Qu’il soit question de l’intégration d’un nouveau client ou d’un nouvel employé, de gérer les activités quotidiennes telles que celles liées aux comptes payables, à la paie et aux avantages sociaux, ou de simplifier d’autres tâches commerciales répétitives, les clients se tournent vers leurs comptables pour obtenir de l’aide et des conseils.
De nos jours, l’intelligence artificielle, l’apprentissage automatique et l’automatisation sont au cœur des préoccupations de la plupart des entreprises. Dans ce contexte commercial hautement concurrentiel, l’efficacité des processus d’une organisation peut avoir une grande incidence sur sa réussite et ses résultats. Les propriétaires de petites entreprises débordés doivent trouver des moyens de se positionner sur un pied d’égalité par rapport aux grandes entreprises mieux établies afin de demeurer viables dans ce contexte incroyablement concurrentiel. Selon une étude récente menée par ADPMD, plus de 90 % d’entre eux se tournent vers leur conseiller stratégique le plus fiable pour obtenir de l’aide – leur comptable*.
De nombreux experts-comptables que je rencontre à l’échelle du pays me disent qu’ils sont inquiets de jouer le rôle de consultant en technologie et en automatisation des processus, car ils ne pensent pas détenir les compétences nécessaires pour soutenir leurs clients de façon appropriée tout au long de ce processus. Je suis plutôt en désaccord. En fait, lorsque nous pensons à l’automatisation des processus, la plupart d’entre nous pensons à des ingénieurs hautement qualifiés dans les rouages de la technologie. Pourtant, la réalité est tout autre.
J’ai fait des recherches sur les compétences énumérées dans des offres d’emploi pour un poste de comptable et un poste d’ingénieur de processus. Ce que j’ai constaté, c’est que les compétences générales requises pour ces deux postes étaient essentiellement les mêmes! La seule différence que j’ai trouvée était que les offres s’adressant aux ingénieurs de processus comportaient presque toujours une composante créative, contrairement aux offres à l’intention des comptables. Les comptables ne savent pas faire preuve de créativité, pas vrai? Faux!
Les comptables ont une propension naturelle à la résolution de problèmes et doivent constamment sortir des sentiers battus lorsqu’ils s’attellent aux besoins uniques de chacun de leurs clients. Je suis certaine que vous avez apporté de nombreuses solutions de rechange très créatives à vos clients tout au long de votre carrière! Ce que je veux dire, c’est que les comptables sont naturellement aptes à assumer le rôle de consultant en automatisation des processus, car ils ont un esprit analytique et le désir d’offrir des données cohérentes et fiables.
Les cabinets qu’on surnomme les « Quatre Grands » et bon nombre des 100 plus grands cabinets d’experts-comptables offrent déjà à leurs clients des services de conseil en automatisation des processus. Il s’agit d’une belle occasion pour les petits cabinets d’ajouter une offre de services supplémentaire et lucrative.
Quels processus devriez-vous automatiser?
Les tâches adaptées à l’automatisation partagent les caractéristiques suivantes :
- Elles sont répétitives et uniformes – ce sont des tâches qui utilisent les mêmes données et sont exécutées de la même manière à chaque fois.
- Elles ne nécessitent aucune intervention humaine – un exemple simple est un courriel de confirmation qui s’envoie lorsqu’un rendez-vous est fixé.
- Elles sont nombreuses et fastidieuses – assurez-vous d’envisager le rapport coût/avantage de la mise en œuvre de l’automatisation! Si je configure une automatisation très géniale qui n’est utilisée que rarement – le coût de la technologie et de l’implantation pourrait en fait être plus élevé que si le travail est fait manuellement.
Voici des exemples de tâches dans le cadre desquelles des outils peuvent contribuer à l’automatisation :
- Suivi et traitement des heures – un employé remplit une fiche de présence, la technologie agrège les heures et envoie les données automatiquement à une solution de paie.
- Gestion des dépenses – les reçus sont téléversés et ajoutés automatiquement à un rapport de dépenses aux fins de remboursement, ou ils sont balayés numériquement, codés et enregistrés dans votre système comptable.
- Intégration d’employés – un employé remplit des formulaires en ligne et les données sont automatiquement transférées vers les différentes applications que l’entreprise utilise.
- Enregistrement de transactions relatives à la paie – vous pouvez utiliser un utilitaire de grand livre général pour mapper la paie de votre client afin qu’elle soit automatiquement enregistrée dans votre système comptable chaque fois qu’une paie est traitée.
- Programmation – les applications de programmation éliminent de nombreux échanges futiles en permettant aux clients de consulter vos disponibilités et de fixer eux-mêmes un rendez-vous sans aucune intervention de votre part.
Ce ne sont que quelques exemples de la façon dont la technologie peut aider à automatiser des tâches qui demandent beaucoup de temps afin que vous puissiez vous consacrer à bâtir les entreprises de vos clients et à les aider à devenir plus rentables.
Par où commencer?
- Allez-y avec quelque chose de simple, comme l’automatisation de l’enregistrement des entrées de paie de vos clients ou la recherche de fonctionnalités d’automatisation peut-être déjà offertes dans les applications que vous utilisez (comme les applications de courriel). Pensez au temps que la fonction de réponse automatique ou de courriels prédéfinis vous fait déjà gagner; c’est ça l’automatisation!
- Prenez du temps pour explorer. Plus vous découvrez la technologie, plus vous serez à l’aise de l’utiliser et vous commencerez naturellement à penser à des façons d’automatiser certaines tâches répétitives.
- Tirez parti des ressources de vos partenaires technologiques pour en savoir davantage sur les options et les ressources à votre disposition en matière d’automatisation, comme une formation spécialisée, des webinaires et des certifications.
