Optimisation des programmes de prime et de paiement des heures supplémentaires afin d’éliminer les écarts dans le traitement de la paie

par Jea Yu

Les programmes de prime et de paiement des heures supplémentaires peuvent entraîner des écarts dans le traitement de la paie. Voici comment déceler et éliminer ces coûts qui passent souvent inaperçus.

Bien que les primes et les paiements d’heures supplémentaires sont souvent des dépenses prévues, ils peuvent également être la source d’écarts inaperçus dans le traitement de la paie pouvant entraîner l’accumulation de pertes de revenus et de productivité. Cet écart peut être attribuable à une surveillance large, à des goulots d’étranglement dans les politiques ou à l’exploitation volontaire du système, c’est pourquoi les organisations doivent envisager de réexaminer leurs programmes de prime et de paiement des heures supplémentaires actuels.

Voici comment intégrer les analyses de personnes et de données afin de repérer les risques d’écarts dans le traitement de la paie, de favoriser les solutions relatives aux processus et aux politiques et d’établir un système de surveillance continue afin d’assurer des gains en efficience optimaux.

Dissimulés bien en vue

Les écarts se trouvent souvent directement dans la structure des processus de traitement de la paie, ce qui les rend indétectables durant les audits. En fait, ces coûts sont souvent tellement ancrés dans les processus qu’ils sont réputés faire partie des dépenses d’exploitation normales.

« Les écarts dans le traitement de la paie peuvent provenir de plusieurs sources — ils peuvent découler d’une mauvaise conception des politiques et des procédures, de même que d’un manque de mise en application », indique Sushma Tripathi, vice-présidente de Stratégie relative à la main-d’œuvre et Conformité chez ADP. « Les employeurs doivent donc se demander : comment dépensons-nous la précieuse masse salariale de notre entreprise pour nos employés? Payons-nous de façon efficiente nos employés pour les tâches qu’ils accomplissent? Y a-t-il une certaine cohérence dans la façon dont nous les payons? Est-ce que la paie est fondée sur le rendement, l’ancienneté ou l’assiduité? »

Au fil du temps, les écarts peuvent s’accumuler, et les écarts non corrigés peuvent entraîner des dommages et de sérieuses perturbations à long terme — plus particulièrement s’ils déclenchent des complications sur le plan légal, de la conformité ou réglementaire (par exemple, des amendes et des enquêtes).

Vulnérabilité

Les écarts dans le traitement de la paie sont plus susceptibles de survenir au sein des organisations qui accusent un retard au chapitre des investissements dans les technologies de gestion de la main-d’œuvre et des développements qui pourraient freiner le problème.

« Un bon exemple est lorsque les employés pointent leur arrivée quelques minutes plus tôt pour obtenir une prime de nuit ou de fin de semaine », indique Sushma Tripathi. « Il en résulte généralement les conséquences inattendues d’un excédent de dépenses en ce qui a trait aux heures de base et au paiement d’heures supplémentaires si l’employeur arrondit les heures. Le montant que cela représente peut augmenter de façon exponentielle si un plus grand nombre d’employés utilisent cette pratique, plus particulièrement s’ils travaillent dans une juridiction telle que la Californie ou le Nevada, ou une organisation réglementée à l’échelle fédérale au Canada, où il existe un calcul pour les heures supplémentaires quotidiennes.

L’absence d’outils capables de quantifier l’incidence totale de ces coûts fait en sorte que les entreprises ne sont pas préparées à faire face aux problèmes fondamentaux, ni même aux symptômes. La vulnérabilité aux écarts s’amplifie lorsque les organisations s’adaptent au modèle de gestion de la main-d’œuvre moderne, qui va au-delà de la simple définition d’employés à temps plein et à temps partiel afin d’englober les entrepreneurs indépendants, les employés saisonniers et les employés travaillant à distance et virtuellement ayant des horaires fixes, variables et à rémunération par projet.

Le problème fondamental par rapport aux symptômes

Les organisations peuvent faire l’erreur d’éliminer uniquement les symptômes, sans toutefois s’attaquer au problème. Bien entendu, les symptômes ne sont que des indicateurs du problème fondamental, qui est souvent implanté dans un niveau structural plus profond. La tentation de juger un correctif comme adéquat au lieu d’assumer les coûts élevés que représentent les réparations structurales signifie qu’il est prudent de déployer les efforts nécessaires pour effectuer des analyses des coûts par rapport aux avantages afin d’obtenir une idée plus précise.

Mise en place d’une analyse des coûts par rapport aux avantages

L’exécution d’analyses des coûts par rapport aux avantages en ce qui a trait aux incidences des heures supplémentaires et des primes aidera les organisations à déterminer si ces paiements de prime augmentent réellement la rentabilité. Une telle analyse révélera également à quel point les heures supplémentaires et les primes sont vraiment liées aux résultats et à l’efficacité.

La principale question à vous poser est la suivante : « Puis-je faire la différence entre les heures productives et les heures non productives? » Le paiement d’heures non productives peut nuire à une entreprise à faible marge bénéficiaire.
Sushma Tripathi, vice-présidente de Stratégie relative à la main-d’œuvre et Conformité chez ADP

Les programmes incitatifs de rémunération variables peuvent être bénéfiques, mais ils doivent être fondés sur les résultats au lieu d’être discrétionnaires. Les politiques discrétionnaires relatives aux heures supplémentaires et aux primes sont particulièrement susceptibles d’être la source d’écarts.

Recours aux analyses des données sur les employés

Les analyses et vérifications financières conventionnelles ne suffisent pas lors de l’établissement de rapports sur les écarts en matière de paie. D’autre part, les analyses des données offrent la possibilité de définir, de repérer et de quantifier les écarts relatifs à la paie et le contexte dans lequel ils surviennent. En traitant les données au moyen d’algorithmes d’apprentissage automatique et de technologies d’apprentissage cognitif, il est possible de générer des analyses prédictives qui permettent aux entreprises d’anticiper où et à quel moment l’écart est susceptible de se produire.

Lorsque les coûts liés à l’écart sont quantifiés et que les problèmes fondamentaux sont isolés, les entreprises peuvent intégrer des programmes d’optimisation des coûts de la main-d’œuvre afin d’offrir des solutions à plusieurs niveaux pour régler les problèmes à la source, qu’ils soient liés à des processus ou politiques. Les analyses des données ne représentent pas la fin, mais bien le début de la mise en œuvre d’une solution.

Programmes d’optimisation des coûts de la main-d’œuvre

Les programmes d’optimisation des coûts de la main-d’œuvre sont conçus afin de cibler les problèmes fondamentaux et, par conséquent, d’éliminer les symptômes. Ils incluent des mesures approfondies, susceptibles de nécessiter des réparations structurales qui intègrent les modifications aux processus et aux politiques et la surveillance continue en fonction d’un calendrier d’entretien afin d’optimiser les résultats.

Les organisations devront évaluer les économies de coûts que représente l’investissement dans des programmes d’optimisation des coûts de la main-d’œuvre, mais en ce qui a trait à l’optimisation à long terme, les avantages sont susceptibles de l’emporter ultimement sur les perturbations et les coûts initiaux. Tout sous-produit qui optimise davantage l’efficience peut généralement se concrétiser avec l’intégration d’un programme d’optimisation des coûts de la main-d’œuvre.

Solutions continues

« La principale question à vous poser est la suivante : Puis-je faire la différence entre les heures productives et les heures non productives? Le paiement d’heures non productives peut nuire à une entreprise à faible marge bénéficiaire », indique Sushma Tripathi. « Aussi, gonfler occasionnellement les heures ou les effectifs – en raison d’un manque d’outils – peut entraîner un écart de paie et compromettre l’exactitude, l’efficience et la conformité. »

Alors que les organisations s’adaptent constamment aux tendances en matière d’effectif et se concentrent sur la flexibilité, il est aussi important d’assurer des investissements dans les technologies de gestion de la main-d’œuvre pour éviter les écarts en matière de paie. La collecte de données doit être entrecroisée dans l’écosystème organisationnel afin d’assurer le bon fonctionnement des projets connexes au moyen de données robustes qui peuvent se traduire par des analyses prédictives et des prévisions critiques.

En savoir plus

L’avenir de la gestion de la main-d’œuvre est arrivé et il est associé à une myriade de complexités qui détermineront quelles entreprises survivront. Consultez le guide : The New Generation of Workforce Management.

Cet article est paru à l’origine dans SPARK Parraîné par ADP.