Par le passé, les méthodes les plus couramment utilisées pour rémunérer les employés étaient les paiements en espèces ou par chèque papier. Aujourd’hui, les employeurs disposent d’une variété de modes de paiement possibles. Les moyens principaux de verser la paie aux travailleurs aujourd’hui comprennent les paiements à l’aide d’un logiciel de paie, par dépôt direct, par chèque et en espèces.
Comment payer les employés :
Logiciel de paie
Bien que le logiciel de paie soit principalement utilisé pour le traitement et les calculs relatifs à la paie, il peut également être utilisé pour le paiement des employés. Il comprend habituellement des fonctions comme le dépôt direct et les portails d’employés pour accéder aux bordereaux de paie, offrant ainsi une commodité et une efficacité accrues.
Les petites entreprises peuvent comparer le coût d’un logiciel de paie à celui des méthodes de préparation manuelles et constater les avantages de l’implantation d’un logiciel de paie et de la simplification générale du processus de paiement des employés.
En plus de gérer le traitement de la paie et les paiements des employés, le logiciel peut aider à centraliser tous les renseignements sur la paie et toutes les données de paie. Les calculs automatiques permettent d’éliminer les calculs manuels des salaires, des retenues et des cotisations et d’économiser ainsi du temps et des efforts.
La préparation simplifiée de déclarations à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et aux autres entités peut réduire le temps consacré aux tâches administratives avant, pendant et après le jour de paie.
Dépôt direct
Le dépôt direct est un transfert électronique de fonds du compte bancaire de l’employeur vers celui de l’employé. Habituellement, les employés doivent fournir un chèque annulé ou remplir un formulaire de dépôt direct pour la configuration électronique des dépôts ayant lieu le jour de la paie.
Les dépôts directs peuvent économiser du temps, améliorer la sécurité et réduire la paperasse par rapport aux chèques papier.
Toutefois, si vous n’utilisez pas de logiciel de paie, vous pourriez devoir faire les calculs vous-même, y compris le calcul des cotisations, des retenues et de l’impôt applicable.
Chèques
Le traditionnel paiement par chèque est toujours employé comme mode de paiement dans certaines organisations canadiennes. Comme les autres modes de paiement, il y a des avantages et des inconvénients à utiliser les chèques.
L’émission et l’envoi des chèques par la poste peuvent demander beaucoup de temps, surtout lorsque plusieurs employés doivent être payés en même temps. De plus, les employés doivent effectuer des démarches supplémentaires pour déposer leur chèque, en utilisant une application bancaire ou en se rendant à un établissement de services financiers.
Ce que vous devez garder à l’esprit lorsque vous choisissez le mode de paiement de vos employés
Il peut être utile de comprendre les diverses tâches comprises dans la gestion de la paie, comme l’établissement du montant que les travailleurs recevront le jour de la paie. Voici quelques éléments à considérer :
- Le nombre total d’employés à payer
- La fréquence de la paie
- Le calcul des salaires, y compris des paies normales, des heures supplémentaires, des indemnités de vacances et des commissions
- Le calcul des cotisations sociales et des retenues d’impôt, notamment l’impôt sur le revenu, le https://www.canada.ca/fr/services/prestations/ae.htmlRégime de pensions du Canada (RPC) et https://www.canada.ca/fr/services/prestations/ae.htmll’assurance-emploi (AE)
- L’établissement des retenues salariales, notamment les cotisations aux avantages sociaux de l’employé
- La tenue à jour des dossiers pour la production de rapports et des dossiers des employés
- Le respect des normes fédérales et provinciales d’emploi et du travail
Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse des modes de paiement des employés et ne constitue pas une ressource complète des exigences qui y sont liées. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.
