Liste de vérification du nouvel employé

Les nouveaux venus se sentent souvent nerveux à l’idée de s’intégrer à une nouvelle organisation. La culture, les politiques, les collègues et les interactions entre les membres de l’équipe peuvent différer considérablement de ce à quoi ils sont habitués. Un accueil attentionné et chaleureux peut contribuer à atténuer ces inquiétudes et permettre aux nouveaux employés de se familiariser avec leurs gestionnaires, leurs collègues et leur environnement de travail.

Or, il arrive que les employeurs accélèrent le processus d’intégration, ce qui nuit à la première impression des employés et est susceptible d’entraîner une baisse de la fidélisation et de l’engagement du personnel. La mise en œuvre d’une liste de vérification du nouvel employé pourrait s’avérer essentielle pour s’assurer que les étapes clés ne sont pas négligées au cours de l’intégration des employés au sein d’une organisation.

Pourquoi est-il essentiel d’avoir recours à une liste de vérification du nouvel employé?

Les organisations qui mettent en œuvre un solide programme d’intégration ont la possibilité d’accroître la fidélisation et la productivité des nouveaux employés. À l’opposé, les entreprises ayant mis en place des programmes inadéquats peuvent éprouver des difficultés à maintenir la confiance des candidats et courent le risque de perdre leurs nouveaux employés au cours de leur première année.

Une liste de vérification du nouvel employé qui précise les priorités des nouveaux employés, des gestionnaires recruteurs et des professionnels des RH peut renforcer considérablement un programme d’intégration. Lorsqu’elle est combinée à une expérience d’intégration numérique, cette liste peut offrir les résultats positifs suivants :

• Les nouveaux employés ont accès à des instructions qui les guident, ce qui simplifie le processus d’intégration par rapport aux méthodes traditionnelles utilisant des documents papier.
• Les professionnels des RH peuvent superviser l’intégration à l’échelle de l’organisation, intervenir pour corriger toute lacune et personnaliser l’expérience d’intégration pour l’aligner sur les objectifs de l’organisation.
• Les gestionnaires recruteurs peuvent s’acquitter de leurs responsabilités relatives à l’intégration des nouveaux employés tout en suivant leur progression.

À quoi devrait ressembler le processus d’intégration des employés?

L’intégration a traditionnellement consisté en un programme effectué sur papier et souvent peu organisé. De nos jours, les programmes d’intégration réussis sont fondés sur une approche numérique structurée qui met l’accent sur les facteurs humains essentiels pour favoriser la loyauté, la fidélisation et la productivité du personnel. L’utilisation d’outils numériques peut simplifier les tâches administratives, ce qui permet au personnel des RH de se concentrer davantage sur les interactions personnelles et le mentorat. De plus, en intégrant des mécanismes de rétroaction tout au long de l’expérience d’intégration, les organisations sont en mesure d’améliorer constamment le processus, et ce faisant, de s’assurer qu’il répond aux besoins en évolution des employés et de l’entreprise.

Quelles sont les étapes clés d’une liste de vérification du nouvel employé?

L’utilisation d’un modèle de liste de vérification du nouvel employé, comme celui présenté ci-dessous, permet de s’assurer que l’intégration est basée sur une approche personnelle :

Avant le premier jour

• S’assurer que l’employé se sent à l’aise et qu’un lien est établi
• Informer l’équipe de l’arrivée du nouvel employé
• Remplir les documents d’employé requis
• Les RH créent le dossier d’employé
• Envoyer un message de bienvenue du gestionnaire
• Le gestionnaire présente les membres de l’équipe et désigne un compagnon (le cas échéant)
• Fournir un aperçu de la région où est située l’entreprise et un itinéraire

Au cours des deux premiers jours

• Accuser réception des politiques d’entreprise
• Commander/configurer les éléments personnalisés (uniformes, équipement, etc.)
• Remplir tout document restant et accuser réception de toute politique restante
• Présenter le nouvel employé à l’équipe et à l’organisation
• Développer une compréhension de la culture, des attentes et des facteurs de succès de l’entreprise
• Le gestionnaire et le nouvel employé discutent au sujet des aspirations professionnelles
• Effectuer une visite guidée du bureau / lieu de travail
• Effectuer l’adhésion au régime d’avantages sociaux (le cas échéant)
• Organiser un dîner d’équipe

Après les deux premiers jours

• Passer en revue la liste de vérification pour l’intégration et confirmer qu’elle a été suivie
• Définir les objectifs et les critères d’évaluation
• Déterminer les formations nécessaires et les occasions d’apprentissage
• Recueillir les commentaires de l’employé au sujet de son expérience d’intégration

Remarque : Cette liste pourrait ne pas couvrir toutes les tâches nécessaires pour assurer l’efficacité de l’intégration.

Exigences légales relatives aux listes de vérification du nouvel employé

Certains éléments d’une liste de vérification de l’intégration d’un nouvel employé peuvent sembler élémentaires. Toutefois, ils sont essentiels. Par exemple, au Canada, les nouveaux employés doivent remplir les formulaires TD1 afin de déterminer leurs retenues d’impôt et fournir leur numéro d’assurance sociale (NAS) afin de vérifier leur admissibilité à travailler.

Les employeurs doivent également informer les nouveaux employés au sujet des principaux avantages sociaux et protections liés à l’emploi, comme l’assurance maladie, l’assurance invalidité, les congés payés pour raisons familiales et les indemnités pour accident du travail. Tous ces renseignements devraient se trouver dans la lettre d’offre d’emploi ou le contrat de travail. Il est important de noter que les exigences de notification peuvent varier en fonction des lois provinciales ou territoriales.

Documents à remplir par le nouvel employé

Selon la province ou les exigences opérationnelles de l’entreprise, les nouveaux employés au Canada pourraient devoir passer en revue et remplir un nombre considérable de documents. Voici certains des documents qui se trouvent généralement sur une liste de vérification des documents à remplir par un nouvel employé :

• Formulaires TD1 provincial et fédéral
• Formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail (le cas échéant)
• Renseignements relatifs au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l’assurance-emploi (AE)
• Avis provinciaux et territoriaux à l’intention des nouveaux employés
• Guide de l’employé ou accusé de réception de politiques
• Confirmation de réception des biens de l’entreprise, si de l’équipement ou des outils sont confiés aux nouveaux employés

Les documents à remplir ne devraient pas représenter une tâche pénible pour les nouveaux employés. En implantant un système d’intégration numérique, les employeurs peuvent fournir tous les formulaires nécessaires dans un portail en libre-service, qui simplifie le processus de documentation.

Foire aux questions

Qu’est-ce qu’une liste de vérification préalable à l’embauche?

Une liste de vérification préalable à l’embauche indique toutes les tâches à effectuer pour l’intégration des nouveaux employés. Elle sert de guide qui permet de s’assurer que les étapes clés sont réalisées au cours de l’intégration des nouveaux employés au sein d’une organisation.

Quelles sont les trois phases de l’intégration?

La durée des processus d’intégration varie selon les entreprises. Une approche courante consiste à segmenter l’intégration en trois phases distinctes :

1. Avant le premier jour du nouvel employé
2. Au cours des deux premiers jours
3. Après les deux premiers jours

Comment puis-je créer une liste de vérification pour les nouveaux employés?

Lors de l’établissement d’une liste de vérification pour les nouveaux employés destinée aux gestionnaires et aux employés, il peut s’avérer utile de prioriser les tâches liées à la conformité, comme le remplissage des documents requis. De plus, il est essentiel d’ajouter une touche personnelle au processus d’intégration. Afin de favoriser le confort et la création de liens, les employeurs incluent souvent des visites guidées de l’entreprise, des présentations aux membres de l’équipe et des activités d’établissement d’objectifs à la liste de vérification du nouvel employé.

Quels sont les trois éléments fondamentaux d’une intégration efficace?

1. Création de liens – Établir un lien entre les nouveaux employés et leur gestionnaire, ainsi qu’avec leurs collègues le plus rapidement possible.
2. Confort – S’assurer que les nouveaux employés se sentent les bienvenus et communiquer clairement les attentes relatives au poste.
3. Culture – Aider les nouveaux employés à comprendre la culture de l’entreprise afin de les aider à s’acclimater rapidement.

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Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse des listes de vérification du nouvel employé et ne constitue pas une ressource complète des exigences qui y sont liées. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.