Un fournisseur de services de paie est une entreprise qui effectue le traitement automatique des calculs de la paie, se charge du versement des montants prévus par la loi, produit les feuillets d’impôt de fin d’année des employés et les achemine par voie électronique à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et à Revenu Québec (RQ) pour les employés du Québec, produit des relevés d’emploi (RE) et bien plus. De nombreux employeurs préfèrent recourir aux fournisseurs de services de paie afin de s’assurer que leurs employés et impôts sont payés à temps et avec exactitude. Un fournisseur de services de paie peut aider les employeurs à respecter les échéances de production de feuillets et les exigences relatives à leur dépôt, ainsi qu’à rationaliser les activités commerciales.

Un fournisseur de services complets de paie ne se limite pas aux bases du calcul de la paie. Il prend en charge les dépôts et les retraits, le prélèvement et le versement des saisies et des ordonnances alimentaires, ainsi que la production de rapports sur les nouveaux employés. Il effectue également les remises au gouvernement fédéral (impôt sur le revenu, Régime de pensions du Canada et assurance-emploi), les remises au gouvernement du Québec (impôt sur le revenu, Régime de rentes du Québec, Régime québécois d’assurance parentale, Fonds des services de santé et CNESST) ainsi que les autres remises provinciales telles que l’impôt-santé des employeurs de l’Ontario, les Services de santé et de l’enseignement postsecondaire (HAPSET) du Manitoba et de Terre-Neuve, l’impôt sur la masse salariale pour le Nunavut et les Territoires du Nord-Ouest. La plupart des fournisseurs de services complets de paie offrent des services relatifs aux heures et aux présences ainsi qu’à l’administration des avantages sociaux.

Un système de traitement de la paie en ligne rend le processus de paiement des employés (qu’ils travaillent à temps plein ou à temps partiel) ou des entrepreneurs indépendants, tels les travailleurs autonomes, plus facile et plus pratique. Les services de paie en ligne effectuent leurs opérations dans le nuage et les utilisateurs n’ont pas besoin d’installer ou de télécharger un logiciel. Les entreprises peuvent donc gérer et effectuer le traitement de la paie depuis n’importe où. Plusieurs services de paie en ligne calculent automatiquement le montant à verser aux employés à chaque période de paie. Les systèmes peuvent prendre en compte les primes de quart, les heures supplémentaires, les indemnités de jour férié et les impôts ainsi que des éléments comme le Régime de pensions du Canada (RPC) pour les employés hors Québec ou le Régime de rentes du Québec (RRQ) pour les employés du Québec, les cotisations de retraite et les primes d’assurance (retenues d’employé et/ou payées par l’employeur).