Avant l’avènement des logiciels de traitement de la paie, la gestion de la paie constituait une tâche longue et ardue pouvant entraîner des erreurs coûteuses. La saisie manuelle des données et le risque d’erreur dans les dossiers causaient souvent des retards dans les paiements aux employés, ce qui représentait un inconvénient majeur pour les travailleurs et le personnel des RH et de traitement de la paie.
Même si les premiers systèmes de traitement de la paie étaient considérés comme une commodité supérieure ou haut de gamme, le rôle essentiel qu’ils jouent pour assurer la précision de la paie est depuis devenu reconnu à l’échelle mondiale. De nos jours, ils représentent une nécessité qui est gage d’efficacité et d’exactitude.
TABLE DES MATIÈRES
Quelles sont les fonctions courantes d’un système de traitement de la paie?
- Fonctions d’intégration :
- Intégration aux logiciels de suivi des heures :
- Possibilité d’utiliser le dépôt direct :
- Rapports de paie personnalisables :
- Vérification de la paie et détection des erreurs proactives :
- Traitement des impôts :
- Gestion de la paie mondiale :
- Options de libre-service pour les employés :
Il est essentiel que les solutions de traitement de la paie s’intègrent facilement et sans effort aux applications et aux services existants, en raison des divers écosystèmes que la plupart des entreprises ont adoptés récemment. Cette intégration simple assure une transmission fluide des données entre les systèmes, ce qui accroît l’efficacité de la gestion et améliore l’expérience utilisateur sans avoir à utiliser de multiples plateformes.
Les logiciels de traitement de la paie peuvent s’intégrer aisément aux solutions de suivi des heures ou sont dotés de fonctions intégrées de suivi des heures. Cette caractéristique est essentielle pour les entreprises qui ont des travailleurs horaires, car elle simplifie le processus de traitement de la paie en éliminant la saisie manuelle des heures travaillées, ce qui améliore à la fois l’efficacité et la précision.
Le dépôt direct est une fonction essentielle pour les employés actuels et les nouveaux employés potentiels, car il leur offre un accès immédiat et pratique à leurs revenus. Pour les employeurs, il simplifie le processus de traitement de la paie en éliminant la nécessité d’imprimer et de distribuer des chèques papier.
La possibilité de produire et de personnaliser des rapports de paie est primordiale pour surveiller et analyser les données de paie. Tandis que les rapports standard présentent un aperçu, la possibilité d’adapter les rapports permet aux entreprises de recueillir des données sur des mesures précises critiques pour leurs activités.
Afin de limiter les erreurs coûteuses liées à la paie, les systèmes évolués de traitement de la paie offrent des fonctions qui détectent les irrégularités de manière proactive, notamment les paiements à des employés en cessation d’emploi ou les paiements en double. De plus, ces systèmes s’adaptent à tous les changements au cours d’une période, ce qui assure une rémunération précise grâce à des redressements calculés au prorata.
Certaines plateformes de traitement de la paie sont dotées de tables intégrées de taux d’imposition qui sont mises à jour automatiquement en fonction des changements, ce qui simplifie le processus de retenue et facilite la production de déclarations.
En raison de la hausse du travail à distance, les entreprises embauchent de plus en plus des candidats de partout dans le monde, de sorte qu’elles ont besoin d’un logiciel de traitement de la paie pouvant gérer les complexités du recrutement international. Ces dernières comprennent la gestion de différentes devises et de différents fuseaux horaires et le respect de diverses lois et réglementations. Tout cela fait des fonctions de traitement de la paie mondiale un outil indispensable pour les entreprises modernes tournées vers l’avenir.
Les portails libre-service pour les employés offrent des avantages considérables. Ils permettent notamment aux employés de mettre à jour leurs données personnelles par eux-mêmes et d’accéder à des renseignements importants, comme les cumuls des vacances, les bordereaux de paie et les documents fiscaux. Ainsi, le personnel des RH peut se concentrer sur des initiatives stratégiques plutôt que sur des tâches administratives.
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En savoir plusTypes de logiciels de traitement de la paie
Les logiciels de traitement de la paie sont offerts en différentes configurations, personnalisées en fonction de la taille, de la capacité financière et des besoins uniques des entreprises. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des principales catégories de logiciels de traitement de la paie.
Logiciels de traitement de la paie sur place
Ce type de logiciel conventionnel est installé sur les ordinateurs ou les serveurs de l’organisation. Il permet une gestion complète des données et des procédures de paie, et sa maintenance requiert l’expertise d’une équipe interne de TI.
Logiciels de traitement de la paie infonuagiques
Souvent appelé logiciel-service, ce modèle de logiciel de traitement de la paie est installé sur les serveurs du fournisseur de services et est accessible à partir d’Internet. Il permet un accès à distance, comprend habituellement des mises à niveau automatiques et réduit le besoin d’une installation complète par les TI.
Fonctions de traitement de la paie des systèmes de RH intégrés
Ces systèmes intègrent le traitement de la paie à des systèmes plus vastes, comme les systèmes d’information en ressources humaines. L’intégration de la paie de cette manière peut rehausser l’efficacité des tâches liées aux RH et assurer l’uniformité de l’information à l’échelle de l’entreprise.
Logiciels de planification des ressources de l’entreprise (PRE) dotés de fonctions de traitement de la paie
Les progiciels de PRE sont munis de composants de traitement de la paie, intégrés à un éventail plus large d’applications d’administration des affaires. Ils conviennent bien aux grandes entreprises qui ont besoin d’une intégration transparente des finances, des RH, des ventes et d’autres fonctions.
Avantages d’un système de traitement de la paie
Un système de traitement de la paie procure de nombreux avantages, dont les suivants :
- amélioration de l’efficacité de la procédure de traitement de la paie pouvant entraîner des réductions de coûts;
- augmentation de la précision et de la rapidité. Les entreprises qui n’utilisent pas de solution tierce peuvent subir des erreurs liées à la paie;
- simplification de la conformité aux règlements locaux, aux taux d’imposition mis à jour et aux lois en matière de tenue de dossiers;
- accès amélioré à des renseignements fondamentaux dans un format facile à comprendre et adaptable, afin de soutenir la prise de meilleures décisions;
- facilitation de l’expansion de l’entreprise. La croissance nécessite le recours à l’automatisation et à l’intelligence artificielle;
- toute entreprise qui emploie des travailleurs ou des entrepreneurs indépendants a avantage à utiliser un logiciel complet de traitement de la paie. Même une petite entreprise ayant un seul travailleur peut trouver que la gestion manuelle de la paie est pénible et susceptible d’entraîner des erreurs.
Il est important de noter que la plupart des fournisseurs de services de traitement de la paie peuvent adapter leurs offres ou proposer différents produits aux entreprises de toutes tailles. Par exemple, un logiciel de traitement de la paie pour petites entreprises n’est pas nécessairement avantageux pour une moyenne ou grande entreprise. De plus, un logiciel de traitement de la paie pour moyennes ou grandes entreprises pourrait être trop coûteux pour les petites entreprises. Il est important de tenir compte de cet élément lorsque vous choisissez un système de traitement de la paie.
Comment choisir le logiciel de traitement de la paie qui convient à votre entreprise
Il est essentiel pour une entreprise de choisir le bon logiciel de traitement de la paie pour être en mesure d’exécuter aisément ses tâches liées à la paie. Voici quelques étapes à prendre en considération au moment de choisir un logiciel de traitement de la paie :
- Déterminer ce que le logiciel de traitement de la paie doit vous offrir
- Définir votre budget
- Évaluer les fonctions et les capacités des logiciels
- Commentaires des clients au sujet de la convivialité
- Capacité du logiciel à évoluer et à croître au même rythme que l’entreprise
- Compatibilité avec vos systèmes actuels afin d’assurer une intégration facile
- Mesures de sécurité et confidentialité des données
- Évaluations du soutien à la clientèle
- Planification de démonstrations et de temps pour parler à des représentants de diverses entreprises potentielles pour en savoir plus sur les logiciels et poser les bonnes questions
- Faire votre choix
- Calcul des salaires et des impôts
- Applications libre-service pour les employés
- Divers modes de paiement, notamment des chèques de paie et le dépôt direct
- Gestion des calculs et des versements d’impôts
- Soutien en matière de conformité et d’obligations de déclaration
- Compatibilité transparente avec des logiciels de suivi des heures et de RH
Notez les caractéristiques propres à votre entreprise, comme le nombre d’employés, la fréquence de traitement de la paie (hebdomadaire, aux deux semaines, mensuelle, etc.), les types d’employés (à temps plein, à temps partiel, contractuels) et les règlements en matière de paie propres à votre industrie. Ensuite, déterminez les fonctions clés requises, comme le calcul des salaires, la production de déclarations, les outils de conformité, l’analyse de la paie, etc.
Établissez le montant que vous êtes prêt à dépenser, qui comprend les coûts de configuration initiale et les dépenses récurrentes comme les frais mensuels et les frais liés aux mises à jour du logiciel. Il peut être utile de soupeser les coûts par rapport aux avantages afin de déterminer si les avantages retirés de l’investissement en valent le coût.
Consultez les évaluations en ligne, notamment celles des principaux logiciels de traitement de la paie, vérifiez la crédibilité des fournisseurs et comparez les coûts, les fonctions essentielles et les propositions de vente uniques. Autres éléments à prendre en considération, en plus des fonctions :
En fonction des évaluations, conservez uniquement les options qui répondent le mieux à vos critères et à vos objectifs. Une fois que vous avez choisi un fournisseur, collaborez avec lui afin d’implanter le logiciel et de suivre la formation nécessaire. En fonction des évaluations, conservez uniquement les options qui répondent le mieux à vos critères et à vos objectifs. Une fois que vous avez choisi un fournisseur, collaborez avec lui afin d’implanter le logiciel et de suivre la formation nécessaire.
Foire aux questions
Comment ADP peut-elle aider les entreprises en ce qui concerne la gestion de la paie?
Depuis plus de 75 ans, des entreprises de toutes tailles, petites et grandes, comptent sur ADP pour répondre à leurs besoins en matière de traitement de la paie. Nos services économiques et adaptables aident les entreprises à économiser du temps et des ressources grâce aux fonctions suivantes :
En quoi consiste le flux de travaux lié à la paie?
Le traitement de la paie vise à rémunérer les employés pour leurs efforts. Il comprend l’établissement du salaire gagné global, l’application des retenues nécessaires, la production de déclarations d’impôt sur la paie et le versement des paiements. Même s’il est possible d’effectuer ces tâches manuellement, l’utilisation d’un système de traitement de la paie est habituellement plus précise et efficace et peut aider à respecter de nombreuses normes en matière de paie.
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Êtes-vous à la recherche d’un système de traitement de la paie convivial et abordable? Vous pouvez tirer parti des solutions de traitement de la paie d’ADP.
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Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse des fonctions de traitement de la paie et ne constitue pas une ressource complète des exigences qui y sont liées. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.
