Gestion des absences

Lorsque des employés s’absentent de manière imprévue ou prennent des congés autorisés de longue durée, cela a de nombreuses répercussions sur leur employeur, notamment en ce qui concerne la productivité, le service à la clientèle et la sécurité au travail. Même s’il est impossible d’éliminer l’absentéisme parce que les employés ont légalement le droit de prendre congé, il est possible de le gérer de manière efficace au moyen de solutions appropriées.

Qu’est-ce que la gestion des absences?

La gestion des absences est une approche stratégique qui représente la façon dont un employeur gère les absences prévues et imprévues des employés, afin d’éviter les perturbations sur le lieu de travail et de maximiser la productivité. Dans le cadre de ce processus, les employeurs doivent créer des politiques et des plans d’action pour surveiller les congés imprévus et sanctionner les employés dont les absences sont discutables ou excessives.

Politiques et procédures de gestion des absences des employés

La gestion des absences commence par définir les attentes en matière de présence des employés dans une politique d’entreprise officielle. De telles lignes directrices doivent respecter les lois fédérales, provinciales, territoriales et municipales en matière de congés, être appliquées de façon équitable et constante et couvrir les raisons pour lesquelles les employés peuvent s’absenter du travail. Celles-ci comprennent notamment ce qui suit :

• Temps de vacances
• Congés pour raisons personnelles
• Congés de maladie
• Congé de maternité et parental
• Congé pour raisons médicales
• Congé en cas de maladie grave
• Congé de compassion
• Congé pour victimes de violence familiale
• Congé pour pratiques traditionnelles autochtones
• Congé pour devoir de comparution ou fonctions de juré
• Congé de deuil
• Congé pour raisons médicales
• Congé autorisé pour membres de la force de réserve
• Invalidité de courte durée
• Invalidité de longue durée

Application des politiques sur les présences

Les politiques sur les présences doivent être écrites et communiquées aux employés afin de vous assurer que l’information est compréhensible et facilement accessible. Si des employés enfreignent les lignes directrices même s’ils en ont été informés, le suivi des infractions et des mesures disciplinaires imposées, dans la mesure applicable, est important.

Comment créer une politique de gestion des absences

Les politiques de gestion des absences varient selon l’industrie, le territoire de compétence et les besoins de chaque entreprise. Certaines étapes de base pour créer des lignes directrices peuvent contribuer à maintenir un bon taux de présence et la productivité.

1. Comprendre les lois pertinentes en matière d’emploi
   Au Canada, les gouvernements fédéral et provinciaux ont des lois qui régissent les congés des employés, notamment les congés payés, non payés et prolongés. Les employeurs doivent respecter ces lois lorsqu’ils créent une politique sur les présences pour leur entreprise, sans quoi ils s’exposent à des pénalités.
2. Quantifier les absences
   Les employés doivent savoir exactement à quel moment ils sont attendus au travail pour éviter tout retard. Une politique de gestion des absences doit également comprendre le nombre de congés accordés aux employés au cours de l’année.
3. Choisir une méthode de suivi des absences
   Sans méthode pour effectuer le suivi des employés qui s’absentent du travail ou qui sont en congé, les employeurs risquent d’avoir de la difficulté à gérer les absences de manière efficace et précise. Certains employeurs utilisent encore des feuilles de calcul ou d’autres processus manuels, mais bon nombre se tournent désormais vers des solutions automatisées pour alléger leur fardeau administratif.
4. Définir des procédures
   Qui les employés avisent-ils s’ils doivent s’absenter, et à quel moment? Comment les gestionnaires traitent-ils les retards non motivés répétitifs? Quelle est la marche à suivre pour approuver ou refuser les demandes de congé des employés? Ce ne sont là que quelques-unes des questions auxquelles les politiques de gestion des absences peuvent tenter de répondre.

Meilleures pratiques en matière de gestion des absences

Les employeurs qui gèrent les absences de façon à réduire les risques, à simplifier la complexité et à améliorer l’expérience des employés suivent généralement des meilleures pratiques, notamment les suivantes :

• Communiquer fréquemment
  Lorsque les travailleurs sont au courant des politiques de gestion des absences, il est possible de gérer les absences des employés plus efficacement.
• Fournir de la formation aux gestionnaires
  Le fait de former les gestionnaires sur les politiques de l’entreprise et sur la réglementation fédérale, provinciale et municipale peut les aider à traiter les demandes de congé des employés de manière constante et précise.
• Améliorer les capacités de suivi
  L’intégration d’une solution logicielle ou d’impartition des RH au traitement de la paie peut grandement faciliter le suivi des demandes de congé des employés, par rapport aux feuilles de calcul ou à d’autres processus manuels.
• Déployer des outils libre-service
  Le fait de permettre aux employés de demander des congés, de consulter le calendrier des congés, de vérifier la protection de l’emploi et de gérer leur congé actuel peut contribuer à soutenir les efforts en matière de conformité.

Qu’est-ce qu’un rapport de gestion des absences?

Le suivi des absences peut réduire les coûts, maximiser la productivité des employés et améliorer l’expérience globale des employés. Un rapport de gestion des absences vise à répondre aux questions suivantes :

1. Quel type d’absences d’employés remarque-t-on? Examinez les tendances en matière d’absences et le moment de celles-ci.
2. Quel type d’absences remarque-t-on au sein du service? Examinez les tendances au sein d’une équipe. Les tendances au sein d’une équipe peuvent indiquer un stress lié à la charge de travail.
3.  Quel type d’absences remarque-t-on à l’échelle de l’organisation? Examinez les tendances attribuables à un type de maladie en particulier.

Défis liés à la gestion des absences et des congés

La tenue des dossiers et la gestion des flux de travaux sont généralement les tâches les plus difficiles liées aux congés autorisés des employés. Par exemple, afin de respecter les lois fédérales et provinciales en matière de congés, les employeurs doivent faire le suivi des employés admissibles et surveiller les congés continus et intermittents.

Le présentéisme, qui se produit lorsque des employés se présentent au travail même s’ils ne se sentent pas bien, constitue un autre piège potentiel en ce qui concerne la gestion des absences. Une telle situation peut nuire à la productivité et au moral sur le lieu de travail. Une bonne communication est essentielle pour que les employés comprennent bien les politiques sur les congés de l’entreprise et sachent quand se présenter au travail et quand rester à la maison.

Heureusement pour les employeurs, une technologie complète de gestion des absences peut permettre de surmonter bon nombre de ces défis.

Logiciel de gestion des absences

En raison de l’évolution rapide des exigences réglementaires qui régissent les congés des employés, un logiciel de gestion des absences constitue une option fort utile pour de nombreuses entreprises. Une solution automatisée permet aux employeurs :

• D’afficher les historiques des absences et des congés par employé
• De produire des rapports en matière de conformité à la FMLA (loi sur les congés familiaux pour raisons médicales) et aux lois sur les congés
• De repérer les tendances liées aux absences non motivées ou aux retards
• De comparer les taux d’absence aux points repères de l’industrie

Les fonctions qui simplifient la collecte et l’analyse de données allègent le fardeau du personnel des RH. Ainsi, les employeurs peuvent se concentrer davantage sur des stratégies proactives pour réduire l’absentéisme, comme des programmes de mieux-être, des services médicaux à l’interne, des efforts de communication accrus et une planification de la main-d’œuvre plus précise.

Bon nombre des solutions de gestion des absences actuelles sont infonuagiques, ce qui en améliore l’accessibilité et la sécurité. Cette solution est particulièrement utile pour les services de RH qui œuvrent dans des environnements de travail hybrides ou à distance et qui gèrent les absences à partir de n’importe quel emplacement.

Foire aux questions

Que comprend la gestion des absences?

Les politiques de gestion des absences diffèrent d’une entreprise à l’autre, mais la plupart comprennent :

• les types d’absences autorisés, par exemple les congés de maladie, les congés pour raisons personnelles, etc.;
• la façon de demander congé et le processus d’approbation;
• les mesures disciplinaires en cas d’absences non motivées ou de retards fréquents;
• les préférences et la fréquence de communication en cas de congé pour raisons familiales ou médicales.

En quoi consiste la gestion des congés?

La gestion des congés détermine les employés qui sont admissibles aux congés pour raisons médicales et à d’autres types de congés, fait le suivi des soldes de congés et alimente tous les dossiers connexes. Il pourrait être nécessaire de présenter ces dossiers dans le cadre d’une vérification de conformité ou d’une réclamation.

Quelles approches pratiques peut-on mettre en place afin d’améliorer la gestion des absences?

Les approches pratiques suivantes peuvent contribuer à améliorer la gestion des absences :

• Communication ouverte et compréhensive avec les employés
• Politiques relatives aux absences claires et complètes
• Programmes de mieux-être offrant des ressources comme du conditionnement physique ou du soutien en matière de santé mentale
• Intervention rapide pour gérer des problèmes d’absence
• Programmes de retour au travail pour aider les employés à reprendre le travail après une absence prolongée pour des raisons médicales

Quelle influence une gestion efficace a-t-elle sur la productivité de l’organisation?

Une gestion efficace réduit les perturbations afin de maintenir l’engagement et la productivité de la main-d’œuvre. La réduction de l’absentéisme permet aux organisations de mener leurs activités avec un dynamisme continu, ce qui accroît la productivité et la réussite.

Quelles stratégies peuvent encourager la présence des employés?

Les employeurs peuvent favoriser une culture d’entreprise positive, mettre en place des modalités de travail souples, faire la promotion d’une bonne santé physique et mentale, reconnaître et récompenser l’assiduité et assurer une communication claire et constante pour soutenir la présence des employés.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des absences?

Un logiciel de gestion des absences simplifie le processus lié aux heures et aux présences. Il permet aux employeurs d’approuver les absences des employés et de gérer les horaires d’équipe. Les organisations peuvent avoir l’esprit tranquille en ce qui concerne la conformité et rehausser leur productivité en automatisant ce processus.

En savoir plus

Que vous ayez quelques employés ou des milliers, vous pouvez bénéficier d’une automatisation permettant de gagner du temps, d’une intégration du traitement de la paie et de déclarations des heures de travail en temps réel. Grâce à un logiciel intuitif de gestion des heures et des présences et aux meilleures pratiques proposées par ADP, vous pouvez améliorer la gestion des heures des employés, et ainsi gagner du temps.

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Ce guide doit être utilisé comme point de départ de l’analyse de la gestion des absences et ne constitue pas une liste complète des exigences. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.