Dans un monde parfait, vos employés répartiraient leurs vacances uniformément durant l’année. Mais la réalité est différente.

Les vacances et les congés payés sont d’importants composants de la gamme d’avantages sociaux des employés et de nombreux employeurs utilisent les congés payés pour se démarquer de leurs concurrents. Si vous vous interrogez sur la valeur des congés payés aux yeux de vos employés, gardez à l’esprit que selon l’ADP Research Institute, si un employeur n’est pas en mesure d’offrir des augmentations de salaire ou des primes, environ quatre travailleurs sur 10 (39 %) seraient heureux d’obtenir des congés payés supplémentaires.

Compte tenu de l’importance des congés payés pour les travailleurs, il est essentiel que les employeurs disposent d’une méthode organisée de gestion des congés afin que les employés puissent tirer parti de leurs jours de congé payé. Dans un monde parfait, les employés répartiraient leurs jours de vacances uniformément durant l’année. Mais la réalité est différente.

La plupart des travailleurs planifient leurs vacances durant les mêmes mois, généralement pendant l’été et à la fin de l’année pendant les Fêtes. Cela peut rendre la planification des quarts de travail réellement complexe.

Voici quelques conseils sur la manière d’assurer la continuité de vos activités tout en veillant à ce que vos employés puissent prendre les congés qu’ils méritent :

Demandez à vos employés de planifier leurs vacances à l’avance

Plus vos employés vous informent tôt de leurs plans, plus il vous sera facile de gérer le processus de planification des vacances. Certaines entreprises demandent à leurs employés de soumettre leurs demandes de vacances à un intervalle de temps précis avant les jours de congé. Cette façon de faire permet d’avoir suffisamment de temps pour trouver une solution en cas de conflit d’horaire. Pour inciter vos employés à planifier tôt leurs congés, envisagez d’avoir recours à une politique en vertu de laquelle les demandes de vacances sont acceptées selon le principe du premier arrivé, premier servi. Ce type de politique peut faciliter le processus de planification et établir un cadre équitable d’examen des demandes.

Encouragez les employés à coordonner leurs congés

La planification des vacances peut s’avérer problématique lorsque trop de personnes occupant le même rôle sont absentes au même moment. Par exemple, il ne serait pas avantageux pour votre entreprise si tous les membres de votre équipe des ventes partaient pendant une semaine lors des vacances d’été. Vous devriez donc inciter vos employés à coordonner leurs congés avec ceux des autres au sein de leur service afin de s’assurer que chaque poste obligatoire est occupé pendant les périodes de vacances populaires. Par exemple, si un employé a travaillé pendant les Fêtes l’an dernier, ses collèges pourraient se porter volontaires pour travailler cette année afin de lui permettre de profiter de ses congés.

Définissez votre politique sur les vacances dans un guide de l’employé

Votre guide de l’employé devrait définir clairement les étapes précises que les employés doivent suivre pour obtenir l’approbation de leur demande de vacances. Par exemple, vous devriez uniformiser les délais de demandes, déterminer qui devrait recevoir les demandes et quelles tâches doivent accomplir les employés avant leur congé. Cela peut notamment comprendre de s’organiser avec d’autres employés pour couvrir des quarts de travail ou effectuer certaines tâches.

La politique sur les vacances des employeurs devrait prévoir une certaine souplesse pour les employés qui souhaitent utiliser leur temps de vacances pour des raisons médicales ou d’autres motifs personnels.

Déterminez des dates d’interdiction de congé

Vous pouvez également choisir d’établir des périodes d’interdiction de vacances pendant les moments les plus occupés de l’année afin d’éviter que les employés prennent des congés lorsque cela nuirait à l’entreprise. Les périodes d’interdiction devraient être raisonnables et répondre aux besoins des employés qui ont besoin de congés pour des raisons personnelles.

Offrez une paie supplémentaire pendant les périodes de vacances populaires

Au bout du compte, certains conflits d’horaire de vacances surviendront inévitablement, surtout si vous demeurez ouverts pendant les vacances. Certains employés pourraient donc devoir réorganiser la planification de leurs vacances. En guise de compensation, envisagez de leur offrir une paie supplémentaire pour les heures travaillées pendant les périodes de vacances populaires. Cela peut toutefois avoir une incidence sur le taux régulier de paie des travailleurs horaires lors du calcul des taux d’heures supplémentaires. Cet incitatif pourrait même inciter suffisamment d’employés à demeurer en poste et vous éviter de devoir refuser des demandes.

Une solution unique

La technologie de gestion du capital humain (GCH) peut s’avérer votre arme secrète pour simplifier la gestion de la charge de travail liée aux vacances. Grâce à une solution complète, vous pourrez consulter à la fois les besoins en matière de planification, les flux de travaux et les demandes de congé. Elle vous permettra non seulement de prendre des décisions éclairées, mais également d’accélérer les communications et de simplifier la gestion des demandes de dernière minute.

Apprenez comment trouver la solution de gestion de la main-d’œuvre idéale pour votre entreprise et accroître l’efficacité et la productivité. Consultez : Que sont les logiciels de gestion de la main-d’œuvre?

Cet article est paru à l’origine dans SPARK Parrainé par ADP.