Qu'est-ce que l'externalisation des processus d'affaires (BPO)?
BPO consiste à faire appel à des experts externes pour gérer les fonctions non essentielles de l'entreprise, telles que la paie ou les ressources humaines, afin de réaliser des économies, de gagner en efficacité et de se concentrer davantage sur les activités essentielles.
Fonctionnement de l’impartition des processus d’affaires
Les organisations qui optent pour l’IPA déterminent les activités et les processus d’affaires qui ne constituent pas des compétences fondamentales de leur produit ou service, mais qui sont tout de même essentiels, et les confient à un tiers. Selon leur fournisseur, les employeurs peuvent impartir des tâches à la pièce ou dans le cadre d’un ensemble complet.
Une fois qu’une organisation a examiné les fournisseurs d’IPA, elle peut communiquer avec eux pour en savoir plus. Les entreprises d’IPA peuvent suggérer un ensemble adapté de solutions fondé sur les besoins uniques de l’organisation. Le fournisseur d’IPA rédige ensuite un contrat de niveau de service qui présente les conditions de l’entente. Une fois qu’un fournisseur d’IPA est engagé, d’autres discussions permettent de déterminer les projets précis qui nécessitent un énoncé des travaux (EDT). La relation entre le fournisseur d’IPA et l’organisation se poursuit selon le contrat de niveau de service et/ou l’EDT.
Exemples d’IPA
Une entreprise de soins de santé souhaite améliorer ses ressources humaines, mais ne peut se permettre d’embaucher davantage de personnel dans ce service. Elle pourrait choisir de collaborer avec un fournisseur d’IPA spécialisé en RH afin de pouvoir se concentrer sur ce qu’elle fait de mieux – s’occuper des patients – sans se soucier de la paie, du recrutement ou de l’administration des avantages sociaux.
Quelles fonctions sont le plus souvent externalisées?
Les employeurs impartissent souvent des activités qu’ils n’ont pas le temps de gérer efficacement ou pour lesquelles ils ne disposent pas des ressources adéquates. Ces activités se classent en deux catégories :
Fonctions d’arrière-plan
- Ressources humaines
- Comptabilité
- Recherche
- Technologies de l’information
Fonctions d’avant-plan
- Service à la clientèle
- Marketing
- Ventes
- Soutien technique
À quoi sert l’impartition des processus d’affaires pour les RH?
Les fournisseurs d’IPA utilisent une technologie de RH et les meilleures pratiques d’une équipe de spécialistes pour aider les employeurs à gérer les lacunes opérationnelles. Les processus de RH pouvant être externalisés comprennent notamment les suivants :
- Administration de la paie et de l’impôt
- Administration des avantages sociaux
- Recrutement
- Heures et présences
- Conformité réglementaire
- Apprentissage des employés
Avantages de l’IPA
Que ce soit en raison d’un manque de budget, d’employés ou de temps, chaque service des RH a ses limites quant à ce qu’il est capable d’accomplir seul. Toutefois, grâce à l’IPA, il est possible d’atteindre de nouveaux sommets. Les employeurs peuvent arriver à :
- Réduire les coûts
Si l’on tient compte du coût lié à l’embauche de personnel de RH supplémentaire et du temps nécessaire pour gérer la paie et les avantages sociaux, l’impartition peut s’avérer une façon plus rentable d’élargir la capacité de l’entreprise.
- Améliorer l’efficacité et la productivité
Les fournisseurs d’IPA sont spécialisés dans les services qu’ils offrent, de sorte qu’ils sont souvent capables d’effectuer les tâches plus rapidement et avec plus de précision que l’entreprise cliente.
- Accroître leur souplesse
Lorsqu’ils sont libérés de lourds fardeaux administratifs, les employeurs peuvent rapidement réattribuer les ressources en fonction des changements sur le marché ou de perturbations imprévues.
- Prendre de l’expansion sur le plan géographique
Les fournisseurs d’impartition qui offrent des services de conformité nationale et internationale peuvent aider les employeurs à étendre leur présence dans de nouvelles régions géographiques.
- Rester concurrentiels
En règle générale, les employeurs qui impartissent leurs RH peuvent effectuer d’autres activités qui soutiennent l’objectif principal de l’entreprise et accroissent les revenus ou la croissance.
Risques associés à l’impartition des RH
L’impartition des RH peut être avantageuse pour votre entreprise, mais elle comporte quelques risques :
- Résistance des employés : Un service interne de RH permet de garder les problèmes liés aux RH à l’interne. Si vous impartissez les RH, les employés sont forcés de s’adresser à un tiers externe pour résoudre leurs problèmes. Cela peut s’avérer problématique pour les employés, car les problèmes liés aux RH peuvent être de nature très personnelle. Il est possible que les employés ne soient pas à l’aise de discuter de ces problèmes avec une ressource en dehors de l’entreprise.
- Problèmes de confidentialité potentiels : Les équipes de RH gèrent des renseignements sensibles qui doivent rester confidentiels. Dans le cadre de l’impartition des RH, un tiers a accès à ces renseignements. Les fournisseurs d’IPA sont dignes de confiance et utilisent des mesures de sécurité, mais la transmission de renseignements en dehors de votre organisation comporte toujours un risque de violation des données.
- Impossibilité de surveiller vos activités de RH : Une équipe interne vous permet de faire le suivi de sa productivité et de ses priorités. Avec l’impartition, il est difficile de savoir si l’équipe est productive et axée sur les priorités pendant les heures de travail.
Comment choisir un fournisseur d’IPA pour les RH
La recherche du bon fournisseur d’IPA demande une étude approfondie des fonctions des fournisseurs, ainsi qu’un examen minutieux des objectifs de l’entreprise et de la collaboration avec les principaux intervenants. Voici quelques-unes des étapes de base :
- Effectuer une évaluation des besoins
Déterminez les fonctions de RH existantes qu’il serait avantageux d’impartir et celles qu’il est possible de gérer efficacement à l’interne.
- Créer une demande de propositions
Faites la liste des diverses compétences (conformité réglementaire, connaissance de l’industrie, analyse de données, etc.) que vous recherchez chez un fournisseur potentiel.
- Évaluer les réponses à la demande de proposition
Comparez les avantages et les inconvénients de chaque proposition et assurez-vous que le fournisseur précise clairement les services qui sont de son ressort et lesquels restent la responsabilité du client.
- Accepter les conditions
Obtenez l’approbation des intervenants et négociez un contrat qui énonce notamment les responsabilités précises, la durée du partenariat et le coût total.
- Amorcer le processus de transition
Secure stakeholder approval and negotiate a contract that documents the specific responsibilities, the duration of the partnership and the total cost, among other details.
- Offre de services administratifs
L’offre de services administratifs, souvent utilisée par les petites et moyennes entreprises, varie grandement. Il peut s’agir d’une plateforme technologique dotée d’un service d’assistance ou d’un service administratif partiel ou complet.
- Impartition des RH
Le fournisseur gère l’ensemble ou une partie des tâches administratives au nom d’un employeur. On confond parfois ce modèle d’affaires avec la délocalisation, qui nécessite habituellement l’impartition de certaines fonctions à des travailleurs à l’étranger.
- Services gérés
Un fournisseur gère la plupart, voire la totalité, des responsabilités liées aux RH. La plupart du temps, les services gérés sont utilisés par des entreprises qui comptent plusieurs centaines d’employés ou plus.
Les fournisseurs d’IPA peuvent parler de leurs services de l’une des façons suivantes :
Foire aux questions
En quoi consiste l’impartition des processus d’affaires de RH?
Dans le cadre de l’IPA de RH, les entreprises confient les tâches liées aux RH à un fournisseur d’IPA, ce qui leur donne plus de temps pour se concentrer sur leurs activités commerciales fondamentales.
Qu’est-ce qu’un fournisseur d’IPA de RH?
Les fournisseurs d’impartition des processus d’affaires de ressources humaines offrent des solutions de RH à leurs clients. Ils gèrent les activités liées aux RH de leurs clients, selon les besoins.
Quelle est la différence entre l’IPA et un centre d’appels?
Les centres d’appels sont un type d’IPA, puisqu’une entreprise peut confier son service à la clientèle à un centre d’appels.
Quelle est la différence entre l’IPA et l’impartition des RH?
Les entreprises d’impartition des ressources humaines (IRH)peuvent répondre à une partie ou à l’ensemble des besoins en matière de RH d’une entreprise. Elles représentent un type d’IPA. Traditionnellement, l’IRH était offerte uniquement aux grandes entreprises, mais elle est désormais aussi accessible aux moyennes entreprises.
Quel est le coût associé à un fournisseur d’IPA de RH?
Les coûts varient, mais les fournisseurs facturent habituellement en fonction du nombre d’employés que compte une entreprise et des services nécessaires. Les employeurs peuvent demander des devis afin de comparer les offres.
Pourquoi les entreprises impartissent-elles des tâches?
Les employeurs impartissent des tâches parce que cela leur donne plus de temps pour se concentrer sur les fonctions fondamentales de leur entreprise, tout en confiant certains services administratifs ou professionnels à un spécialiste. Parmi les autres avantages de l’IPA, on retrouve la réduction des coûts, l’amélioration de la productivité, une souplesse accrue et une plus grande présence sur le marché.
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