Le recours à des entrepreneurs indépendants peut s’avérer une stratégie très efficace pour améliorer les capacités d’une entreprise et la faire croître rapidement. Selon un récent sondage mené par le MIT, 74 % des entreprises sondées estiment que la gestion fructueuse des entrepreneurs indépendants est essentielle à leur réussite.
Cependant, la gestion des entrepreneurs indépendants peut demander beaucoup de temps, et de nombreux propriétaires d’entreprise constatent qu’ils ne disposent pas de la vue d’ensemble et du contrôle nécessaires pour bien comprendre les contributions de cette main-d’œuvre en pleine croissance. Selon le même sondage du MIT, seulement 30 % des participants se sentent outillés pour gérer efficacement les entrepreneurs indépendants.
En règle générale, les organisations recrutent, surveillent et rémunèrent leurs entrepreneurs indépendants à l’aide de diverses méthodes décousues, notamment des feuilles de calcul, des conversations téléphoniques et des courriels. Cette approche parfois éparse peut réduire l’efficacité et la capacité à croître. Un logiciel de gestion des entrepreneurs s’occupe de ces problèmes en offrant une façon d’automatiser et de simplifier tous les aspects de la gestion des entrepreneurs indépendants.
TABLE DES MATIÈRES
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des entrepreneurs?
Un système de gestion des entrepreneurs (SGE) est une plateforme infonuagique centralisée conçue pour transformer et gérer le processus d’embauche, d’attribution des tâches et de rémunération des pigistes.
Les organisations qui utilisent un logiciel du genre peuvent s’attendre à retirer les avantages suivants :
- Meilleure capacité à recruter des pigistes compétents
- Processus fluides d’intégrations des pigistes
- Accès à un éventail plus large de professionnels qualifiés en fonction de l’expertise, des compétences et des exigences recherchées
- Organisation efficace des bassins de talents accélérant l’entrée en fonction
- Facilité à gérer les attributions de projets à distance et sur place
- Options rapides et diversifiées de paiement électronique, notamment pour les transactions internationales
- Hausse de la productivité et du rendement global
- Suivi et analyse prédictive plus efficaces des dépenses liées aux pigistes
- Amélioration des canaux de communication avec les travailleurs mobiles et de l’engagement de ceux-ci
En outre, les plateformes de gestion des entrepreneurs offrent des fonctions qui assurent la conformité réglementaire et créent un flux de documents traçable permettant une documentation précise des impôts.
Fonctions des systèmes de gestion des entrepreneurs
Un système de gestion des entrepreneurs (SGE) offre une plateforme complète et une source de données centralisée, ce qui permet aux organisations de simplifier la gestion de leurs pigistes. Ce type de système est flexible pour permettre aux entreprises de l’intégrer à leurs infrastructures déjà en place et de choisir uniquement les fonctionnalités qui répondent à leurs besoins.
Les fonctionnalités clés d’un système de gestion des entrepreneurs comprennent généralement les suivantes :
- Méthodes de ciblage de talents et d’envoi d’invitations
- Mécanismes de vérification pour valider les compétences, les certifications et les qualifications des pigistes
- Classement flexible des talents selon les compétences, l’emplacement géographique et d’autres critères
- Amélioration des communications afin de faciliter les interactions, notamment à l’aide d’applications mobiles
- Gestion des tâches, y compris l’attribution de tâches et la surveillance et la vérification du travail effectué
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des entrepreneurs?
Les systèmes de gestion des entrepreneurs peuvent réduire considérablement, voire éliminer, de lourdes tâches manuelles, ce qui permet aux organisations d’utiliser leur temps plus efficacement. Un système de gestion des entreprises permet aux entreprises d’effectuer ce qui suit :
- Recruter et intégrer facilement des entrepreneurs
Les pages de renvoi personnalisables simplifient le processus d’intégration des nouveaux entrepreneurs en réduisant au minimum les erreurs administratives. - Classer les talents et évaluer leur rendement
Des algorithmes automatisés permettent l’envoi immédiat d’invitations aux entrepreneurs qualifiés faisant partie de bassins de talents prédéfinis. - Simplifier la gestion des affectations
Grâce à des cartes de couverture intégrées, les entreprises peuvent rapidement repérer les secteurs où il manque de la main-d’œuvre et créer des affectations au moyen de modèles regroupant des renseignements sur les projets standards, afin d’assurer la désignation efficace d’un entrepreneur compétent. - Offrir des analyses et des aperçus essentiels
Les tableaux de bord et les rapports de gestion fournissent aux organisations de précieuses données relatives à leurs entrepreneurs indépendants, qui facilitent la gestion des budgets et des dépenses. - Améliorer les processus de paiement
Les options de paiement électronique du système offrent aux entrepreneurs un mode de paiement sûr, fiable et flexible à l’échelle mondiale. - Rehausser l’expérience générale des entrepreneurs
En réduisant les tâches administratives et en proposant des modes de paiement plus rapides et plus flexibles, ainsi qu’un processus d’intégration efficace, le système simplifie les routines professionnelles des entrepreneurs, de sorte qu’ils sont plus susceptibles d’accepter de futures affectations.
Défis liés à la gestion des entrepreneurs indépendants
Des entreprises des quatre coins de la planète font appel à des entrepreneurs indépendants afin d’élargir leur présence sur le marché dans des secteurs qu’elles n’avaient pas encore explorés. Cependant, ces régions se trouvent souvent en dehors des zones d’activité officielles de l’entreprise, et les règles de conformité, qui touchent tous les aspects, des besoins en matière de déclaration et de production de rapports aux exigences en matière de retenues, peuvent différer grandement d’une province et d’un pays à l’autre.
L’irrégularité des calendriers de paiement, contrairement aux employés traditionnels qui reçoivent des chèques de paie toujours à la même fréquence et dont les impôts à l’emploi sont prélevés automatiquement, constitue un autre problème lié à la gestion des entrepreneurs indépendants. En ce qui concerne les impôts, l’entreprise qui paie l’entrepreneur et l’entrepreneur lui-même doivent déclarer avec exactitude les revenus de l’entrepreneur.
Les systèmes de gestion des entrepreneurs constituent une solution essentielle pour gérer les impôts et les revenus complexes. Ils créent des enregistrements traçables, qui contiennent tous les détails essentiels, comme les profils, les affectations, les paiements et les données géographiques des travailleurs, dans un système centralisé. Les entreprises peuvent consulter et récupérer ces renseignements avec un minimum d’efforts.
Qui devrait utiliser un SGE?
Lorsqu’une organisation collabore avec de nombreux entrepreneurs indépendants, la supervision de leurs tâches et la coordination peuvent devenir assez complexes. Il peut être avantageux de songer à mettre en place un logiciel de gestion des entrepreneurs si l’entreprise :
- consacre des efforts et des ressources considérables à l’administration d’un vaste réseau d’entrepreneurs indépendants;
- vise à intégrer les plateformes de création de billets de service aux systèmes de planification des ressources de l’entreprise afin d’accroître l’efficacité du processus d’affectation et de rémunération des entrepreneurs;
- souhaite permettre aux gestionnaires hiérarchiques d’offrir aux clients des services plus rapides grâce à une flexibilité accrue;
- a besoin d’aide pour respecter les différents règlements et les différentes normes de l’entreprise, prévus par la loi ou de l’industrie;
- requiert différentes options de paiement et d’intégration à l’infrastructure financière existante;
- gère des entrepreneurs à l’échelle de vastes zones géographiques et veut s’établir dans de nouveaux marchés moins saturés.
Comme les besoins en matière d’entrepreneurs indépendants peuvent différer grandement d’un service à l’autre, l’usage des systèmes de gestion des entrepreneurs (SGE) varie. Les usages habituels comprennent les suivants :
- Pour les équipes de TI, de marketing et de vente : facilitation du processus d’intégration, évaluation des pigistes, suivi de la progression des projets et évaluation de la disponibilité des travailleurs.
- Pour les services des RH : normalisation du processus d’intégration, assurance de la conformité à l’échelle de l’organisation et établissement de modalités uniformes pour les contrats des entrepreneurs.
- Pour les équipes des finances : organisation et stockage de données sur les factures, sécurité des paiements aux entrepreneurs, documentation des transactions fiscales et offre d’aperçus des dépenses liées aux pigistes.
- Pour les services juridiques : assurance du respect de l’ensemble des lois et des règlements pertinents et gestion des engagements des entrepreneurs en conséquence.
Foire aux questions
Que fait un logiciel de gestion des entrepreneurs?
Un logiciel de gestion des entrepreneurs aide à créer un processus fluide d’intégration, d’organisation, de supervision et de paiement des entrepreneurs indépendants.
Combien coûte un logiciel de gestion des entrepreneurs?
Le coût d’un SGE varie selon de nombreux facteurs. Les organisations doivent être prêtes à répondre aux questions ci-dessous lorsqu’elles discutent de prix avec des fournisseurs.
- Combien d’entrepreneurs supervisez-vous?
- Devez-vous effectuer des paiements pour chaque projet?
- De quel niveau de soutien continu avez-vous besoin?
Quelle est la différence entre un entrepreneur indépendant et un employé?
La distinction entre les employés et les entrepreneurs indépendants repose sur les droits et les avantages accordés au fournisseur de services. En règle générale, les employés sont assujettis à des directives précises quant aux horaires, aux lieux et aux méthodes de travail. Au contraire, les entrepreneurs indépendants sont habituellement libres de gérer ces éléments à leur guise. L’utilisation d’une liste de vérification de classement des travailleurs peut aider les organisations à déterminer la catégorie appropriée pour leurs travailleurs.
Comment puis-je gérer la paie des entrepreneurs?
La gestion de la paie des entrepreneurs nécessite la collecte des factures, la confirmation de l’achèvement des projets et le traitement des paiements conformément aux conditions de paiement établies.
Comment puis-je payer des entrepreneurs internationaux?
Le processus de paiement d’entrepreneurs internationaux est semblable à celui pour les entrepreneurs indépendants locaux, c’est-à-dire qu’il nécessite l’envoi de factures, la confirmation de l’exécution du travail et le respect des modalités de paiement. Cependant, ce processus comporte souvent la conversion de devises. Par conséquent, la mise en place d’un système pour faciliter les paiements transfrontaliers et gérer les frais associés au change de devises internationales est essentielle.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les retenues de l’employeur, veuillez consulter la page du gouvernement du Canada.
Comment la gestion des entrepreneurs fonctionne-t-elle?
La gestion des entrepreneurs vise à assurer la clarté en ce qui concerne la portée du travail, les rôles, les échéanciers, les accords de paiement et les résultats attendus pour toutes les parties concernées. La procédure comprend :
- la sélection et l’embauche du meilleur candidat pour effectuer la tâche;
- l’intégration de l’entrepreneur;
- la satisfaction de tous les critères préalables internes de l’entreprise;
- l’obtention de la confirmation de l’achèvement du projet;
- la finalisation du paiement selon les modalités convenues au départ.
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Ce guide doit être utilisé comme point de départ de l’analyse des logiciels de gestion des entrepreneurs et ne constitue pas une liste complète des exigences. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.
