au travail est essentielle. Par exemple, un fleuriste peut établir une période d’interdiction pendant la semaine avant la Saint-Valentin parce que l’achalandage est à son sommet.
Si un employé est malade ou doit s’absenter pour d’autres raisons personnelles pendant une période d’interdiction, le gestionnaire peut examiner la demande dans cette situation particulière.
Calendrier des vacances
Afin de planifier efficacement un calendrier des vacances harmonieux pour les employés, la mise en place d’un système d’approbation des demandes peut faciliter la tâche des gestionnaires et des RH. Un processus simple pour les employés et les gestionnaires peut contribuer au suivi adéquat de tous les renseignements et à une approbation efficace, en temps opportun.
Vous pourriez demander aux employés de soumettre leurs demandes selon une certaine échéance (60 jours à l’avance, par exemple). Les gestionnaires ou les RH ont ainsi suffisamment de temps pour planifier l’absence dans les horaires, afin que le rôle de l’employé soit comblé pendant ses vacances.
C’est là qu’un logiciel de planification d’horaires actuel et fiable s’avère utile. Il peut aider les employés à soumettre leurs demandes par voie électronique, ce qui élimine les formulaires papier faciles à égarer et le traitement manuel fastidieux. Il est possible d’examiner et d’approuver les demandes en ligne, au fur et à mesure qu’elles sont soumises.
Un programme approprié doit aussi comprendre des politiques et des directives sur les périodes de vacances populaires et les congés payés afin de s’assurer que les employés connaissent bien le processus et ce que l’on attend d’eux lorsqu’ils soumettent une demande. Les gestionnaires peuvent ainsi prendre des décisions équitables lorsqu’ils examinent et approuvent les demandes de vacances.
De plus, un logiciel de suivi des heures et des présences simplifie le processus de demande et d’approbation de vacances en envoyant des rappels et en faisant le suivi des vacances accumulées. Cette méthode fait gagner du temps aux gestionnaires et au personnel des RH et réduit le risque d’erreurs.
Indemnités de vacances
Le nombre d’heures de congé payé varie grandement d’un employé à l’autre. Les employés qui travaillent dans le secteur public, pour un employeur sous réglementation fédérale, ont droit à au moins deux semaines de vacances par année après un an d’emploi, à trois semaines par année après cinq ans, et à quatre semaines après 10 ans. Ces droits sont normalisés, car les congés payés sont habituellement offerts dans le cas d’un poste au gouvernement ou d’un milieu syndiqué.
Dans le secteur privé, ces droits sont plus flexibles et dépassent parfois les normes minimales du gouvernement fédéral ou provincial. Selon le poste, le secteur et l’offre d’emploi, les indemnités de vacances peuvent dépasser ce qui est exigé par la loi. Elles font partie du programme de rémunération d’un employé et peuvent s’avérer aussi précieuses que le salaire. Elles peuvent aussi faire l’objet de négociations avant la signature d’un contrat avec une entreprise.
Les conditions relatives aux indemnités de vacances doivent être énoncées dans le contrat ou la convention collective d’un employé, afin qu’il sache exactement à combien de jours de congé il a droit chaque année.
Limites de vacances pendant les périodes populaires
De temps à autre, les gestionnaires, les propriétaires d’entreprise et/ou les RH peuvent avoir affaire à un employé qui dépasse les limites en ce qui concerne la prise de vacances pendant les périodes populaires. Par exemple, un employé peut demander congé pendant les mêmes périodes populaires chaque année ou demander plus de jours de congé que ce à quoi il a droit.
Un bon point de départ pour gérer cette situation consiste à faire un suivi actif du nombre de jours de congé restants de l’employé, s’il lui en reste. La plupart des applications logicielles font le suivi de ce nombre automatiquement.
Il pourrait s’agir d’une bonne occasion de discuter de la politique sur les vacances et du processus de demande en équipe.
En tant que gestionnaire, propriétaire d’entreprise ou professionnel des RH, il vous incombe d’appliquer les politiques et, au besoin, de refuser une demande qui dépasse ce que prévoit l’offre d’emploi ou le contrat de l’employé.
Foire aux questions
Comment la direction ou les RH peuvent-elles gérer les conflits potentiels et les défis liés à la dotation en personnel pendant les périodes de vacances populaires?
La mise en place d’une stratégie de communication claire et d’un système de planification d’horaires équitable et transparent contribue à éviter les ambiguïtés et les conflits pendant les périodes de vacances populaires. La formation mutuelle des employés se révèle aussi efficace, car les autres peuvent combler temporairement le rôle d’un employé en vacances.
Comment puis-je montrer aux gestionnaires à superviser la planification des horaires pendant les périodes de vacances populaires?
Concentrez-vous sur une bonne communication entre les gestionnaires et les employés, définissez les attentes et offrez des ressources, comme des outils de demande de vacances en ligne. Il pourrait aussi être avantageux de favoriser une planification proactive et d’insister sur l’importance de maintenir un équilibre travail-vie personnelle sain.
Comment les gestionnaires et les RH peuvent-ils inciter les employés à prévoir leurs vacances à l’avance pendant les périodes populaires?
Les RH et les gestionnaires ont avantage à communiquer clairement les directives relatives à la planification des horaires à l’avance pendant les périodes de vacances populaires. Ils peuvent aussi insister sur l’importance de bien planifier pour éviter les conflits d’horaires et s’assurer que les employés obtiennent leurs approbations. Le principe du « premier arrivé, premier servi » énoncé plus tôt dans cet article peut aussi être utile. Plus un employé soumet une demande de congé tôt, plus il est probable qu’on lui accorde des vacances pendant les périodes populaires.
Comment les gestionnaires et les RH peuvent-ils faire le suivi des vacances pendant les périodes populaires et surveiller les tendances afin de modifier les politiques au besoin?
Une application de planification d’horaires appropriée peut aider les employés à soumettre des demandes de congé et à en faire le suivi à partir de n’importe quel appareil. L’automatisation est souvent la façon la plus efficace et la plus économique de surveiller les demandes et les tendances liées aux périodes de vacances populaires. Une fois qu’un modèle est établi, il est possible de revoir les politiques et les procédures et de les modifier, au besoin, afin qu’elles soient avantageuses pour toutes les parties.
En savoir plus
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Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse des périodes de vacances populaires et ne constitue pas une ressource complète des exigences qui y sont liées. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.
