Planification des quarts de travail

Les employeurs peuvent être confrontés à divers problèmes liés à la planification, comme des pénuries de main-d’œuvre, des interruptions de la chaîne d’approvisionnement, la variabilité des besoins des clients ainsi qu’un désir accru de flexibilité de la part des employés. Les employeurs peuvent tirer avantage de stratégies créatives pour l’organisation des quarts de travail, comme les méthodes de planification coopérative et les technologies modernes de planification, pour gérer ces difficultés. La mise en œuvre de solutions utilisant des algorithmes prédictifs et l’intelligence artificielle peut aider à maintenir la productivité, même lorsqu’ils sont confrontés à des défis inattendus.

Qu’est-ce que la planification des quarts de travail?

La planification des quarts de travail ou la planification des horaires comprend l’attribution des heures de travail des employés pendant les périodes de pointe et la réduction de la main-d’œuvre pendant les périodes moins occupées. Cette stratégie aide les entreprises à assurer une présence optimale des employés afin de rehausser la productivité et de réduire les dépenses.

Toutefois, les intérêts de l’entreprise ne devraient pas porter ombrage au bien-être des employés. La planification des quarts de travail comprend un aspect humain important, et lorsqu’elle est effectuée en tenant compte du bien-être des employés, elle peut mener à des niveaux élevés d’engagement et de fidélité des employés. Les employeurs peuvent assurer une bonne conciliation travail-vie personnelle lors de la planification des quarts de travail. L’adoption de ce genre de méthode de planification des horaires axé sur l’employé comprend l’utilisation d’une approche collaborative dans laquelle les employés peuvent indiquer leurs préférences en matière d’heures de travail et échanger leurs quarts de travail entre eux. Cette autonomisation peut mener à un absentéisme réduit et à une satisfaction accrue des employés au travail.

Comment commencer la planification des quarts de travail

Pour passer efficacement des méthodes de gestion des horaires de travail manuelles à technologiques, les entreprises peuvent adopter la stratégie suivante :

1. Évaluer les besoins de l’organisation et collaborer avec les fournisseurs de logiciels de planification des horaires des employés pour déterminer si leurs capacités répondent bien aux exigences de l’entreprise.
2. Mettre à l’essai le logiciel choisi avec un groupe réduit d’employés et raffiner le processus selon leurs commentaires.
3. Étendre l’utilisation de l’outil de planification des horaires à toute l’organisation, en s’assurant que les employés reçoivent une formation ciblée sur la façon de l’utiliser.
4. Offrir un soutien continu pour que les employés puissent accéder sans problème à leurs horaires et que les gestionnaires puissent facilement approuver les modifications à l’horaire.
5. Établir et diffuser une politique claire pour la planification des horaires et s’assurer que les nouveaux employés se la fassent présenter dans le cadre de leur orientation.
6. Évaluer régulièrement les paliers de recrutement en fonction des objectifs et des plans de croissance de l’entreprise pour confirmer qu’ils sont en adéquation.

Les meilleures pratiques en matière de planification des quarts de travail

La stratégie optimale pour la gestion des quarts de travail peut consister en une approche de planification des horaires qui évite les insuffisances et les surplus de personnel tout en s’harmonisant avec les intérêts de l’employeur et des employés. Même lorsqu’ils utilisent les outils les plus efficaces, les employeurs devraient observer plusieurs pratiques fondamentales :

• S’assurer que des employés possédant les compétences nécessaires pour répondre aux besoins commerciaux sont présents à chaque quart de travail.
• Offrir des horaires facilement accessibles et publiés d’avance.
• S’assurer que le processus de prise de décisions dans la planification des horaires soit toujours transparent pour les employés.
• Respecter toutes les lois relatives aux heures de travail pertinentes, y compris celles traitant des heures supplémentaires, des repas, de la durée du quart de travail, etc.
• Anticiper des ajustements et préparer des plans de rechange pour les situations où des employés ne peuvent pas effectuer leurs quarts de travail de manière inattendue.

Les avantages de la planification des quarts de travail

Un logiciel de planification des quarts de travail rehausse la visibilité des horaires de la main-d’œuvre pour les gestionnaires, permet aux employés d’avoir une plus grande autonomie sur leurs horaires et favorise une meilleure communication à tous les niveaux. Par conséquent, les entreprises peuvent :

• offrir un service à la clientèle exceptionnel sur diverses plateformes;
• optimiser l’efficacité de différents sites tout en gérant les dépenses;
• s’adapter rapidement aux changements du marché;
• améliorer la prise de décisions stratégiques et augmenter le taux de conversion;
• motiver et retenir les membres clés de leur équipe.

Comment calculer les coûts de la planification des quarts de travail

Les employeurs peuvent mieux gérer leurs coûts de main-d’œuvre avec un système de gestion de la main-d’œuvre efficace. Ils peuvent :

• utiliser des mesures, comme les heures de travail et les restrictions liées à la main-d’œuvre, pour estimer les dépenses relatives à la planification des quarts de travail;
• examiner les prévisions des demandes en main-d’œuvre, les allocations budgétaires et les dépenses réelles pour organiser les horaires plus efficacement pour un emplacement donné;
• modifier les horaires au besoin en fonction des exigences commerciales pour assurer une adéquation avec les budgets.

Les meilleures fonctions d’un logiciel de planification des quarts de travail

Il y a plusieurs paliers d’outils de planification des quarts de travail offerts, allant d’une simple planification en ligne à une planification plus sophistiquée prise en charge par le système. Selon les exigences particulières de l’employeur et la solution choisie, ils peuvent permettre d’effectuer les tâches suivantes :

• créer, organiser et superviser les horaires de manière pratique à l’aide d’un téléphone intelligent ou d’une tablette;
• améliorer la prise de décisions à l’aide de suggestions fondées sur l’IA;
• prévoir avec précision les besoins en personnel à l’aide d’algorithmes de prévision des besoins commerciaux et en main-d’œuvre et de données pertinentes;
• s’assurer que les employés avec les bonnes compétences sont à l’horaire aux moments cruciaux;
• donner du contrôle aux employés et tenir compte de leurs préférences grâce à des options comme la planification en libre-service, l’échange de quarts de travail et la conciliation des changements de dernière minute;
• obtenir des renseignements sur les horaires en temps réel pour maintenir le respect du budget;
• établir et analyser les indicateurs clés de rendement (ICR), comme l’efficacité, la productivité, la précision des prévisions, l’utilisation de la main-d’œuvre et d’autres ICR personnalisés, et en faire le suivi.

Foire aux questions

Pourquoi la planification des quarts de travail est-elle importante?

Une planification efficace des quarts de travail est essentielle pour éviter les pièges de l’insuffisance ou du surplus d’employés présents, qui peuvent mener à des dépenses accrues liées à la main-d’œuvre. Des horaires de travail mal planifiés peuvent se traduire par des employés mécontents, de moins bons résultats professionnels et un plus grand roulement de personnel.

Que devrait offrir un planificateur de quarts de travail?

Un planificateur de quarts de travail devrait permettre la planification des horaires en ligne et sur des plateformes mobiles et offrir aux employés un certain degré d’autogestion. Les systèmes plus sophistiqués peuvent offrir des fonctions de planification coopérative et de prévision des besoins commerciaux et en main-d’œuvre, ainsi que la capacité d’analyser des aperçus exploitables et en temps réel.

Qu’est-ce que la planification des RH en fonction des quarts de travail?

La planification des RH en fonction des quarts de travail vise à faire correspondre le nombre d’employés au travail avec les besoins anticipés des clients ou de l’entreprise, tout en évitant les scénarios coûteux d’insuffisance ou du surplus d’employés présents.

Quels sont les cinq principes de la planification des horaires?

1. Ajuster les horaires des employés en réponse aux besoins changeants de l’entreprise pour réduire les heures supplémentaires et les dépenses liées à la main-d’œuvre.
2. Tenir compte des préférences des travailleurs lors de l’attribution des quarts de travail pour réduire au minimum le mécontentement et éviter l’épuisement professionnel.
3. Faire le suivi des indicateurs clés de rendement, comme l’efficacité, la productivité et le taux d’utilisation de la main-d’œuvre.
4. Bien adapter les paliers de recrutement dans différents emplacements pour rehausser la qualité du service et les taux de conversion.
5. Assurer une conformité avec la réglementation juridique relative aux heures supplémentaires, aux pauses et aux pratiques équitables de planification des horaires.

Quels sont les horaires de travail courants?

Différentes tendances en matière d’horaires peuvent satisfaire aux diverses exigences des entreprises et des industries. Voici quelques horaires de travail courants :

• Horaire fixe – Les employés ont un horaire de travail régulier d’une semaine à l’autre.
• Horaire fractionné – Les employés se font attribuer deux quarts de travail distincts dans une seule journée.
• Horaire rotatif – Les quarts de travail des employés changent d’une semaine à l’autre.
• Horaire flexible – Les employés ont la flexibilité de choisir leurs propres heures de travail, tout en respectant certaines contraintes.
• Horaire comprimé – Les employés effectuent le travail d’une semaine complète en moins de jours.
• Horaire sur appel – Les employés sont appelés à travailler en dehors des heures de travail normales au besoin.

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Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse de la planification des horaires des employés et ne constitue pas une ressource complète des exigences qui y sont liées. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.