Paie à la quinzaine

Tout le monde aime le jour de la paie, peu importe quel jour il tombe, mais il existe de nombreuses options de calendrier de traitement de la paie à considérer, que les employeurs et les employés préfèrent pour différentes raisons.

Dans le présent article, nous examinons la paie à la quinzaine – en quoi elle consiste, quels sont ses avantages et ses désavantages, pour quelles raisons les entreprises la préfèrent, ses possibles incidences fiscales et comment la calculer.

Pour commencer, en quoi consiste la paie à la quinzaine?

La paie à la quinzaine est une paie traitée et versée aux employés un jour précis de la semaine, toutes les deux semaines. Par exemple, l’émission de chèques de paie ou le versement de dépôts directs un vendredi sur deux correspond à un calendrier de paie à la quinzaine. Étant donné qu’une année civile comprend 52 semaines, les employeurs qui utilisent un calendrier de paie à la quinzaine émettent 26 chèques de paie ou effectuent 26 dépôts directs par année.

Pourquoi utiliser un calendrier de paie à la quinzaine?

Les calendriers de paie à la quinzaine et bimensuelle sont les méthodes de traitement de la paie les plus courantes au Canada. Les employeurs peuvent adopter un calendrier à la quinzaine pour les raisons suivantes :

• Il est pratique pour les employeurs et simple pour les administrateurs de la paie, car le jour de la paie tombe toujours le même jour de la semaine, toutes les deux semaines. Il s’agit d’un mécanisme simple pour les personnes responsables de l’administration, ainsi que pour ceux qui la reçoivent.
• C’est un calendrier éprouvé qui plaît souvent à de nombreux employés. Pour certains, il s’agit d’une bonne façon d’entamer la fin de semaine.

Avantages de la paie à la quinzaine

• Elle permet d’économiser du temps et est plus rentable pour l’employeur que le traitement de la paie hebdomadaire, car la tâche est tout simplement effectuée moins fréquemment par quiconque traite la paie pour l’entreprise. De plus, étant donné que la fréquence du traitement de la tâche est réduite, la fréquence d’erreurs possibles l’est également.
• Elle facilite la gestion financière. Par exemple, si un employé sait qu’il reçoit sa paie un vendredi et que son paiement de voiture est planifié à une certaine date, il sait que son paiement sera couvert. Cette méthode est idéale pour la gestion des finances, contrairement à un calendrier de paie bimensuelle selon lequel un employé doit attendre jusqu’au 15e jour du mois (peu importe le jour de la semaine sur lequel la paie tombe) pour recevoir sa paie. L’employé risque alors de se retrouver à court d’argent lorsqu’il paie ses factures jusqu’au prochain jour de paie à la fin de mois.
• Plus de jours de paie par année. Dans un calendrier de paie à la quinzaine, certains mois peuvent comprendre trois jours de paie. Les employés peuvent les percevoir comme un boni, même si leur taux de paie ou leur salaire demeurent inchangés par rapport à s’ils recevaient leur paie selon un calendrier de paie bimensuelle.
• Le montant reçu à chaque période de paie est différent. La paie d’un employé changera pour refléter le nombre exact d’heures ou de jours qu’il a travaillés pendant chaque période de paie. S’il a travaillé des heures supplémentaires ou pendant un jour férié, sa paie pourrait être différente de sa paie habituelle pour une semaine de travail ou une période de paie normale.
• Le paiement d’heures supplémentaires est versé plus rapidement. Dans le cas des employés horaires, il arrive souvent que le nombre d’heures travaillées chaque semaine fluctue. Lorsqu’un employé horaire travaille des heures supplémentaires, son employeur peut le rémunérer rapidement après ses heures supplémentaires, plutôt que d’attendre comme il aurait dû le faire si la paie était versée selon un calendrier de paie bimensuelle.

Paie à la quinzaine et bimensuelle – quelle est la différence?

Il arrive souvent qu’un calendrier de paie à la quinzaine comprenne deux mois dans l’année où les employés reçoivent trois chèques de paie. À l’opposé, les employés qui sont payés bimensuellement reçoivent toujours deux chèques de paie par mois.

Les entreprises qui émettent des chèques de paie ou effectuent des dépôts directs à la quinzaine administrent un total de 26 chèques de paie par année, tandis que les entreprises qui utilisent un calendrier de paie bimensuelle offrent 24 chèques de paie par année.

Les chèques de paie ou les dépôts directs à la quinzaine sont plus fréquents que ceux des calendriers bimensuels. Cela s’explique par le fait que les chèques à la quinzaine sont émis plus souvent annuellement que les chèques bimensuels, même si les revenus de l’employé au cours de l’année sont égaux dans chaque cas. Les employés payés à la quinzaine reçoivent deux chèques ou paiements par dépôt direct supplémentaires par année comparativement aux employés qui reçoivent une paie selon un calendrier bimensuel.

Types d’entreprise qui utilisent un calendrier de paie à la quinzaine

Des entreprises de tout type dans un large éventail de secteurs d’activité choisissent d’utiliser un calendrier de paie à la quinzaine. De manière générale, les entreprises qui emploient à la fois des employés horaires et salariés ont tendance à préférer ce calendrier de paie pour différentes raisons. Les employés horaires reçoivent leur paiement d’heures supplémentaires plus rapidement. De plus, les employés horaires et salariés reçoivent tous leur chèque de paie le même jour de la semaine, toutes les deux semaines, ainsi que deux chèques de paie ou dépôts directs supplémentaires chaque année.

Comment calculer la paie à la quinzaine

Dans le cas des employés horaires, multipliez le nombre d’heures travaillées au cours d’une période de deux semaines par leur taux de paie horaire.

Par exemple, un employé qui a travaillé 80 heures au cours d’une période de deux semaines gagne 25 $ l’heure : 80 heures x 25 $ = paie brute de 2 000 $.

Dans le cas des employés salariés, dont la paie est basée sur un montant annuel, leur salaire annuel est divisé par 26 (pour les 26 périodes de paie au cours d’une année) pour calculer le montant brut à la quinzaine qui leur est dû. Par exemple, un employé qui gagne 75 000 $ par année recevra une paie brute de 2 884,62 $ selon un calendrier à la quinzaine (75 000 $ divisé par 26 semaines = 2 884,62 $).

Bien entendu, les retenues standard sur la paie, comme l’assurance-emploi et le Régime de pensions du Canada, doivent être appliquées. Vous pouvez le faire manuellement ou, dans la plupart des cas, par souci d’exactitude, au moyen d’une solution logicielle pour la paie reconnue.

Désavantages de la paie à la quinzaine

Comme mentionné dans le présent article, la paie à la quinzaine possède ses avantages. Les deux chèques de paie ou dépôts directs supplémentaires par année et la réception du salaire le même jour de la semaine toutes les deux semaines apportent de la stabilité et, dans certains cas, de la tranquillité d’esprit aux employés en ce qui concerne leur gestion financière. Toutefois, chaque avantage s’accompagne d’un désavantage, et le calendrier de paie à la quinzaine ne fait pas exception.

Parmi les inconvénients du calendrier de paie à la quinzaine, notons qu’il peut être complexe pour les administrateurs de traiter deux mois chaque année trois périodes de paie comparativement à deux, comme le veut un calendrier de paie à la quinzaine. Cela signifie que les gestionnaires des finances et les comptables doivent budgéter correctement ces deux mois. De plus, en raison de l’augmentation de la fréquence des paiements traités, le coût imputé à l’entreprise peut être plus élevé si son fournisseur de services de paie facture des frais pour chaque traitement de la paie. Ces éléments sont à considérer et doivent faire l’objet de discussions à l’interne ou avec un fournisseur de services de paie externe avant le choix d’un calendrier de paie pour votre entreprise.

La paie à la quinzaine a-t-elle une incidence sur les impôts?

La paie à la quinzaine n’a pas d’incidence sur les impôts. Pour les employés, la durée d’une période de paie n’a aucun effet sur les impôts à payer. Le total des obligations en matière d’impôt est basé sur le montant total qu’un employé gagne au cours d’une année, et non sur la fréquence de ses chèques de paie ou de ses dépôts directs.

Que vous receviez une paie sur une base hebdomadaire, à la quinzaine, bimensuelle ou mensuelle, les impôts prélevés sont les mêmes en fonction de votre salaire horaire ou annuel. Le même principe s’applique aux employeurs qui émettent des chèques de paie ou effectuent des dépôts directs. La fréquence de la paie n’a pas d’incidence sur le total de l’impôt sur la paie payé au cours de l’année.

Foire aux questions

À quelle fréquence devrais-je traiter la paie?

Lorsque vous adoptez un calendrier à la quinzaine, vous devez traiter la paie toutes les deux semaines. Les employés préfèrent recevoir une paie hebdomadaire, car ils n’ont pas à attendre très longtemps entre les chèques de paie. La paie mensuelle représente habituellement l’option la plus abordable pour les employeurs. La paie à la quinzaine, comme il est mentionné dans le présent article, ainsi que la paie bimensuelle, sont un juste milieu qui satisfait habituellement à la fois l’employeur et l’employé.

Comment puis-je traiter la paie à la quinzaine?

Il existe trois options courantes pour effectuer les activités de traitement de la paie de votre entreprise selon un calendrier à la quinzaine :

1. Votre administrateur de la paie et/ou votre personnel des RH peuvent traiter la paie manuellement à l’interne. Cette option peut devenir coûteuse par contre, car elle exige que vous payiez un ou des employés pour effectuer le travail.
2. Vous pouvez traiter la paie vous-même en utilisant un logiciel fiable. C’est l’option la moins coûteuse, car un bon logiciel s’intègre à d’autres systèmes communs de suivi des heures et de ressources humaines et est régulièrement mis à jour avec les tables et codes d’impôt les plus récents. Gardez à l’esprit qu’utiliser un logiciel de traitement de la paie peut demander beaucoup de temps, surtout si vous avez beaucoup d’employés et une petite équipe d’administration de la paie.
3. Vous pouvez impartir la paie en ayant recours à des services de paie. Il peut s’agir de l’option la plus rapide. Les fournisseurs de services de paie disposent des outils les plus récents et leurs employés sont des experts hautement qualifiés et expérimentés qui connaissent les plus récents codes et tables d’impôt pour gérer votre paie efficacement.
4. Notez que les frais des services de paie varient en fonction de la taille de votre entreprise, des retenues et de la manière dont vous souhaitez payer votre personnel.

Est-ce que les entrepreneurs sont payés à la quinzaine comme les autres employés?

En résumé, non. Les entrepreneurs ne sont pas des employés. Il se peut donc que la fréquence et le calendrier de leurs paiements soient différents de ceux des employés. Ces éléments sont déterminés entre l’entrepreneur et l’entreprise qui fait appel à ses services et ils devraient être indiqués dans le contrat. Par exemple, il est recommandé de mentionner si les paiements seront étalés ou versés une fois le travail terminé.

À quel moment doit-on traiter les paiements à la quinzaine?

Cela dépend de nombreux facteurs, notamment du nombre d’employés, de la méthode de traitement de la paie (manuellement, à l’aide d’un logiciel ou de services de paie impartis) et, bien entendu, du calendrier de paiement à la quinzaine.

La plupart des entreprises qui adoptent une méthode de paiement à la quinzaine émettent les paiements la semaine suivant la dernière semaine travaillée. Par exemple, si le jour de paie à la quinzaine tombe un vendredi sur deux, un employé qui travaille du lundi au vendredi les deux premières semaines du mois sera payé pour ces deux semaines le troisième vendredi de ce mois.

En savoir plus

Il existe de nombreuses options de calendrier de paie pour traiter votre paie de manière à vous assurer que vos employés sont payés avec exactitude et à temps. Chacune possède ses avantages et ses désavantages et peut être une source de confusion – surtout lorsque vous, en tant qu’employeur ou administrateur de la paie ou des RH, tentez de trouver la méthode la plus efficace, rentable et fiable pour émettre des paiements d’une manière qui apportera la tranquillité d’esprit à vos employés. Chez ADP, nous comprenons vos préoccupations et offrons des solutions de traitement de la paie aux entreprises de toutes les tailles à l’échelle du Canada. Appelez au 866 622-8153 et discutez avec notre équipe des ventes pour trouver la solution idéale pour votre entreprise ou demandez un devis.

Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse de la paie à la quinzaine et ne constitue pas une ressource complète des exigences qui y sont liées. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.