Par : Andrea Wynter, Head of People, ADP Canada
Le 16 mars dernier, Justin Trudeau et François Legault ont demandé à l’ensemble des travailleurs du Québec et du Canada de travailler de la maison pour aplanir la courbe de la pandémie de COVID-19.
Les entreprises à travers toute la province, qui étaient déjà confrontées à de nombreux défis en raison de la pénurie de main d’œuvre, doivent maintenant faire face à une pression accrue pour répondre à cette menace.
Bien qu’il soit encore difficile d’estimer combien de travailleurs seront affectés par la COVID-19, la population en emploi au Québec est estimée à 4 262 200 personnes. La Fédération Canadienne de l’Entreprise Indépendante (FCEI) a pour sa part estimé que 44 % des petites et moyennes entreprises (PME) ont déjà réduits les heures de leurs employés ou procédé à des mises à pied temporaires.
Voici quelques recommandations clés en matière de ressources humaines et d’affaires que les employeurs devraient suivre pour maintenir un environnement sain et sécuritaire, assurer la continuité des activités et se conformer aux lois et aux réglementations en vigueur.
La santé et la sécurité d’abord : les employés peuvent-ils cesser de travailler s’ils se trouvent en danger?
En vertu de la législation provinciale (article 51 de la loi sur la santé et la sécurité du travail), l’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour protéger la santé et assurer la sécurité et l’intégrité physique du travailleur sur le lieu de travail, tout particulièrement dans ce contexte de propagation d’un virus pandémique tel que la COVID-19 et doivent se soucier de la santé de leurs employés.
Les employés ont pour leur part le devoir d’informer leur employeur de toute situation qui présente un risque à leur santé, leur sécurité personnelle, de celle de leurs collègues ou de toutes autres personnes ayant accès au lieu de travail.
Les employés ont également le droit de refuser de travailler s’ils se sentent en danger. Selon la législation en vigueur, un travailleur a le droit de refuser d’effectuer une tâche qui l’exposerait ou exposerait une autre personne à un danger pour sa santé, sa sécurité ou son bien-être physique. Pour en bénéficier, l’employé doit présenter un motif valable de croire que sa santé est menacée. Cela s’applique aussi bien dans les législations fédérales et provinciales.
Le travail à domicile
Travailler de la maison n’est pas seulement la meilleure option pour limiter les contacts, c’est également ce qui est recommandé par tous les niveaux de gouvernement. L'une des tâches les plus difficiles est de s’assurer que les employés disposent des outils appropriés pour maintenir leur productivité. Fixez à l'avance des attentes raisonnables quant aux horaires de travail, aux délais de réponse et au rendement. Assurez-vous que les employés aient accès à des réseaux internet privés et qu’ils sont au fait des protocoles de sécurité. La direction devrait également rechercher et adopter des outils et des technologies de collaboration pour soutenir davantage la communication et le flux de travail des équipes.
Assurer la continuité des activités
Il est fondamental de disposer d’un plan de continuité des activités souple, capable de s’adapter à des circonstances qui évoluent très rapidement. L’identification des postes et des fonctions essentielles est une étape clé pour maintenir la continuité des activités tout au long de la crise de la COVID 19. Les employeurs pourraient envisager de dispenser une formation à des employés supplémentaires afin que les activités essentielles de l'entreprise puissent se poursuivre en cas de multiplication des absences. En plus de favoriser des mesures de distanciation sociale et d’offrir la possibilité de travailler à domicile, les employeurs devraient reprogrammer les conférences et les événements corporatifs ou bien les tenir virtuellement. Tous les voyages non-essentiels reliés au travail ou à des évènements professionnels doivent être reprogrammés ou annulés.
Si vous ne pouvez malheureusement pas maintenir vos salariés en poste, vous pouvez tout de même les informer des options disponibles comme l’assurance maladie de court terme de l’employeur, l’assurance emploi ou l’assurance maladie, selon le cas. De plus, le gouvernement du Québec est en train de mettre en place un programme d’aide temporaire pour les personnes en isolement à cause de la COVID 19 et qui ne sont pas éligibles aux programmes de l’assurance-emploi. Ils recevront jusqu'à 573 $ par semaine, pour un maximum de 28 jours, dans le cadre du PATT (Programme d'aide temporaire aux travailleurs). Dès le jeudi 19 mars, les demandes pourront être remplies ici : quebec.ca.
Autres mesures de conformité à prendre en compte
Confidentialité des employés
Tous les employeurs doivent tenir compte des lois et règlements en vigueur avant de mettre en œuvre des changements aux conditions d'emploi. Les employés auront probablement des questions sur l'assiduité, les jours de maladie, les annulations de vacances, le travail à distance, la rémunération et la couverture d'assurance - les équipes des ressources humaines doivent donc faire le point sur les politiques du lieu de travail et se préparer à répondre à ces questions. Elles devront également se tenir à jour des dernières mesures, comme les nouvelles prestations maladie de l’assurance-emploi, ainsi que des informations détaillées de leur organisme d'indemnisation concernant l'invalidité de courte et longue durée. Veillez à traiter tous les employés de manière équitable et de façon non-discriminante et rappelez-vous que les employeurs sont tenus de garantir le droit à la vie privée de leurs employés en toutes circonstances.
Par exemple, si un employé déclare aux ressources humaines qu’il a contracté la COVID-19, l’employeur ne peut pas divulguer son nom aux équipes de l’entreprise sans son accord. L’employeur peut révéler qu’un membre du personnel non-identifié a contracté le virus et prendre les mesures nécessaires pour s'assurer que les employés qui ont été en contact avec l'employé concerné soient informés et puissent se placer en quarantaine.
Politiques d’assiduité
Malgré la situation de pandémie, les politiques de bien-être appropriées restent en vigueur. Si un employé est malade, l’employeur doit l’encourager à rester chez lui. Les employés qui ont des symptômes ou qui ont été en contact avec une personne touchée par la COVID-19 doivent se soumettre à la période de quarantaine obligatoire prévue par les organismes de santé publique (actuellement, deux semaines selon l'Agence de la santé publique du Canada).
Ne pas oublier ceux qui ne peuvent pas travailler de la maison : maintenez un environnement de travail sécuritaire
Parce qu’ils répondent aux besoins essentiels à la population, par exemple les travailleurs de la santé ou les employés d’épiceries, il est essentiel de maintenir un environnement de travail sécuritaire. La première chose à faire est d’informer vos salariés. La mésinformation sur la maladie va continuer à se répandre. Il est crucial de transmettre aux employés les informations fournies par les organismes de santé publique, tels que l'Organisation mondiale de la santé, Santé Canada ou du gouvernement du Québec. Les employeurs sont également tenus de :
- Mettre en place un plan de communication avec une personne attitrée (ou une équipe transversale) pour se tenir à jour des derniers évènements
- Maintenir un processus de communication régulier
- Répondre aux inquiétudes des salariés en temps voulu
Si les politiques ou les renseignements des organismes de santé publique évoluent, les employeurs doivent informer le personnel de ces changements au fur et à mesure qu'ils se produisent. En période de crise, la meilleure pratique reste de surcommuniquer.
Les employeurs peuvent également mettre en place un canal de communication pour que les employés puissent soumettre des questions relatives aux mesures de prévention et de préparation. Votre rapidité de réponse sera importante, aussi assurez-vous qu’il soit bien suivi et doté d'un personnel suffisant. Une réponse rapide et mesurée à chaque préoccupation des employés est une occasion d'établir la confiance.
Bien comprendre et respecter les lois qui s'appliquent à votre entreprise est la meilleure façon de faire face à l'incertitude des mois à venir. En restant souples et flexibles, en évaluant et en mettant à jour les politiques, les pratiques, la conformité et les risques commerciaux et en mettant en place des plans d’action détaillés, les entreprises peuvent protéger leur activité et garantir la sécurité de leur personnel.
