Vérification de la paie

Il n’est pas rare que les entreprises soient confrontées à des problèmes liés à la paie. Il arrive parfois qu’un employé ne reçoive pas l’augmentation promise, que le suivi des heures supplémentaires soit inexact ou que l’échéance des dépôts d’impôt sur la paie ne soit pas respectée. Afin d’attaquer ces problèmes de manière proactive et d’éviter des dommages durables, les employeurs effectuent régulièrement des vérifications de la paie.

Qu’est-ce qu’une vérification de la paie?

Les employeurs effectuent des vérifications de la paie afin d’assurer l’exactitude de leurs données de paie. Ils examinent notamment les taux de paie, les retenues d’impôt et les heures travaillées. Le temps requis pour effectuer ces vérifications dépend de la portée de la vérification et de la taille de l’entreprise.

Pour quelles raisons les employeurs doivent-ils réaliser des vérifications de la paie?

Bien qu’il ne soit pas obligatoire d’effectuer des vérifications de la paie, ces dernières sont essentielles pour assurer l’exactitude des données. Les employeurs qui contrôlent régulièrement leurs données peuvent faire ce qui suit.

• Réduire le nombre d’erreurs : les erreurs liées à la paie sont fréquentes, et les vérifications font ressortir les calculs erronés, les échéances non respectées et les erreurs de saisie de données.
• Assurer la conformité : les normes d’emploi évoluent constamment. En réalisant des vérifications de la paie, les employeurs peuvent évaluer leur conformité aux lois sur les salaires et les heures applicables aux heures supplémentaires, au salaire minimum, aux délais de versement de la paie et aux retenues sur la paie.
• Assurer la satisfaction des employés : les employés s’attendent à recevoir des paiements exacts et en temps opportun, comme le stipulent les lois fédérales et d’État. La réalisation de vérifications de la paie régulières et la correction rapide des écarts permettent d’améliorer la satisfaction des employés et d’assurer la conformité aux règlements pertinents.
• Prévenir la fraude : les employeurs peuvent vérifier si une personne admissible à recevoir un chèque de paie en reçoit bel et bien un, et si les employés ont soumis des fiches de présence exemptes d’erreurs. Les vérifications permettent également d’assurer l’exactitude et le respect des échéances des dépôts d’impôt, et peuvent contribuer à la détection d’activités frauduleuses.

Comment effectuer une vérification de la paie

L’utilisation d’une liste de contrôle pour les vérifications de la paie peut aider les employeurs à gérer efficacement le processus. Voici une approche recommandée :

1. Déterminer la fréquence des vérifications de la paie – elles peuvent être effectuées annuellement, trimestriellement, mensuellement ou après chaque période de paie (la dernière option étant une meilleure pratique recommandée).
2. Vérifier les dossiers d’employés afin de confirmer que seuls les employés actifs reçoivent une rémunération et que leur paie correspond aux conditions de leur lettre d’offre ou à toute modification récente, comme une augmentation.
3. Comparer les heures travaillées par les employés à leurs enregistrements d’heures et de présences, à leur taux de paie et au total de leurs revenus.
4. Vérifier l’exactitude de l’ensemble des paiements variables et de la rémunération standard des employés, y compris les heures supplémentaires, les primes, les pourboires, les commissions, les primes de quart et les remboursements.
5. Vérifier l’exactitude du calcul de l’impôt à l’emploi et des autres retenues salariales.
6. Comparer les dossiers de paie aux relevés bancaires et s’assurer que les demandes de dépôt direct sont correctement documentées.
7. Se tenir au courant des changements apportés aux règlements sur l’emploi et modifier les processus de traitement de la paie au besoin.
8. Documenter rigoureusement les résultats des vérifications, conserver les renseignements et les transmettre aux intervenants appropriés, comme les RH et les gestionnaires des finances.

Principaux risques liés à la paie

La réalisation de vérifications de la paie internes permet aux employeurs de corriger les erreurs, ce qui peut leur éviter d’être soumis à d’éventuels audits de la part des agences gouvernementales, d’encourir des pénalités et de recevoir des réclamations salariales de leurs employés. Voici certaines des erreurs les plus communes qui peuvent ressortir lors d’une vérification de la paie :

• Employés classés incorrectement en tant qu’entrepreneurs indépendants
• Revenus d’heures supplémentaires mal calculés
• Paiements inexacts d’impôts sur la paie
• Retard dans le traitement de la paie

Meilleures pratiques en matière de vérification de la paie

Effectuer une vérification de la paie pour la première fois peut sembler pénible, mais il peut en être autrement. Les recommandations suivantes peuvent assurer un processus harmonieux :

• Effectuez le rapprochement des données de paie de façon régulière, idéalement à chaque traitement de la paie. Examinez en profondeur les versements de salaires, les retenues, les retenues d’impôt et les dépôts.
• Conservez des dossiers exacts, y compris les registres de paie, et assurez-vous qu’ils sont facilement accessibles.
• Envisagez d’embaucher un tiers qui sera responsable d’effectuer les vérifications de la paie. Les vérificateurs externes sont susceptibles de repérer des erreurs qui pourraient échapper aux employeurs.
• Partagez les responsabilités liées aux RH afin de réduire le risque de fraude. Par exemple, un gestionnaire peut superviser le suivi des heures tandis qu’un autre gère le traitement de la paie.
• Assurez-vous que le bon code est attribué aux employés qui quittent l’entreprise. Avant de les supprimer du système de paie, confirmez que tous les salaires finaux ont été versés et que les feuillets d’impôt de fin d’année ont été produits et transmis.
• Utilisez des solutions logicielles de paie et de RH fiables qui vous permettent de gérer efficacement la paie, la conformité et les renseignements sur les employés.
• Si vous avez des soupçons de fraude, consultez les RH ou un conseiller juridique avant d’aborder le problème avec l’employé.

Comment un logiciel de paie peut aider les employeurs à améliorer leurs vérifications

Effectuer des vérifications de la paie à l’aide d’un logiciel s’avère plus efficace et exige moins de travail comparativement aux méthodes manuelles. Les fournisseurs de services de paie, comme ADP, offrent généralement ce qui suit :

• Des outils de détection d’erreurs qui mettent en évidence les écarts potentiels
• Une base de données centralisée contenant tous les renseignements sur la rémunération des employés
• Des rapports numériques et des renseignements analytiques
• Du soutien en matière de conformité aux exigences réglementaires

Foire aux questions

Les vérifications de la paie sont-elles obligatoires?

Bien que les employeurs ne soient pas tenus par la loi d’effectuer des vérifications de la paie, il est préférable d’en réaliser régulièrement afin de réduire le risque de commettre des erreurs coûteuses, de subir de la fraude et de rencontrer des problèmes de conformité. De plus, la gestion précise de la paie renforce la satisfaction des employés.

À quelle fréquence doit-on réaliser une vérification de la paie?

Les employeurs devraient effectuer le rapprochement des données de paie à chaque cycle de traitement et réaliser une vérification minutieuse au moins une fois par année.

Qu’est-ce qui déclenche une vérification de la paie?

Les employeurs devraient adopter une approche proactive en ce qui concerne les vérifications de la paie. S’ils ne font pas preuve d’une telle diligence, les causes courantes d’une vérification comprennent notamment les plaintes d’employés au sujet d’erreurs sur la paie et les avis d’organismes gouvernementaux.

Combien de temps dure une vérification de la paie?

Le temps requis pour effectuer une vérification de la paie peut varier de quelques minutes à plusieurs semaines. En fin de compte, le nombre d’employés et le volume de données examinées déterminent le temps requis. Les employeurs peuvent simplifier les vérifications en effectuant régulièrement le rapprochement des données de paie.

Que se passe-t-il si la vérification de la paie n’est pas réussie?

Si des erreurs sont relevées pendant une vérification de la paie, les employeurs doivent les corriger sans attendre.

En savoir plus

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Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse des vérifications de la paie et ne constitue pas une ressource complète des exigences qui y sont liées. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.